人事檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

張秀坤

（哈爾濱市房地產開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

張秀坤

（哈爾濱市房地產開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著我國近年來關于人事制度改革的不斷深入，人事方面的流動性以及管理的靈活性不斷加強，關于如何更加科學合理地管理人事檔案，成為我們面前的一道難題。

人事檔案；管理系統(tǒng)；設計

1.關于國內外人事檔案管理系統(tǒng)的研究發(fā)展及其現(xiàn)狀

世界上最早出現(xiàn)的管理系統(tǒng)是人力資源管理信息系統(tǒng)，它可以追溯到上世紀60年代末，盡管當時礙于時代的發(fā)展限制，計算機技術還在發(fā)展當中，所出現(xiàn)的人力資源管理系統(tǒng)的功能與結構都是相對單一的，但正是它的出現(xiàn)開啟了管理系統(tǒng)的大門。人事管理系統(tǒng)也隨之出現(xiàn)。因此，可以說國外的專家學者對人事檔案管理系統(tǒng)的研究起步比較早，我國相比較國外而言具有一定的劣勢。這些劣勢主要體現(xiàn)在：國外在資金方面具有雄厚的實力，在科研方面以及人才培養(yǎng)與儲備方面也具有明顯的優(yōu)勢。他們的管理理念先進，而且還有著許多公司進行強強聯(lián)合。國外尤其是發(fā)達國家的人事檔案管理系統(tǒng)的崛起主要是在上世紀70年代，那時計算機應用技術開始快速發(fā)展，人事檔案管理開始出現(xiàn)了第二代產品，第二代產品相比較第一代的單一功能而言，進步了不少，開始解決以及彌補第一代產品所遺留下來的問題等，但還是因為時代的原因，不可避免的會有一些系統(tǒng)方面的缺陷，主要體現(xiàn)在我國的人事檔案管理系統(tǒng)的功能還是不夠完善，值得我們去進一步加強；與此同時，我國的人事檔案管理的范圍相對來說還是不夠寬廣，處于相對狹窄的狀態(tài)里；我國的人事檔案管理穩(wěn)定性不高等缺點需要我們進一步的努力。

2.人事檔案管理系統(tǒng)的設計

2.1 人事檔案管理系統(tǒng)的內容及功能設計

對于人事檔案管理系統(tǒng)而言，其組成部分為“三管理一維護”，具體是部門檔案管理、人事檔案管理、考勤信息管理以及系統(tǒng)的維護。在這些組成部分中，部門檔案管理、人事檔案管理以及考勤信息管理的內容都包括添加記錄、查詢記錄、修改記錄以及刪除記錄，而系統(tǒng)維護則包括添加用戶、刪除用戶、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復以及修改密碼等。人事檔案管理的功能則應包括以下的幾個部分。最簡單的來說，要具有分類統(tǒng)計的功能，能夠自動地對數(shù)據(jù)輸出顯示其結果；對于用戶來說，要有對用戶登錄權限的管理功能，不同級別的用戶享有不同級別的權限，諸如普通的用戶不能夠對其他用戶的信息進行查詢，也不能擅自更改其他用戶的個人信息或其他資料等；而管理者具有對員工的檔案記錄、查詢以及編輯的功能，這樣既可以保證信息的易管理化，也能使得責任落到具體的部門或個人手中；人事檔案的管理者為了更好地、快速地找到所需求的目標信息，這就需要人事檔案管理系統(tǒng)要創(chuàng)建篩選查詢的條件，可以輕易的對所有的員工檔案進行某一特征屬性的篩選查詢，快速而又準確的找到目標，有助于提高工作效率；最后，人事檔案管理系統(tǒng)還需要有可以滿足各類操作以編輯可視的界面展現(xiàn)給人事檔案管理操作者的友好的人機交互界面。[1]

2.2 人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設計

數(shù)據(jù)庫設計則指對于一個給定的應用環(huán)境，構造或設計優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏輯模式和物理結構，并根據(jù)此條件來建立數(shù)據(jù)庫及其應用系統(tǒng)，一次來滿足信息管理要求和相應的數(shù)據(jù)操作要求的系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)的開發(fā)過程中，數(shù)據(jù)庫的設計主要指各個表結構的設計。因為信息與表格之間具有關聯(lián)性，所以信息與信息之間、表格與表格之間都具有相互的關系。數(shù)據(jù)庫的設計會影響到人事管理系統(tǒng)的實現(xiàn)效果，以此也會對人事檔案管理者最終的工作情況產生影響。就是因為數(shù)據(jù)庫設計的重要性，人們進而提出了許多數(shù)據(jù)庫的結構設計及相應的技術，在這些數(shù)據(jù)庫的結構設計以及相應的技術中，設計的方法是與設計者的工作經(jīng)驗有著直接聯(lián)系的。因此要從根本上解決所有數(shù)據(jù)庫結構設計的問題，就需要多實踐，在實踐中積累經(jīng)驗和教訓。[2]

3.人事檔案系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)登錄功能的實現(xiàn)

關于人事檔案管理系統(tǒng)的登錄功能，它的主要作用是為了保證人事檔案管理人員才能夠進入該系統(tǒng)，阻止其他非人事檔案管理人員進入系統(tǒng)。這樣有利于系統(tǒng)的安全性與清晰的責任劃分。所以，系統(tǒng)的登錄功能就是人事檔案系統(tǒng)實現(xiàn)的基礎。在進行系統(tǒng)登錄時，首先顯示的是系統(tǒng)登錄的界面來對身份進行驗證，通常的用戶認證方式是通過登錄界面的對話框中依次輸入對應的用戶名以及密碼后，由系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫的用戶信息來對所登錄用戶信息進行核實，在確認無誤后，對該用戶進行登錄授權，則該用戶可以登錄。反之，如果數(shù)據(jù)庫中不包含所登錄用戶的登錄信息，則該用戶的權限獲取失敗，該用戶不能登錄系統(tǒng)。

3.2 信息管理與查詢功能的實現(xiàn)

對于信息管理功能的實現(xiàn)來說，主要是后臺數(shù)據(jù)信息管理的功能子模塊作用。主要包括以下：可以對員工的基本檔案進行數(shù)據(jù)編輯，將員工的基本信息編輯到該系統(tǒng)中去，這樣一來是由于信息系統(tǒng)的自動化操作，避免了手動操作輸入而帶來的疏忽和錯誤；此外，信息功能的實現(xiàn)還通過人事檔案進行標號，由此一來，每一個號碼對應著一位員工的信息資料，管理人員可以輕松容易地進行檢索與管理；對于人員的信息可以進行添加、更新、修改以及刪除等功能，可以在員工信息進行變更時，及時進行員工資料的更改。對于信息查詢的功能實現(xiàn)來說，就是在登陸之后，獲取了數(shù)據(jù)庫的授權，可以對信息系統(tǒng)內的信息進行查詢。只要點擊功能菜單下的“查詢”即可實現(xiàn)操作。

4.結語

近年來，隨著計算機技術的不斷發(fā)展，人們對于人事檔案信息化的建設也在不斷地加強。但是無論科學技術的發(fā)展達到了何種程度，我們對于信息化的建設工作也將依然孜孜不倦地進行下去。雖然在這建設操作過程中可能會遇到許多的問題，但我們也一定能最終克服它，將信息化建設推向新的高峰。

[1]項桂芳.高校檔案信息化管理系統(tǒng)的設計[J].十堰職業(yè)技術學院學報，2012（1）：110-112.

[2]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現(xiàn)代情報，2012（6）：162-164.