淺談新時期檔案的管理

高紅

齊齊哈爾市依安縣依安鎮(zhèn)人民政府 黑龍江齊齊哈爾

淺談新時期檔案的管理

高紅

齊齊哈爾市依安縣依安鎮(zhèn)人民政府 黑龍江齊齊哈爾

新時期檔案管理是原有檔案管理不斷的規(guī)范化、完善化、信息化發(fā)展的結(jié)果，有利于檔案管理工作進一步發(fā)展。本文著重探討新時期檔案的管理。

檔案管理；問題；新時期；幾點思考

引言

社會趨于信息化發(fā)展，檔案的用途也越來越大，且應(yīng)用也越來越廣泛。在其廣泛應(yīng)用過程中，原有的檔案管理模式弊端逐漸顯露，促使人們開創(chuàng)檔案管理新局面。本文以檔案的管理為切入點，分析現(xiàn)階段檔案管理主要存在的問題，提出對新時期檔案管理的幾點思考。

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的問題分析

隨著檔案的應(yīng)用發(fā)展，檔案管理問題也就隨之而來。以下是對現(xiàn)階段檔案管理存在的問題的具體分析。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作不規(guī)范

盡管檔案管理基礎(chǔ)工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在，以檔案管理基礎(chǔ)工作不規(guī)范為主，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔號標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔號的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會造成比較亂套的現(xiàn)象，一卷多冊、沒有目錄、標(biāo)號重復(fù)等，這些問題的出現(xiàn)，都會給檔案的管理造成極大的不便。（2）案卷題名不規(guī)范。一般來講，案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文書材料的責(zé)任者、主要內(nèi)容和文種?？梢院啙嵜鞔_的反映出主題內(nèi)容，文字應(yīng)力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統(tǒng)。如果案卷題名不規(guī)范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。（3）編頁號與裝訂不善。編頁號也是檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，理論上，卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標(biāo)明頁碼，如果在使用過程中發(fā)生掉頁現(xiàn)象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據(jù)立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂，裝訂方法和使用的裝訂材料應(yīng)符合檔案保護和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

2.缺少完善的檔案管理制度

檔案管理工作對于每個單位來說都是至關(guān)重要的。然而，由于檔案的管理工作較為基礎(chǔ)，且較為繁雜，所以得不到足夠的重視，相關(guān)企業(yè)單位缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目。不僅如此，還存在著檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)現(xiàn)象，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，嚴(yán)重影響單位工作的正常進行。

3.檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化

當(dāng)前的檔案管理工作這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。不僅如此，很多檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。

二、對新時期檔案管理的幾點思考

前文已述，現(xiàn)階段的檔案管理存在著很多的不足之處，影響著檔案的應(yīng)用與進一步發(fā)展，故而，要對檔案管理進行改革，開辟新時期檔案管理道路，致力于檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。以下是對新時期檔案管理的幾點思考的具體陳述。

1.規(guī)范基礎(chǔ)管理工作為了切實做到檔案管理工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在進行檔案管理基礎(chǔ)工作的時定期檢查檔案的編號、裝訂等相關(guān)問題，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時解決。全面檢查檔案，清除無效檔案與重復(fù)檔案，對于重份或無查考價值的檔案要及時的處理掉，對檔案資料信息進行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。查缺補漏，完善相關(guān)信息的填寫，對于那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范，不但能夠保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴展性，并且能使得館藏更加科學(xué)化、規(guī)范化，進一步完善檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率，在分類的過程中要加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致、從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

2.完善相關(guān)管理制度規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。相關(guān)規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)不同單位對不同的檔案管理的需要。堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。除此之外，還要簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標(biāo)。

3.檔案交接嚴(yán)格按程序進行檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

4.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，強化檔案管理意識若要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，強化檔案管理意識，就要切實加強對檔案管理人員進行培訓(xùn)的力度，致力于提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務(wù)意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學(xué)會結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，促進檔案管理工作的發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，原有的檔案管理存在著較多的不足之處，影響著檔案管理的發(fā)展，故而要開創(chuàng)新時期檔案管理新局面，規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作，完善相關(guān)管理制度，規(guī)范檔案交接程序，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，強化檔案管理意識等，致力于新時期檔案管理工作的發(fā)展。

[1]馬濤.新時期檔案管理芻議[J].現(xiàn)代交際,2014(11)