檔案綜合管理的主要問題及應(yīng)用趨勢分析

吳 蓉

（上海靜安城建投資有限公司 上海 200331）

檔案綜合管理的主要問題及應(yīng)用趨勢分析

吳 蓉

（上海靜安城建投資有限公司 上海 200331）

檔案綜合管理必將成為企業(yè)檔案工作的主要發(fā)展趨勢，為更好實現(xiàn)企業(yè)檔案由單一門類管理到綜合管理的過渡，進(jìn)而推動企業(yè)信息管理工作朝著更加現(xiàn)代化和一體化的方向發(fā)展，文章首先對當(dāng)下單一檔案門類管理的劣勢進(jìn)行討論，然后在此基礎(chǔ)上對文書及科技檔案管理技術(shù)和兩者的主要區(qū)別加以分析，最后討論分析了檔案綜合管理工作的現(xiàn)實意義以及未來發(fā)展的趨勢，希望以此促進(jìn)檔案管理工作水平的提升，以適應(yīng)企業(yè)改革與發(fā)展的需要。

文書檔案；科技檔案；綜合管理

檔案綜合管理是企業(yè)檔案工作的一次重大變革，隨著時代的發(fā)展，單一檔案門類管理的工作方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)改革發(fā)展的需要，而檔案綜合管理有利于更好地提升企業(yè)檔案工作水平，同時促進(jìn)檔案管理條件的進(jìn)一步完善，有利于企業(yè)信息一體化的全面開發(fā)，也能夠推動檔案管理工作朝著更加高效、現(xiàn)代化的方向發(fā)展?；诖耍覀冇斜匾钊敕治霎?dāng)前企業(yè)檔案工作所具有的一些劣勢，以及對檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢做深入研討，從現(xiàn)代化和信息化的角度探討促進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展的相關(guān)對策，提高企業(yè)檔案管理的效率。

一、單一檔案門類管理的劣勢

長期以來，單一檔案門類管理是大多數(shù)企業(yè)檔案工作的主要形勢，隨著企業(yè)的改革和發(fā)展，單一檔案門類管理日益呈現(xiàn)出與企業(yè)發(fā)展不相符的特征，結(jié)合筆者于項目部的工作經(jīng)歷，筆者認(rèn)為單一檔案門類管理的劣勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）不能跨檔案門類進(jìn)行管理

就目前而言，不少企業(yè)進(jìn)行的都是單一檔案門類管理的工作模式，這種模式的最大弊端就在于檔案管理人員不能夠?qū)n案進(jìn)行跨門類管理，例如：文書檔案管理人員不能管理工程類檔案，反之亦然。如此，一個檔案門類至少需要一名檔案管理人員。因此，單一檔案門類管理的模式與當(dāng)今企業(yè)改革與發(fā)展的要求，以及培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才的目標(biāo)都不相符。

（二）不能有效整合多門類檔案信息，進(jìn)行開發(fā)利用

在傳統(tǒng)單一檔案門類管理的模式下，檔案工作人員在對檔案信息資源的整理以及開發(fā)利用方面也存在很大弊端，由于不同檔案門類之間大都呈現(xiàn)相對獨立的特性，使得管理人員在進(jìn)行檔案資源的匯總及開發(fā)過程中難以同時有效整合多門類、多類型的檔案信息。這種互相獨立的檔案信息管理既不利于企業(yè)檔案管理效率的提高，也不利于企業(yè)開展檔案綜合管理進(jìn)而推動其信息管理一體化的實現(xiàn)。

二、文書及科技檔案管理技術(shù)的主要區(qū)別

對行政管理、黨務(wù)等活動進(jìn)行記錄的檔案統(tǒng)稱為文書檔案，而對生產(chǎn)活動、科技理論等進(jìn)行反映和記錄的檔案則多稱為科技檔案。就當(dāng)下而言，文書檔案以及科技檔案在收集、整理、歸檔以及利用全過程中運(yùn)用到的相關(guān)技術(shù)手段和綜合管理的主要區(qū)別體現(xiàn)在以下方面：

（一）文書檔案強(qiáng)調(diào)規(guī)范化的模式管理

雖然文書檔案以及科技檔案同屬檔案范疇，但無論是在檔案信息的收集、整理、歸檔還是利用過程中兩者都體現(xiàn)出非常明顯的差別。就文書檔案管理工作而言，其大都是對社會管理活動中的個人或者組織的參與資料，例如文字材料、聲像、圖表、文件等各種形式的載體都可以歸為文書檔案一類。文書檔案的規(guī)范化管理應(yīng)該注重以下幾個方面：1.文書檔案管理應(yīng)與企業(yè)文書工作相結(jié)合，只有兩者形成分體式管理體系，規(guī)范文書檔案的信息處理辦法和公文格式，做好檔案管理和文書工作的相互銜接，這樣才有利于促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。2.提高文書檔案管理人員素質(zhì)，當(dāng)前不少企業(yè)的文書檔案管理工作都是由其他崗位人員兼職，很難做到檔案管理效率的有效提升，只有保障文書檔案管理人員的工作能力，才有利于企業(yè)檔案管理工作朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展。3.應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作與各部門的配合度，從各部門收集的資料或者文件都應(yīng)及時交由檔案管理人員統(tǒng)一保管，制定統(tǒng)一的文件格式和目錄編號，加強(qiáng)信息化檔案管理工作的開展。

（二）科技檔案強(qiáng)調(diào)精準(zhǔn)的質(zhì)量控制管理

不同于文書檔案，科技檔案大都是一些具有保存價值的科技材料或文件，例如在企業(yè)學(xué)術(shù)討論、設(shè)備改造、科學(xué)調(diào)研、產(chǎn)品制造以及基本建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件或資料。在當(dāng)下信息化水平逐步提高的時代，科技檔案管理工作呈現(xiàn)出許多不同于文書檔案管理的特征，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.檔案收集要求的不同，科技生產(chǎn)活動的規(guī)律和特點決定科技檔案的管理工作必須要遵循階段性和成套性原則，科技檔案的整理或收集工作不受年代的限制，無論是分期建成，還是跨年度建成，抑或是多少年之后擴(kuò)建或改建的同一工程，其檔案插卷方便，完全能夠集中在一起，而文書檔案的整理和收集工作則是按年份分類的，難以插卷。2.在對檔案質(zhì)量的控制方面，科技檔案需要確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。文件成套性和項目完整性是科技檔案完整性的鑒定主體。而科技檔案的準(zhǔn)確性主要包括三方面內(nèi)容：一是要確保企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容詳實；二是檔案內(nèi)容應(yīng)與其所記錄的科技對象無二，這樣才能更好突出科技檔案的嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確；三是不同的檔案信息資源對于同一項目的記錄應(yīng)是一致的?，F(xiàn)實標(biāo)準(zhǔn)和歷史標(biāo)準(zhǔn)的雙重性是科技檔案在準(zhǔn)確性方面區(qū)別于文書檔案的主要特征，在這種情況下，動態(tài)管理應(yīng)作為科技檔案管理的主要技術(shù)手段。對于科技檔案信息中的不準(zhǔn)確之處，檔案管理人員有必要而且必須加以修改，以實現(xiàn)對檔案質(zhì)量的更好控制。3.檔案鑒定也是科技檔案不同于文書檔案的一個重要特征，檔案鑒定的目的是預(yù)測檔案對企業(yè)、社會所可能產(chǎn)生的作用和影響，科技檔案需要對檔案價值進(jìn)行鑒定，這樣才能對其檔案價值進(jìn)行宏觀判斷?？萍紮n案的鑒定應(yīng)以其對本企業(yè)所具有的經(jīng)濟(jì)價值、證據(jù)價值和現(xiàn)實利用價值為基礎(chǔ)，以科技對象主體為關(guān)鍵，合理進(jìn)行檔案價值的鑒定，進(jìn)而促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用。

三、檔案綜合管理應(yīng)用趨勢分析

隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，單一檔案門類管理模式必將不能適應(yīng)企業(yè)改革和發(fā)展的需要，檔案綜合管理將會成為企業(yè)檔案工作的主要發(fā)展趨勢。檔案綜合管理工作的優(yōu)勢以及發(fā)展趨勢如下：

（一）檔案綜合管理的優(yōu)勢

對企業(yè)檔案進(jìn)行綜合管理有以下幾點優(yōu)勢：第一,實行檔案綜合管理有助于提高企業(yè)檔案開發(fā)與利用效率。檔案綜合管理使得各門類的檔案匯聚到一起，信息完整而全面，再加上科學(xué)合理的管理制度，可以很大程度上提升對企業(yè)檔案有效信息的提取和利用。同時，在實施檔案綜合管理的基礎(chǔ)上，形成一套比較完善的檢索工具，應(yīng)用計算機(jī)可以準(zhǔn)確、快速并且完整地檢索出其需要的檔案，既方便又省時。第二，對企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，以更好適應(yīng)企業(yè)檔案工作的實際需要。傳統(tǒng)檔案管理的模式是把檔案分放在相應(yīng)部門，然后由相應(yīng)部門對檔案依次進(jìn)行編號、分類和排架，這種分而治之的管理模式不利于企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的有序開展。而在檔案綜合管理模式下，其不僅能夠有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，還能夠提高檔案信息開發(fā)和利用的效率，更好滿足企業(yè)實際工作需要。第三，實行檔案綜合管理模式，有利于企業(yè)機(jī)構(gòu)改革工作的開展，其能夠更大限度地壓縮企業(yè)人員和機(jī)構(gòu)，對于企業(yè)信息一體化和現(xiàn)代化發(fā)展是極為有利的。

（二）檔案綜合管理的意義和發(fā)展趨勢

隨著計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，文書檔案與科技檔案在其檔案的收集、整理、歸檔到檔案再利用的一系列過程都體現(xiàn)出越來越多的差異性，其各環(huán)節(jié)的要求都是不一樣的，這也表明了從單一檔案門類管理到多門類檔案管理的檔案綜合管理是未來發(fā)展的必然趨勢。實施檔案綜合管理，不僅能夠避免傳統(tǒng)單一檔案門類管理模式的弊端，還能夠有效進(jìn)行不同檔案間的整合，有利于整體數(shù)字化水平的提升，也能夠?qū)n案二次開發(fā)利用起到極為有利的影響。在實行檔案綜合管理的過程中，各企業(yè)都應(yīng)注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)和儲備，增進(jìn)本企業(yè)高素質(zhì)檔案管理人才的引進(jìn)，不僅能夠進(jìn)一步推動本部門檔案管理工作的進(jìn)一步完善和提高，還能夠加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)和利用，能夠?qū)Ρ酒髽I(yè)未來的工作提供更具價值的借鑒思路，能夠?qū)n案信息資源的價值最大化，促進(jìn)企業(yè)管理效率和經(jīng)濟(jì)效益的更快提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，單一檔案門類管理已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)時代發(fā)展的需要，為進(jìn)一步提高企業(yè)檔案工作的有效性，同時為企業(yè)信息一體化創(chuàng)造良好的條件，檔案綜合管理已成為企業(yè)檔案工作發(fā)展的主要趨勢。無論是傳統(tǒng)的文書檔案管理，還是專業(yè)的科技檔案管理，其在計算機(jī)信息化背景下都有必要采取一系列手段以提高其檔案綜合管理效率，同時促進(jìn)檔案管理規(guī)范性的增強(qiáng)，這樣才能夠最大限度促進(jìn)檔案資源的二次開發(fā)利用。檔案綜合管理將是企業(yè)檔案工作的未來發(fā)展主要趨勢，各企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)檔案綜合管理人才儲備和信息化建設(shè)，這樣才能在新形勢下切實促進(jìn)本企業(yè)檔案工作效率的提高，也有利于企業(yè)信息一體化的建設(shè)。

[1]李茜.淺析檔案的綜合管理問題[J].華章，2011(33):58-59.

[2]李春梅.淺談檔案綜合管理中的文書管理問題[J].南方論，2013(1):263-264.