淺談電子文件與數(shù)字化檔案的管理目標(biāo)

王瑩

哈爾濱市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會

淺談電子文件與數(shù)字化檔案的管理目標(biāo)

王瑩

哈爾濱市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會

隨著科技進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子文件逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，這就使得傳統(tǒng)的檔案管理方法出現(xiàn)了新的變化，對檔案管理人員的挑戰(zhàn)也越來越大。與此同時，由于電子文件保存具有不穩(wěn)定性，就需要檔案管理者在管理電子文件時注意到其特殊性，并力圖保證電子文檔保存過程中的保真性、圓滿性、易讀性和安全性，這也是電子文件存檔是應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)。

電子文件；保存管理；方法及目標(biāo)

電子文件與紙質(zhì)文件有異有同，電子文件具有同后者一樣承載各類信息的能力，但是其承載量早已超越后者。數(shù)字化檔案是運用現(xiàn)代科技技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理的技術(shù)，所謂的現(xiàn)代科技技術(shù)包括計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)等。人們經(jīng)常利用這些技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件以便存儲，而且更重要的是，現(xiàn)代科技技術(shù)可以將帶電子文件以更方便的方式建立信息庫，為社會更方便的使用資源提供了方便。保存電子文件要注意以下幾個方面的：

一、保真性

我們經(jīng)常使用的電子文件大都是通過對紙質(zhì)文件的掃描得來的，在這個過程中，電子文件可以保證其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的真實性，而且不會因為文件傳輸、存儲、遷移而發(fā)生內(nèi)容的增損。人們利用這些具有真實性的文件可以很好地還原歷史，回復(fù)事物本來的面貌，當(dāng)然，值得肯定的是，電子文檔的真實性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實有效性。這就對管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實現(xiàn)電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識別系統(tǒng)來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時必須注意的是要時刻關(guān)注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質(zhì)歸檔方式對電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進(jìn)行特別管理，并要求所有管理人員嚴(yán)肅對待，加強(qiáng)電子文件的管理力度，嚴(yán)格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時，要嚴(yán)格按照已經(jīng)記錄好的信息記載形式、批準(zhǔn)時間等與實際文件相互對比，并利用現(xiàn)代科技對其可靠性進(jìn)行分析，加強(qiáng)對這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對電子文檔的版本審核并歸檔，紙質(zhì)文檔在最后過程中，管理人員會對其成稿進(jìn)行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現(xiàn)修改，也會將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進(jìn)行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術(shù)手段對電子文件檔案進(jìn)行安全歸置，這樣才能夠做到對電子文件的真實性的有效確認(rèn)。所以對電子文檔的審核并歸檔也設(shè)計版本比較問題。

二、圓滿性

電子文件要想真正實現(xiàn)價值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學(xué)習(xí)并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點，我們需要注意三個方面：第一，要保持電子文檔數(shù)量和內(nèi)容的完整，不應(yīng)該有缺損，尤其在恢復(fù)其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內(nèi)容上有聯(lián)系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內(nèi)部的各個部分都沒有缺失，保障文檔內(nèi)部的結(jié)構(gòu)不是割裂的，內(nèi)容是具有統(tǒng)一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上具有一致性，沒有缺損。依據(jù)此前保護(hù)紙質(zhì)文件的經(jīng)驗，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強(qiáng)有力的法律法規(guī)支持，政策上絕對不能松懈，要嚴(yán)格改善現(xiàn)有的管理方法，并在此基礎(chǔ)上通過各種技術(shù)措施來采集信息與數(shù)據(jù)，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據(jù)其具體內(nèi)容建立行之有效的制度，在此制度的指導(dǎo)下，收集資料定會較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。

在處理電子文件保存與運輸?shù)倪^程中，我們必須對必要信息相關(guān)項目制定出嚴(yán)格地有規(guī)范的要求，并時時根據(jù)儲存的變化進(jìn)行登記。搜集到的背景信息數(shù)量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現(xiàn)諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規(guī)范化管理上有所加強(qiáng)。設(shè)計者在設(shè)計電子文件系統(tǒng)時，應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)運行過程中自動鏈接相關(guān)信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲在不同的地方，也應(yīng)該能夠共存于同一系統(tǒng)之中，這就對電子文件系統(tǒng)設(shè)計提出很大要求。還應(yīng)該注意的是保持電子文件原有數(shù)據(jù)的規(guī)范管理，要求每一次歸檔和移交時都應(yīng)該對元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，以免數(shù)據(jù)流失。

三、易讀性

電子文件的可讀性是要求文件經(jīng)過遷移等處理后依然可以為人們識讀、可以以理解的方式輸出，而且對其真實性無損。這一特性是其保存的價值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續(xù)閱讀，那么對其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴(yán)肅對待堅持到管理的全過程。在整理電子文檔時，應(yīng)該根據(jù)不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關(guān)法律法規(guī)建立行之有效的措施，并使用相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范保障。整理電子文檔的有關(guān)部門應(yīng)該每年都進(jìn)行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護(hù)，設(shè)備環(huán)境更新時要確認(rèn)新設(shè)備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時對就文檔進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換工作，同時對原有文檔繼續(xù)保存不低于三年。達(dá)到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復(fù)使用其載體，不可清除的文件應(yīng)該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對磁盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗，每四年對關(guān)盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于10%，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。相關(guān)檔案部門應(yīng)該將每次抽查結(jié)果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。

四、安全性

依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，檔案館需要永久保存檔案，這是為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)之一，對于利用檔案資料進(jìn)行科研工作的部門提供有利條件。我國的檔案館作為國家管理機(jī)構(gòu)，保存有關(guān)黨和政府機(jī)關(guān)資料的部門，有著保存電子文件的責(zé)任和義務(wù)。所以，有關(guān)檔案管理部門必須要確保檔案的安全性。電子文件產(chǎn)生及的基礎(chǔ)是借助于互聯(lián)網(wǎng)、電腦、優(yōu)盤等進(jìn)行存儲的，但這里也是發(fā)生文件丟失的經(jīng)常之地，由于受到黑客攻擊而引起的數(shù)據(jù)丟失情況非常多見，管理措施力度不夠致使信息丟失，技術(shù)制度的弱點無法保障數(shù)據(jù)安全等問題層出不窮。管理數(shù)據(jù)時，不但要嚴(yán)格對有害入侵行為的防范，還要加大對認(rèn)為疏忽的治理，對已發(fā)生事故及時補(bǔ)救，從而保證暢通、穩(wěn)定的保存環(huán)境。只有網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全了，電子文件才能得到保障。

五、結(jié)束語

要想保證檔案安全，還應(yīng)該注意的是確保庫房的安全，這是保護(hù)電子文件的基礎(chǔ)措施，只有加強(qiáng)綜合地系統(tǒng)化地庫房管理才能最大限度地保證庫房的安全。要在充分運用現(xiàn)代科技技術(shù)的基礎(chǔ)上保證電子文檔的安全和完整。

[1]董永昌,何嘉蓀主編,電子文件與檔案管理.上海:百家出版社,2001

[2]郭雪琴.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].呂梁高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2010(03)

[3]張健著,電子文件信息安全管理研究,上海世界圖書出版公司 中國出版集團(tuán),2012.05,第46頁

[4]王秀文主編；全國中等職業(yè)學(xué)校文秘專業(yè)教材編寫組編.檔案管理基礎(chǔ)[M].北京:高等教育出版社,1996.