試析高校教學(xué)檔案管理的信息化

文 科

（湖南理工學(xué)院 湖南 岳陽(yáng) 414000）

試析高校教學(xué)檔案管理的信息化

文 科

（湖南理工學(xué)院 湖南 岳陽(yáng) 414000）

現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在逐漸普及，信息化技術(shù)已逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，且已成為了高校教學(xué)檔案管理中重要的構(gòu)成部分，改變了傳統(tǒng)落后的檔案管理方法，能夠促進(jìn)高校檔案向更加科學(xué)以及高效的方向發(fā)展，本文針對(duì)高校教學(xué)檔案管理中的信息化加以闡述，以期為以后的研究作出參考以及借鑒。

高校；教學(xué)檔案管理；信息化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，整個(gè)社會(huì)的工作模式以及人們的生活方式也隨之改變，人們的娛樂方式以及交流手段也逐漸開始依賴于現(xiàn)代信息化技術(shù)。提高了人們工作效率的同時(shí)，還能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的增加。而文化傳播較為高效且集中的場(chǎng)所就是高校，在其工作中最為重要的組成部分就是教學(xué)檔案的管理工作，信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠使檔案管理的壓力有效降低，提高工作效率。

一、高校中教學(xué)檔案管理的狀態(tài)

（一）高校對(duì)教學(xué)檔案管理沒有形成足夠的重視

在當(dāng)前的高校管理中，評(píng)價(jià)教師工作優(yōu)良的標(biāo)準(zhǔn)就是教學(xué)以及科研，教師自然就會(huì)將教學(xué)以及科研作為重點(diǎn)進(jìn)行研究，在此種模式下，教學(xué)的目標(biāo)也就局限在教與學(xué)之間，老師與學(xué)生也就成為了教學(xué)重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象，對(duì)檔案管理沒有形成足夠的認(rèn)識(shí)以及重視。

教學(xué)檔案管理工作，較為枯燥乏味，但是其卻有著不可忽視的作用，但是在大多數(shù)高校中，還沒有對(duì)其的重要程度形成足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)于工作也有著較低的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員的執(zhí)行力不強(qiáng)。檔案管理工作最為重要的就是管理的時(shí)效性，若不能及時(shí)有效的完成學(xué)生檔案的歸檔，而造成積壓或者丟失，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案的完整性以及安全性，造成了較大的負(fù)面影響。由此證明，若想有效的完善檔案的管理工作，就應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)重視程度以及管理意識(shí)。

（二）缺少較為規(guī)范的信息化管理模式

在較多的高校檔案管理中，仍未形成規(guī)范的管理模式，與此同時(shí)，尚未完善的信息化技術(shù)對(duì)管理工作的整體水平還會(huì)造成一定影響，沒有形成統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，就無法有效的實(shí)現(xiàn)共享信息資源。此外，還會(huì)有一定的安全隱患存在于高校的教學(xué)檔案中，在信息化技術(shù)的應(yīng)用中，忽視了網(wǎng)絡(luò)黑客以及病毒的侵襲，對(duì)教學(xué)檔案管理工作帶來了一定難度。所以，在以后的教學(xué)檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)防，避免出現(xiàn)不良因素影響信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案管理人員的技術(shù)水平較低

現(xiàn)階段的高校檔案管理中，需要由較高學(xué)歷以及素質(zhì)的人員進(jìn)行管理，才能夠保證教學(xué)檔案工作信息化的順利進(jìn)行，但多數(shù)高校仍未實(shí)現(xiàn)有效管理，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)工作流程不夠熟悉，制約了教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。

二、教學(xué)檔案管理中應(yīng)用信息化的重要性

教師課堂上所使用的教學(xué)教案、日歷，加之教學(xué)中應(yīng)用的教學(xué)方法和成果都可以稱之為教學(xué)檔案信息。在高校的檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠促進(jìn)教學(xué)改革，改善教學(xué)質(zhì)量，并在一定程度上使教學(xué)水平得以提升。應(yīng)用信息化技術(shù)，節(jié)省了教學(xué)花費(fèi)的時(shí)間，使教師能夠?qū)r(shí)間以及精力放在教學(xué)和科研中，使教學(xué)活動(dòng)能夠向更好的方向發(fā)展，并增加了教學(xué)檔案的利用率，使學(xué)生對(duì)于檔案的需要得以滿足，同時(shí)也是高校檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)所在。

三、高校檔案信息化管理的措施

（一）加快數(shù)字化信息系統(tǒng)的建立

檔案管理發(fā)展的必然形式就是檔案管理數(shù)字化，其就是應(yīng)用寬帶技術(shù)，將教學(xué)檔案的資源以及信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并作為其主要的管理體系。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，便于使用者查閱，使檔案管理的效率得以提高。

（二）信息技術(shù)的主要運(yùn)用形式

第一，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及管理軟件，將部分的教學(xué)以及科研信息公開化，加強(qiáng)使用者的溝通，使其的應(yīng)用效率得到全面提升，實(shí)現(xiàn)更加快捷的查看。此外，還能夠?qū)⒋鎯?chǔ)失誤率有效降低，使檔案管理更加規(guī)范、高效以及精準(zhǔn)。第二，利用信息技術(shù)培訓(xùn)的手段，將最新的信息化管理手段向管理人員傳授，使其的綜合管理能力得到提升，以便更好的服務(wù)于信息化檔案管理工作。

（三）建立并健全安全保障體系

信息化對(duì)檔案管理帶來的影響是雙面的，其在促進(jìn)檔案管理的同時(shí)，還增添了許多不安全因素，所以，如何加強(qiáng)檔案管理信息的保密性工作就成為了重點(diǎn)。在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)加強(qiáng)防范意識(shí)，做好重要檔案的備份以保障檔案信息的完整性以及安全性。

結(jié)語

綜合上述討論證實(shí)，高校的教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)較為嚴(yán)謹(jǐn)且嚴(yán)峻的工作。在實(shí)際應(yīng)用中，需不斷完善信息化技術(shù)，以使其能夠與高校教學(xué)信息的發(fā)展保持平衡。還需與高校本身的實(shí)際相結(jié)合，尋找適合自身發(fā)展的管理模式，促進(jìn)檔案信息的高效管理。針對(duì)于管理過程中出現(xiàn)的失誤等問題，需要及時(shí)找到解決方案并進(jìn)行改進(jìn)，以使檔案的管理工作更加完善，為高校的教學(xué)提供更加全面的服務(wù)。

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