對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

王愛(ài)榮

（牡丹江市路燈管理處 黑龍江 牡丹江 157000）

人事檔案管理工作對(duì)社會(huì)而言，為單位選用人才、了解個(gè)人過(guò)去提供了真實(shí)全面的依據(jù)；對(duì)個(gè)人而言，又為其政審、婚姻、身份認(rèn)定、社會(huì)保險(xiǎn)、職稱、退休、工資調(diào)整等提供證明。

一、目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1、相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的人事檔案意識(shí)薄弱，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無(wú)聞，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視。

2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的單位沒(méi)有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)。檔案管理工作任務(wù)繁重，但由于重視不夠，事業(yè)單位人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。這將不利于事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高。

4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門(mén)窗多為普通門(mén)窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒(méi)有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。

5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)人事檔案的宣傳教育工作，切實(shí)提高事業(yè)單位廣大職工的人事檔案意識(shí)。人事檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)宣傳力度，真正從思想上引起廣大職工對(duì)人事檔案工作的高度重視和支持。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問(wèn)題；同時(shí)在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，使事業(yè)單位人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用人事信息，為事業(yè)單位人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

2、要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對(duì)新時(shí)期新任務(wù)新要求，緊密?chē)@《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。

3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，事業(yè)單位人事檔案部門(mén)應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

4、加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門(mén)的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

5、加快事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。充分聽(tīng)取人事檔案工作第一線人員的意見(jiàn)，選用適合本單位人事檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門(mén)和個(gè)人設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開(kāi)。這樣可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

綜上所述，全面加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地推動(dòng)人事檔案工作更好的發(fā)展。

[1]賀焱，改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008.3

[2]羅紅秋、李偉時(shí)，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行[J].黑龍江科技信息，2008.15