檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

王浩光

內(nèi)蒙古自治區(qū)基礎(chǔ)地理信息中心 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

王浩光

內(nèi)蒙古自治區(qū)基礎(chǔ)地理信息中心 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

信息技術(shù)的誕生，深刻地改變了人類社會日常的生產(chǎn)生活，對于檔案的信息化建設(shè)也是如此。本文立足于次，首先分析了檔案日常管理中常見的問題，然后從信息化建設(shè)在檔案管理中的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析。

檔案；信息化；建設(shè)；發(fā)展

社會的迅速發(fā)展帶來了一個信息化的時代，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的廣泛應(yīng)用為新時代的文秘工作打造了一個便捷的途徑。隨著信息化的發(fā)展進(jìn)程，檔案信息化逐漸成為了人們辦公的重要途徑。檔案信息化使得辦公更加的便利，對于數(shù)據(jù)、信息的收集渠道更加寬廣，同時也大大的提高了數(shù)據(jù)信息處理的速度，從而加大了辦公的效率。

一、檔案信息化概述

1、檔案信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀和成效

我們當(dāng)今時代是信息化的時代，而檔案的信息化也被人們越來越重視，信息化的發(fā)展是人們生活的一個重大的進(jìn)程。檔案的信息化處理方式和辦公方式為人們的工作、生活提供更多的便利。就辦公而言，檔案信息化的發(fā)展提高辦公效率，拓展了人們獲得信息的渠道和信息的寬度。檔案的信息化除了辦公領(lǐng)域的使用之外，還被用于學(xué)校圖書館的管理運營，城市的管理運營之中。

2、檔案信息化的優(yōu)缺點

檔案信息化使得管理工作更加的快捷方便，在很大的程度上提高了工作的效率，檔案信息化使得信息和數(shù)據(jù)的獲取途徑更將寬廣，但是完美的事物是不存在的，任何的事物都是具有兩面性，具有一定的優(yōu)點的同時也存在著一定的不足。檔案信息化具有著數(shù)據(jù)資料的存儲，客戶信息的管理、公司內(nèi)容信息的管理、進(jìn)銷存資料的存儲及管理，員工績效考核、簽到、員工日常工作匯報，會議通知，網(wǎng)絡(luò)會議，會議記錄等與辦公息息相關(guān)的多種功能，可以說只要有一個檔案信息化，企業(yè)負(fù)責(zé)人就可以在家里完成對公司的所有監(jiān)督管理的工作。但是檔案信息化的便捷式的特點，使得人們的日常辦公和存儲都過于依賴于檔案信息化，這就造成了一旦由于網(wǎng)絡(luò)故障或者是電力供應(yīng)等原因造成的事故將造成企業(yè)工作的癱瘓，數(shù)據(jù)可能會造成流失。而企業(yè)的機(jī)密數(shù)據(jù)、客戶資料、資產(chǎn)情況等也都由檔案信息化進(jìn)行存儲管理，當(dāng)企業(yè)的檔案信息化被黑客等攻克后則會面臨著巨大的客戶流失和經(jīng)濟(jì)上的損失。

二、檔案信息化的發(fā)展趨勢分析

1、完善資源管理，提高工作效率和質(zhì)量

（1）公文管理。檔案信息化的應(yīng)用很大程度上提高了公文管理的工作效率，檔案信息化的產(chǎn)生是在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上的，首先數(shù)字化進(jìn)程使得秘書的辦公方式產(chǎn)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的辦公方式是依靠著眾多的文件袋分類保存著各類公文，還需要眾多的文件柜用來收集文件，當(dāng)需要用到某個公文時查詢工作是巨大的。但是信息化時代的到來，使得電腦和互聯(lián)網(wǎng)成為辦公的好幫手。秘書可以將公文通過掃描，拍照等方式儲存到電腦之中，在需要使用時可以根據(jù)文件的命名直接搜索使用。而數(shù)字辦公平臺則是為秘書的工作提供了更加便捷的管理方式，秘書可以將公文直接存儲在數(shù)字辦公平臺中，需要時可以更快捷的調(diào)取，大大的提高了工作效率。

（2）日程管理。檔案信息化對于秘書工作中日程的管理也更加的細(xì)化，在檔案信息化中有對應(yīng)的功能區(qū)，秘書可以根據(jù)工作的重要性，緊急程度，經(jīng)濟(jì)效益等不同的指標(biāo)為依據(jù)對日程進(jìn)行安排，不僅可以安排自己的日程還可以安排其他的部門負(fù)責(zé)人或者是員工的日程。檔案信息化還可在相應(yīng)的時間對秘書和相應(yīng)的人員進(jìn)行提醒，在提高工作效率的同時還避免了因為人主觀因素而被遺忘的問題。

（3）表單管理。檔案信息化對于表單的管理也有很大的幫助，秘書可以在檔案信息化利用相應(yīng)的工具制作表單，保存和轉(zhuǎn)發(fā)。并且對于其他的表單也可以通過掃描和拍照等方式進(jìn)行儲存到統(tǒng)一的功能分區(qū)或者是目錄下。根據(jù)表單的類別進(jìn)行分類儲存，從查找時更加的方便。

（4）檔案規(guī)劃。檔案信息化對于秘書工作的另外一個積極影響就是檔案的管理規(guī)劃，秘書可以在檔案信息化中對于公司的檔案進(jìn)行規(guī)劃管理，例如公司的背景、創(chuàng)始人檔案、公司研究成果、稅務(wù)情況、貿(mào)易情況、員工資料、客戶資料等根據(jù)實際情況進(jìn)行規(guī)劃，建立檔案并進(jìn)行管理。這樣對于公司的全部情況都可以及時的分析，對人事的管理工作和會計的工作都具有很大的幫助，對公司整體的運作而言都提高了效率。

2、提高秘書服務(wù)意識

（1）開發(fā)服務(wù)方式。檔案信息化的發(fā)展使得秘書的工作更加開放化，秘書的工作范圍更加廣闊，與員工的交流合作更加頻發(fā)。對于公司員工各部門的需求能夠更大程度上的滿足，而不僅僅是被動的處理問題。通過檔案信息化能夠主動及時的發(fā)現(xiàn)需求和問題并且能夠第一時間的解決。

（2）拓展服務(wù)范圍。檔案信息化使得秘書的工作服務(wù)范圍得到了擴(kuò)大，秘書的工作內(nèi)容也不僅僅是收發(fā)文件，記錄信息，整理材料等。秘書的服務(wù)范圍向網(wǎng)站的營銷，公司的推廣方面拓展。例如網(wǎng)站的CEO優(yōu)化，微信公眾號的管理工作等，都將逐漸成為秘書的工作范圍。另外對于銷售的業(yè)績進(jìn)行統(tǒng)計和考核也將成為秘書的工作內(nèi)容，監(jiān)督管理員工的考勤情況，并進(jìn)行獎懲也將成為秘書的工作內(nèi)容。

3、促進(jìn)辦公管理一體化

（1）文字管理。檔案信息化促進(jìn)了秘書辦公的一體化，秘書的工作將不僅僅是負(fù)責(zé)文字、文案的管理工作。而是要三位一體，從會議工作的內(nèi)容撰寫，到會議通知的撰寫和發(fā)布，對于會議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的準(zhǔn)備，會議內(nèi)容的記錄和管理等都需要秘書從頭到尾的完成。另外對于活動的組織、策劃、反饋等都要全程參與完成。

（2）會議管理。傳統(tǒng)的秘書工作因為其工作內(nèi)容的復(fù)雜性，所以在會議管理中往往只負(fù)責(zé)一部分，例如會議內(nèi)容的記錄、整理、存儲等工作，但是檔案信息化的發(fā)展使得秘書的工作更加細(xì)致，利用檔案信息化可以形成一個完整的會議工作體系。根據(jù)上司的意圖總結(jié)整理會議內(nèi)容，寫作會議的發(fā)言稿，通知函等都可以在平臺完成，根據(jù)檔案信息化的信息共享等特點可以直接發(fā)送給公司員工，并就會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，建檔都可以系統(tǒng)的完成。檔案信息化建設(shè)，既是新的機(jī)遇，也是新的挑戰(zhàn)。檔案信息化本身也是存在著一定的矛盾，既能夠提高人們的工作效率，又容易造成一定依賴，從而對工作缺乏主觀能動性，自主性等。一方面提高了工作的效率，但是另一方面則會造成安全問題，如信息泄露等問題。檔案信息化是一把雙刃劍，取其精華，去其糟粕，正確的認(rèn)識和使用檔案的信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

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[6]朱麗梅.企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用[J].檔案學(xué)通訊，1995(02)

王浩光.1961.男.蒙古族.內(nèi)蒙古呼和浩特.內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)本科.測繪.