文書檔案科學(xué)化管理措施

王淑芳

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局就業(yè)服務(wù)中心 黑龍江 黑河 161441）

文書檔案科學(xué)化管理措施

王淑芳

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局就業(yè)服務(wù)中心 黑龍江 黑河 161441）

文書檔案是社會發(fā)展的記載器，隨著文書檔案管理模式的更新變化，意味著文書檔案的科學(xué)化管理已具備了充足的基礎(chǔ)條件，如何利用更新的管理模式、先進(jìn)的計算機技術(shù)等對文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理自然而然地成為重點?；诖?，提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案管理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對當(dāng)前發(fā)展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，具有較有價值的參考意義。

文書檔案；科學(xué)化管理

檔案是社會發(fā)展的記載器，記錄著社會發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。

一、科學(xué)化管理措施

1.基于計算機文書檔案管理

隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進(jìn)行處理?；谟嬎銠C的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進(jìn)行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進(jìn)行文書檔案管理根本不會出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。再且，基于計算機的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。同時對文檔進(jìn)行計算機化處理也是解決文檔分離，實現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。

2.電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄．動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用．同時電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進(jìn)行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人．?dāng)?shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。

3.電子檔案的存儲與備份

電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應(yīng)具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式。

4.文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學(xué)化管理帶來嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進(jìn)行一個更加科學(xué)，有序的管理階段。

二、總結(jié)

新穎的管理模式、先進(jìn)的計算機技術(shù)等自然而然地成為文書檔案科學(xué)化管理的重點。正是基于這點，本文提出了文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等是實現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對文書檔案的管理工作具有較高的參考價值。

[1]高磊.對文書檔案實行全面質(zhì)量管理的探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2004，14(10):59-60.