淺議檔案管理的創(chuàng)新思路

鄭婷婷

（四平市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 吉林 四平 136000）

淺議檔案管理的創(chuàng)新思路

鄭婷婷

（四平市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 吉林 四平 136000）

檔案管理是文書工作的重點(diǎn)，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的管理工作，只有做好檔案的管理工作，才能使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，信息更新以及傳輸?shù)乃俣热找嬖隹?，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制逐漸跟不上時代的發(fā)展，存在的一些問題逐漸暴漏出來，因此，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新具有十分重要的意義。

檔案管理；問題分析；創(chuàng)新思路

檔案是一筆珍貴的財富，隨著時代的發(fā)展，檔案的載體在不斷發(fā)生變化，檔案管理工作從古延續(xù)至今，管理的內(nèi)容逐漸全面，系統(tǒng)也越來越完整。如今，在經(jīng)濟(jì)全球化以及信息全球化的沖擊下，我國檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，勇于面對挑戰(zhàn)，需要在細(xì)致分析當(dāng)前檔案管理工作中存在問題的基礎(chǔ)上，通過思路的創(chuàng)新來提高檔案管理的方式與方法，使檔案管理工作更加高效化，更好地發(fā)揮檔案的利用價值。

1.檔案管理工作的內(nèi)涵

檔案管理工作是對文書的最后歸檔，進(jìn)行檔案管理工作要篩選出有價值的文書，對其進(jìn)行歸檔，但是檔案管理工作并不僅僅是對文書進(jìn)行存放，還要對文書進(jìn)行管理，因此，文檔管理工作是一項(xiàng)相對復(fù)雜的系統(tǒng)性工作。進(jìn)行檔案管理工作首先要對文書進(jìn)行篩選，對機(jī)密文件以及有價值的文件進(jìn)行存放與歸檔，機(jī)密文件要進(jìn)行秘密保管，不能夠?qū)ν忾_放，對機(jī)密文件的管理要根據(jù)檔案被銷毀的年限進(jìn)行歸檔以及存放。對于重要文書的歸檔，要格外注意文書的防潮和防蟲管理，將檔案存放在適宜的環(huán)境條件中。

2.進(jìn)行檔案管理工作的必要性

2.1 是文書發(fā)展的需要

檔案管理工作是對文書的最后歸檔，是文書發(fā)展的必然以及需要。文書工作的結(jié)束并不是文書任務(wù)的完成，在文書任務(wù)完成之后還要對文書進(jìn)行處理工作，處理工作包括以下幾點(diǎn)：一是及時銷毀一些經(jīng)過使用的文書或者是沒有價值的文書；二是對使用結(jié)束之后并且有保密期限的文書進(jìn)行歸檔，歸檔時要按照文書的保密期限進(jìn)行歸檔；三是對使用結(jié)束之后但是具有使用價值的文檔進(jìn)行歸檔以及管理，有價值的文檔在歸檔的同時還要根據(jù)使用的需要進(jìn)行借閱。

2.2 是檔案管理是現(xiàn)代化建設(shè)的需要

檔案是珍貴的文獻(xiàn)資料，具有很高的利用價值，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案資料進(jìn)行管理，有助于發(fā)揮檔案在政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、編史修志、繁榮文化及民生服務(wù)等方面的重要作用，也有助于國家機(jī)關(guān)以及企業(yè)進(jìn)行文件統(tǒng)籌，以便檔案的使用等。

3.檔案管理工作中存在的問題

3.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

眾所周知，檔案管理工作是文書工作的重點(diǎn)，但實(shí)際上，檔案管理工作遠(yuǎn)沒有得到人們應(yīng)有的重視，很多事業(yè)單位的文書檔案以及城市發(fā)展的文書檔案等都沒有得到很好的管理，甚至被人們忘卻。人們對檔案管理工作的不重視，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，加上檔案管理工作者的素質(zhì)不高，缺乏系統(tǒng)的檔案管理的系統(tǒng)知識，檔案管理工作也沒有形成一套科學(xué)的管理系統(tǒng)，這些都使我國檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀。

3.2 檔案管理機(jī)制不合理

目前，我國的檔案管理制度大多還是采用以往的檔案管理制度，但是隨著社會的進(jìn)步，時代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展等，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，檔案管理機(jī)制不合理、不完善，因此，繼續(xù)推行以往的檔案管理制度并不能夠達(dá)到很好的檔案管理效果。加上目前我國檔案管理組織機(jī)制匱乏以及檔案管理人才素質(zhì)不高，缺乏創(chuàng)新精神等，導(dǎo)致我國檔案管理機(jī)制無法與時俱進(jìn)。

3.3 檔案管理工作管理水平不高

隨著時代的發(fā)展以及社會的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)革新正在逐漸影響與改變著人們的生活和生產(chǎn)方式，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)中，極大地提高了生產(chǎn)效率，減輕了人們的工作壓力。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)同樣也可以在檔案管理工作中得到使用與推廣，但是我國的檔案管理工作并沒有與時俱進(jìn)，也沒有借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提升檔案管理工作水平，因此目前，我國的檔案管理工作管理水平還處于一個較低的水平，有待提升。

3.4 是檔案管理的管理者素質(zhì)不高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的關(guān)鍵，一個合格的檔案管理工作者不僅需要具備良好的文書管理知識，還需要擁有必要的文書歸檔的經(jīng)驗(yàn)，但是目前，我國檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，很多管理人員并沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，也缺乏良好的職業(yè)修養(yǎng)，在工作中有玩忽職守的現(xiàn)象，同時，由于我國對檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)難以提升。

4.檔案管理工作的創(chuàng)新

4.1 借助高科技的手段使檔案管理工作與時俱進(jìn)

我國檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，善于利用先進(jìn)的信息技術(shù)成果和計(jì)算機(jī)技術(shù)來提升檔案管理工作水平。創(chuàng)新案管理工作要更新文檔案管理的設(shè)備，配備高科技設(shè)備，提供信息技術(shù)的支持，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。同時要進(jìn)行軟件技術(shù)的更新，購買一些必要的文書檔案管理軟件，使文書檔案管理工作更加高效化與便捷化。

4.2 管理高素質(zhì)的檔案管理人才

管理人員隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理工作水平的有效措施，因此要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過開展定期培訓(xùn)，不斷提高管理人員的素質(zhì)以及進(jìn)行知識的更新。國家要不斷重視檔案管理工作，提高文書檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，以選拔高素質(zhì)的文書檔案管理人員，防止一些人濫竽充數(shù)。同時，檔案管理人員也要在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，牢牢把握時代的變化進(jìn)行知識更新以及能力提高。

4.3 管理機(jī)制的創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，一些傳統(tǒng)的，與當(dāng)前檔案管理工作不相適應(yīng)的文書檔案管理的機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以變革，在充分研究文書檔案管理的機(jī)制問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合時代的發(fā)展需要進(jìn)行創(chuàng)新。進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新時需要向一些專家學(xué)者進(jìn)行咨詢，綜合它們的意見進(jìn)行機(jī)制創(chuàng)新，使管理機(jī)制逐步科學(xué)化。

結(jié)語

社會在發(fā)展，時代在發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，檔案管理工作當(dāng)然不能一成不變。創(chuàng)新是新世紀(jì)的要求，檔案管理工作在信息全球化的沖擊之下，不僅要具有積極應(yīng)對挑戰(zhàn)的良好態(tài)度，還需要深切認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理中存在的管理者素質(zhì)不高、管理素質(zhì)不高、管理體制有缺陷等問題，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識，創(chuàng)新管理模式，努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的現(xiàn)代化，相信在不懈的努力下，檔案管理工作定會越做越好。

[1]楊宇紅，白景琦，紅洪樂.檔案管理的工作創(chuàng)新[J].中國海洋大學(xué)學(xué)報，2012，12(1):14-15.

[2]左小青，王名目.檔案管理與辦公自動化研究[J].中國石油大學(xué)學(xué)報，2013，12(2):10-12.