淺析提高檔案利用效果的途徑

王 威

（哈爾濱市社會(huì)科學(xué)院《學(xué)理論》雜志社 黑龍江 哈爾濱 150010）

淺析提高檔案利用效果的途徑

王 威

（哈爾濱市社會(huì)科學(xué)院《學(xué)理論》雜志社 黑龍江 哈爾濱 150010）

檔案管理的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。檔案利用者通過(guò)利用檔案可以產(chǎn)生較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益可以在某一項(xiàng)工作或是活動(dòng)中產(chǎn)生，也可以在較大范圍內(nèi)產(chǎn)生，而且還可以產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)或是將來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。檔案利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益是無(wú)法進(jìn)行有效計(jì)量的，這些所取得的效益即是檔案利用的效果，也是對(duì)整個(gè)檔案工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)。文中對(duì)提高檔案利用效果的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

檔案；利用效果；業(yè)務(wù)建設(shè)；編研；效益

一、搞好檔案館（室）的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

要想有效的提升檔案利用效果，則需要優(yōu)化和豐富檔案館的館藏，強(qiáng)化其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)通常包括六個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用，其收集、整理、鑒定和保管工作都是圍繞利用工作展開的，而且對(duì)于這五個(gè)環(huán)節(jié)工作水平的衡量則以其是否便于利用及能否發(fā)揮出檔案的最大效益為衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以說(shuō)檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的前五個(gè)環(huán)節(jié)的工作都是檔案利用基礎(chǔ)工作，做為檔案利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提保障。這些基礎(chǔ)性工作質(zhì)量的好壞，與檔案利用效果息息相關(guān)，所以在實(shí)際工作中，需要有效的提高檔案的收集工作，有效的提高檔案館檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，確保檔案結(jié)構(gòu)的合理性，使所收集的館藏內(nèi)容更為豐富和齊全。在對(duì)檔案整理工作中，要做到科學(xué)性和系統(tǒng)性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案利用者所需的檔案信息進(jìn)行查找，為檔案利用效果的提高奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。為了更好的提高檔案館館藏的質(zhì)量，則需要準(zhǔn)確的的對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。另外還要具有高質(zhì)量的檢索工具和完善的檔案檢索體系，這樣才能更好的為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有效的提高檔案利用的效果。

二、做好編研工作

檔案編研參考資料在檔案利用服務(wù)中發(fā)揮著極為重要的作用。所以做好編研工作十分關(guān)鍵。在對(duì)檔案資料進(jìn)行編研過(guò)程中，需要充分的考慮檔案利用才堅(jiān)檔案信息的需求，取其檔案資料中的精化部分，從而編輯成二次文獻(xiàn)，確保能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展過(guò)程中提供真實(shí)、完整及系統(tǒng)的檔案信息。通過(guò)搞好編研工作，可以確保所編輯出來(lái)的檔案效果具有較高的質(zhì)量，從而更好的滿足社會(huì)發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案信息的多元化需求。

三、檔案工作者樹立牢固的效益觀念

檔案利用過(guò)程中離不開檔案工作者這一重要因素，而且檔案工作者自身的觀念也會(huì)對(duì)檔案利用效率帶來(lái)較大的影響，所以做為一名優(yōu)秀的工作人員，需要樹立牢固的效益觀。首先要具有較好的需求觀念，對(duì)社會(huì)的各種需求進(jìn)行充分的考慮，樹立良好的市場(chǎng)觀念，這樣才能根據(jù)市場(chǎng)的需求來(lái)提供有價(jià)值的檔案產(chǎn)品。其次要樹立良好的時(shí)間觀念。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們?cè)趯?duì)檔案利用過(guò)程中對(duì)時(shí)效性更為強(qiáng)調(diào)，這就需要檔案工作者要及時(shí)為用戶提供檔案利用服務(wù)，否則檔案利用的效果則會(huì)大打折扣，甚至?xí)艿较跄酥潦?。最后還要具有良好的服務(wù)觀念。檔案管理工作一直以來(lái)都重視收藏，而對(duì)利用較為輕視，但在當(dāng)前新形勢(shì)下，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)及定點(diǎn)服務(wù)的理論，對(duì)于可以開放的檔案盡管有效的開發(fā)，采取上門服務(wù)等多種形式來(lái)更為檔案需求者提供及時(shí)、滿足的檔案服務(wù)。部分部門對(duì)檔案的需求量較大，而且也較為集中，所以針對(duì)這些部門可以采用定點(diǎn)服務(wù)的方式，確保及時(shí)滿足檔案利用者對(duì)檔案信息的需求。

四、加強(qiáng)檔案宣傳工作

檔案基礎(chǔ)工作做得再好，可是沒(méi)有或很少有用戶前來(lái)利用，就如一桌豐盛、美味的佳肴沒(méi)有顧客品嘗一樣，也就失去了它的意義。從這個(gè)角度上說(shuō)，宣傳是開啟檔案利用大門的一把鑰匙。檔案作為一種信息，擴(kuò)散面越廣，接收者越多；社會(huì)獲得的檔案信息總量越大，在社會(huì)上產(chǎn)生的效益就越大。通過(guò)舉辦檔案展覽等向外界宣傳利用檔案收到的效益和沒(méi)有利用檔案使工作發(fā)展受到的影響，啟發(fā)引導(dǎo)人們利用檔案信息。

五、做好檔案利用需求的研究工作

在檔案利用工作中，我們不僅需要熟悉自己的館藏，還必須充分了解利用者對(duì)檔案信息的所需所求。否則，利用工作就陷入了盲目性，不利于檔案利用。首先要了解利用者利用的目的或所需的檔案材料，根據(jù)其需要，為其提供利用。其次，了解社會(huì)和單位內(nèi)工作的重點(diǎn)和特點(diǎn)，有針對(duì)性地提供滿足利用者需求的服務(wù)。這樣才能便于更好地為利用者服務(wù)，提高檔案利用效益。

六、搞好利用信息反饋

檔案利用信息反饋，可以把利用過(guò)程中的各種情況及時(shí)、準(zhǔn)確地反映出來(lái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，研究改進(jìn)措施，使檔案工作處于良好循環(huán)狀態(tài)。檔案人員可根據(jù)利用者的有效利用為領(lǐng)導(dǎo)決策、制訂計(jì)劃等做出連續(xù)服務(wù)，并針對(duì)利用者的需求，不斷調(diào)整檔案信息傳遞方式，拓寬傳遞渠道，加快傳遞速度，做好主動(dòng)跟蹤服務(wù)。

七、正確處理好檔案利用效益與檔案保護(hù)、保密之間的關(guān)系

講求現(xiàn)實(shí)效益是檔案利用工作必須堅(jiān)持的原則，但許多“孤本”檔案都具有永久保存長(zhǎng)期開發(fā)利用的價(jià)值。如果片面地考慮檔案利用的現(xiàn)實(shí)效益。頻繁地使用檔案原件，使檔案原件受到損毀，就無(wú)法使檔案發(fā)揮其長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用，必須兼顧現(xiàn)實(shí)效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，不能追求檔案現(xiàn)實(shí)效益而忽視了對(duì)檔案原件的保護(hù)。

八、結(jié)束語(yǔ)

在檔案利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，還需要做好檔案的保密工作，一旦在檔案利用過(guò)程中與保密原則上發(fā)生矛盾時(shí)，則需要服務(wù)整體利益，將國(guó)家利益放在最高位置，在個(gè)人利益與集體利益之間進(jìn)行取舍時(shí)，需要服從于集體利益，對(duì)于利用過(guò)程中可能會(huì)帶來(lái)較大的利益，但由于其涉及到國(guó)家安全或是重大利益不宜提供時(shí)，則需要對(duì)其進(jìn)行保密，不宜進(jìn)行提供利用。要檔案利用過(guò)程中要從全局性和整體性利益出，更好的端正好效益和保密之間的關(guān)系，確保在利用過(guò)程中能夠帶來(lái)積極的、正面的效益。

[1]王曉偉.有效加強(qiáng)檔案利用工作的措施探討[J].中國(guó)科技信息，2011（10）.

[2]岳素芳.淺析影響檔案利用工作的五個(gè)因素[J].黑龍江檔案，2013（4）.