如何提高檔案案卷的質量

劉吉軍

（黑龍江省農墾北安管理局中心醫(yī)院 黑龍江 北安 164000）

案卷形成的過程中可以說一個復雜的系統(tǒng)工程，而且形成過程中會受到諸多因素的影響，所以為了確保檔案質量則需要對案卷的質量進行提高，這就需要我們在立卷過程中要注意好方法的運用，做好檔案分類和逵的標準化工作，同時還要確保裝訂時的質量控制，實現檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理人員自身的綜合素質，調動全體人員檔案意識的提高，這樣才能有效的確保檔案案卷質量的提高。

一、影響檔案案卷質量的因素

（一）書寫材料對檔案的影響

當前歸檔文件的載體較為多樣化，不僅有紙強、膠片，而且還有錄像帶及磁性介質，這些載體自身質量存在問題時，那么記錄在載體上的檔案記錄質量則會受到影響。再加之案卷如果書寫沒有按照具體的要求進行，那么就會導致在檔案使用一段時間會，紙張出現發(fā)黃、載體無法準確的讀取及字跡模糊等情況出現，從而對檔案的利用效果及使用壽命帶來較大的影響。

（二）歸檔文件材料內容對檔案的影響

對于歸檔的文件材料如果在形成導存在著記錄不清晰、隨意進行涂改、審批手續(xù)不全及內容不準確等情況時，則會由于檔案質量不高而對檔案的各個領域及各個方面的使用帶來較大的影響。特別是對于一些文件已經修改的情況，但在歸檔時卻沒有對其進行標注，這就會導致檔案在利用過程中發(fā)生損失，不利于檔案保存工作的開展。

（三）立卷工作對檔案的影響

在對一個單位的案卷質量進行衡量時，其主要標準是看檔案收集的完整性和齊全性，同時還要確保檔案文件之間的保持有機聯系，確保檔案整理的科學性。但在實際工作中，部分檔案員在檔案材料收集工作中，存在著收集不全及收集遠成后亂放的問題，使文件之間存在的歷史聯系分開，不利于檔案的查找。這就需要在文件收集過程中，不僅需要確保全部收齊，而且還要遵循其中的規(guī)律，接照文件之間的歷史聯系進行立卷。另外，還需要對案卷標題進行準確的概括，準確清楚的進行卷內目錄和備考表的填寫，嚴格對立卷過程中的任何一個環(huán)節(jié)進行有效的控制，確保案卷質量能夠得以保障。

（四）材料形成者檔案意識的高低對檔案的影響

目前很大一部分人在實際工作中都對檔案的重要性缺乏深入的認識，對檔案的價值缺乏意識，特別是檔案文件材料的形成者更是自身缺乏檔案意識，這對于檔案收集和整理工作都造成了較大的影響，很難保證案卷自身的質量。

（五）檔案人員的素質對檔案的影響

由于各單位對檔案工作缺乏重視，這就導致部分檔案人員在工作上不思進取，自身知識結構更新較慢，業(yè)務素質不高，再加之工作中缺乏責任心，缺乏主動服務的意識，從而導致檔案案卷質量受到較大的影響。

二、提高檔案案卷質量的具體措施

（一）提前做好檔案材料的控制和管理工作

提高檔案案卷質量必須要實行超前控制管理，即把檔案業(yè)務的指導、監(jiān)督檢查、協助T作，在文件材料形成、積累、整理、和立卷進行控制管理，做到超前部署。提前指導，保證檔案材料的齊全、完整。

（二）抓好歸檔的每個環(huán)節(jié)的管理

一是召開專題工作會議。召集檔案管理人員和形成部門、專、兼職檔案員學習有關條款，學習應歸檔和不歸檔的范圍、保管期限，布置歸檔的時間和內容，提出應歸檔文件的要求，使大家對檔案工作引起高度重視。

二是做好業(yè)務指導。保證案卷質量，要從源頭即文件質量抓起，一個案卷由若干個文件組成，文件質量、內容直接影響案卷質量。因此必須文件形成過程的作用，根據單位的實際情況，制定相應的檔案歸檔范圍、分類立卷、編號等，做好業(yè)務指導工作。

三是做好檔案材料移交檔案部門的質量把關工作。各單位移交檔案材料時，首先檢查文件材料是否齊全完整、有無破損、殘缺。及時糾正不符合要求或錯漏之處。填寫移交目錄、辦理移交手續(xù)。四是各項T作與檔案工作實行同步管理。文件材料形成部門與檔案工作即同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，從而保證文件的內容齊全、完整、和系統(tǒng)。

（三）增強全員檔案意識

強化全員檔案意識，包括文件制作者的檔案意識，機關人員、科技人員的檔案意識，各層次領導的檔案意識及檔案管理人員的檔案意識。做好檔案工作也是每個管理人員及科技工作者不可推卸的職責。有關人員要認真學習《檔案法》和有關政策、規(guī)定，增強檔案意識，從而形成人人關心檔案內在質量，個個保證文件材料制作質量的優(yōu)良作風。

（四）提高檔案工作人員自身的素質

檔案工作人員自身素質提高了，才能有效的確保案卷質量的提升。所以在日常工作中，檔案人員需要加強自身專業(yè)知識的學習，及時對一些新技術和新方法進行掌握，加強自身綜合素質的提升，加強責任心和服務意識的培養(yǎng)，對檔案文件的形成規(guī)律進行熟練的掌握，從而確保檔案管理和利用的科學性和條理性。

三、結束語

提高檔案案卷的質量，不僅有可以有效的保護檔案材料的完整性，確保檔案使用壽命的提升，而且能夠更好的確保檔案各項工作的順利開展。所以在日常工作中，需要控制好案卷形成過程中的每一個環(huán)節(jié)的工作質量，努力提高檔案工作人員的業(yè)務素質，培養(yǎng)其良好的服務意識，從而確保檔案案卷質量的提升，這對推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展具有極為重要的意義。

[1]段廣燎.對檔案室室藏檔案案卷質量問題的思考[J].檔案天地，2014-08-08.

[2]武玉琴.淺析檔案案卷質量及提高[J].城建檔案，2011-04-15.