淺談醫(yī)院聲像檔案管理的現(xiàn)象和做法

譚 敏

（高要市人民醫(yī)院 廣東 肇慶 526040）

淺談醫(yī)院聲像檔案管理的現(xiàn)象和做法

譚 敏

（高要市人民醫(yī)院 廣東 肇慶 526040）

本文簡(jiǎn)單描述了醫(yī)院聲像檔案的現(xiàn)象并從六個(gè)方面淺談做好醫(yī)院聲像檔案管理的方法。

醫(yī)院；聲像檔案；現(xiàn)象；做法

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，聲像檔案在醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)中也越來(lái)越發(fā)揮重要的作用，管理好醫(yī)院聲像檔案顯得十分重要。

醫(yī)院聲像檔案是指以磁性材料和感光材料為主體，以聲像為主要反映形式，記錄醫(yī)院和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)醫(yī)院有保存價(jià)值的照片、唱片、影視片、錄音帶、錄像帶、磁帶等專(zhuān)門(mén)載體的歷史記錄，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。聲像檔案是最能直觀、形象、生動(dòng)地記錄和反映人物音容笑貌以及事件、事物的真情實(shí)景。下面，結(jié)合實(shí)際，在醫(yī)院聲像檔案管理上，談?wù)劰P者的看法。

一、醫(yī)院聲像檔案管理的現(xiàn)象

隨著社會(huì)的發(fā)展和現(xiàn)代辦公條件的改善，醫(yī)院在各類(lèi)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。但長(zhǎng)期以來(lái)，由于醫(yī)院對(duì)聲像檔案材料的收集歸檔工作重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，致使醫(yī)院聲像材料普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，許多需要?dú)w檔保存的聲像材料沒(méi)有及時(shí)移交綜合檔案室統(tǒng)一保存，造成一些重要的聲像檔案散存于各科室和個(gè)人。隨著人員變動(dòng)和科室調(diào)整，有的損毀、流失，有的被個(gè)人據(jù)為己有，不僅直接影響了聲像檔案的保管及利用，而且嚴(yán)重影響了不同門(mén)類(lèi)和載體檔案的集中統(tǒng)一管理和綜合開(kāi)發(fā)利用工作。

二、醫(yī)院聲像檔案管理的做法

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

做好醫(yī)院聲像檔案管理的前提要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，把聲像檔案管理工作放上重要議事日程，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，配置相應(yīng)設(shè)備和專(zhuān)兼職工作人員，并經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督檢查，幫助解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要?jiǎng)?chuàng)造業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)給聲像檔案工作人員，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，多途徑提高檔案工作人員素質(zhì)，從而提高醫(yī)院聲像檔案管理水平。

（二）健全規(guī)章制度

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定切實(shí)可行的醫(yī)院聲像檔案管理辦法，建立健全相應(yīng)的管理制度。對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集和歸檔到移交綜合檔案室統(tǒng)一管理、對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案室移交和對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定等等情況作出規(guī)定，做到有章可循、有法可依，以確保聲像檔案歸檔和管理質(zhì)量。

（三）歸檔范圍

1.公務(wù)活動(dòng)照片、視頻錄像。包括各類(lèi)會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)考察、外出參觀、接受上級(jí)檢查、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及外單位專(zhuān)家到我院活動(dòng)的照片、視頻錄像和工會(huì)、團(tuán)委組織的職工文體活動(dòng)等，這些為醫(yī)院聲像檔案中最基本的歸檔內(nèi)容。

2.醫(yī)療業(yè)務(wù)照片、視頻錄像。包括：醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)、科研、教學(xué)等照片、視頻錄像，主要是專(zhuān)科建設(shè)、“二甲”復(fù)核評(píng)審過(guò)程、新技術(shù)開(kāi)展、新項(xiàng)目發(fā)布會(huì)、典型病例討論研究會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)等，這些為醫(yī)院聲像檔案中重要的、特色的歸檔內(nèi)容。

3.珍貴歷史照片。指能反映醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的歷史和變遷的照片。

4.其它照片、視頻錄像。包括：醫(yī)院的獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗、感謝信等。

（四）歸檔要求

1.聲像檔案必須收集齊全，規(guī)范整理，由醫(yī)院綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.凡應(yīng)歸檔的聲像材料，由攝錄人員或承辦科室負(fù)責(zé)收集、整理、編輯，并加以必要的文字說(shuō)明，及時(shí)移交給醫(yī)院綜合檔案室。

3.歸檔照片檔案包括紙質(zhì)照片和電子數(shù)碼照片兩種載體形式，歸檔錄音錄像檔案為音頻文件和視頻文件。數(shù)碼照片須是原版。

4.歸檔的聲像檔案材料必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，醫(yī)院檔案室認(rèn)可運(yùn)轉(zhuǎn)正常、圖像清晰、聲音清楚，內(nèi)容完整準(zhǔn)確后，方可辦理歸檔手續(xù)。

（五）分類(lèi)整理

1.醫(yī)院綜合檔案室按照載體、類(lèi)別、保管期限等要求，做好聲像檔案的分類(lèi)、排列、編號(hào)等整理工作。整理前應(yīng)對(duì)聲像材料進(jìn)行篩選、鑒別，選擇聲音、圖像清晰完整，體現(xiàn)主要內(nèi)容、主要人物、場(chǎng)景特色等因素的聲像材料歸檔。

（1）分類(lèi)原則：聲像檔案一般按問(wèn)題（內(nèi)容、事由）進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)時(shí)必須遵循聲像載體材料的自然形成規(guī)律，保持聲像載體之間的有機(jī)聯(lián)系，注意其成套性的特點(diǎn)，便于保管和利用。

（2）組卷方法：照片一般按專(zhuān)題、內(nèi)容組卷，同一專(zhuān)題、內(nèi)容照片數(shù)量較多時(shí)可組成若干卷；數(shù)量少時(shí)可將若干專(zhuān)題、內(nèi)容的照片組成一卷。底片的組卷要與照片相對(duì)應(yīng)，并注明參見(jiàn)號(hào)。

錄像帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個(gè)保管單位。錄音帶、光盤(pán)等可由若干（盤(pán)）組成一個(gè)保管單位。

2.整理方法：聲像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內(nèi)。

照片檔案應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、密級(jí)、攝影者等。錄像、錄音材料以自然盒（盤(pán)）為單位注明錄制科室、地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容、密級(jí)、帶長(zhǎng)（時(shí)間）、編號(hào)等。光盤(pán)、軟盤(pán)等應(yīng)注明存儲(chǔ)文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟件、硬件環(huán)境、版本號(hào)等。數(shù)碼檔案應(yīng)按事件建立文件夾，存放聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。

一個(gè)保管單位內(nèi)裝有若干盒（盤(pán)）聲像檔案的，應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。聲像檔案應(yīng)裝入具有一定硬度的特制盒套內(nèi)，其封面與一般檔案卷、盒一樣，分別填寫(xiě)檔號(hào)、題號(hào)、責(zé)任者（錄制科室或個(gè)人）、錄制時(shí)間、密級(jí)、保管期限。應(yīng)嚴(yán)格按照聲像檔案載體的分類(lèi)、整理順序編制案卷目錄。

（六）保管要求

1.保存聲像檔案的適宜溫度為：溫度5℃-15℃，相對(duì)濕度40%-60%。

2.保存聲像檔案的庫(kù)房，應(yīng)能防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體。錄音帶、錄像帶均應(yīng)采取豎放方式保存在專(zhuān)用柜內(nèi)。保存錄音帶、錄像帶的地方應(yīng)遠(yuǎn)離變壓器、電動(dòng)機(jī)、無(wú)線電裝置等能夠形成磁場(chǎng)的電器設(shè)備。

3.在永久保存的聲像檔案中，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的應(yīng)建立備份。具有珍貴價(jià)值和歷史意義的數(shù)碼照片，應(yīng)沖冼保存。

錄音帶、錄像帶要做到定期檢查。一般每隔4年重繞一次，每10年復(fù)制一次。如發(fā)現(xiàn)磁帶變形、段裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理；照片如發(fā)現(xiàn)有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。光盤(pán)保存的檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次，原盤(pán)同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

4.聲像檔案未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何科室不得擅制銷(xiāo)磁和涂改；如需復(fù)制，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)（除形成科室外）；銷(xiāo)毀聲像檔案，必須由醫(yī)院綜合檔案室鑒定，并報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的見(jiàn)證者，它不僅可記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為醫(yī)院管理者提供決策依據(jù)。我們要不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，探索醫(yī)院聲像檔案管理的新方法，使聲像檔案管理在醫(yī)院的改革發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。