如何做好新形勢(shì)下人才市場(chǎng)的檔案管理工作

劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

如何做好新形勢(shì)下人才市場(chǎng)的檔案管理工作

劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

新形勢(shì)；人才市場(chǎng)；檔案管理

引言

目前，人才市場(chǎng)的檔案以從各大院校畢業(yè)的學(xué)生檔案居多，它是反映人才綜合素質(zhì)信息的重要載體，也是滿足社會(huì)各界需求人才最重要的信息依據(jù)。雖在管理中摸索出了一套適宜自身的檔案管理機(jī)制，但還是存在不少問題。

一、新形勢(shì)下人才市場(chǎng)檔案管理的要求

1、應(yīng)保證檔案的真實(shí)性，提高檔案的公信力。個(gè)人的檔案材料事關(guān)個(gè)人工作變動(dòng)，面對(duì)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，一些在校學(xué)生為了提高自己的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會(huì)適當(dāng)擴(kuò)大優(yōu)秀學(xué)生的比率，加大社會(huì)活動(dòng)投入，增加其他社會(huì)活動(dòng)獲獎(jiǎng)的機(jī)會(huì)，使證書未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實(shí)力，故在檔案整理時(shí)無論是個(gè)人還是學(xué)校均應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，提升檔案的可靠性

2、提高人才市場(chǎng)檔案管理的法律地位。完善的法制是社會(huì)進(jìn)步的先決條件和基礎(chǔ)，人才市場(chǎng)的檔案管理工作部門應(yīng)在實(shí)踐的基礎(chǔ)上制定具有本部門特色的措施。依據(jù)憲法和現(xiàn)行法律的規(guī)定，人才市場(chǎng)相關(guān)工作人員可以將實(shí)踐中遇到的問題以書面文字的形式反映至相關(guān)法制部門，呈報(bào)國(guó)家有權(quán)機(jī)關(guān)，將《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》逐步完善，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)人大立法，提升人才市場(chǎng)檔案管理立法位階，將目前的部門規(guī)章逐步完善提升至法律法規(guī)，使檔案管理有制度保障。

3、全面實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。各省市地方人民政府在進(jìn)行科學(xué)的進(jìn)行財(cái)政預(yù)算時(shí)，適當(dāng)增加在檔案管理方面的支出，鼓勵(lì)研究開發(fā)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，形成一個(gè)人從出生到死亡的完整的檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案管理的安全工作，在加強(qiáng)聯(lián)合的同時(shí)，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實(shí)施

二、當(dāng)前人才市場(chǎng)檔案管理的現(xiàn)狀

1、硬件設(shè)施配置不足。人才市場(chǎng)的檔案管理，特別在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，存在著嚴(yán)重的檔案管理硬件投入不足。有的地方止今沒有實(shí)現(xiàn)館員辦公室、閱檔室和檔案庫(kù)房的“三室”分開，有的沒有未檔案房配置防盜門窗，以及室內(nèi)保持檔案保藏質(zhì)量的去濕機(jī)、溫濕度表等硬件設(shè)備。還有的引入了現(xiàn)代化管理手段，如網(wǎng)絡(luò)與電腦，有的建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，但技術(shù)應(yīng)用大多停留在輔助檔案材料目錄的錄入等簡(jiǎn)單方面。

2、管理方式較落后。人才市場(chǎng)在檔案管理上，盡管大多都能按中組部的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》執(zhí)行，但基本在實(shí)際操作上，存在收集歸檔被動(dòng)不及時(shí)，多采用傳統(tǒng)手工操作和簡(jiǎn)單分類管理，多數(shù)人才市場(chǎng)未能形成自己的檔案管理實(shí)施細(xì)則和制度，即便是有建立起數(shù)據(jù)庫(kù)的，也沒有及時(shí)升級(jí)形成同步。因此，在檔案服務(wù)上，顯現(xiàn)的耗時(shí)費(fèi)力，程序繁瑣，方便快捷效果差，難以滿足社會(huì)對(duì)人才檔案的信息需求。

3、管理人員的工作素質(zhì)較差。由于各地人才市場(chǎng)在館員配置上，大多由其他工種人員兼職擔(dān)任，使其檔案管理人員隊(duì)伍嚴(yán)重缺乏應(yīng)有的綜合素質(zhì)，“保管員”的角色造成管理操作不規(guī)范，質(zhì)量參差不齊，優(yōu)質(zhì)服務(wù)差等問題，直接影響到工作的嚴(yán)肅性和效能，更談不上促進(jìn)人才市場(chǎng)檔案管理工作改革與發(fā)展的理論探討。

三、進(jìn)一步完善新形勢(shì)下人才市場(chǎng)的檔案管理工作

1、加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化配置。針對(duì)人才市場(chǎng)檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)不足，應(yīng)積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣母叨戎匾暸c支持，一方面劃撥資金，投入設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理“三室”的分開，引入與應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，如網(wǎng)絡(luò)、電腦等硬件設(shè)施，建立起多種檢索工具，提高檔案信息查找利用。二是科學(xué)編制人才市場(chǎng)檔案專職人員的配備，實(shí)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職務(wù)晉升，促進(jìn)其工作積極性。

2、完善管理方式，進(jìn)行科學(xué)管理?？茖W(xué)規(guī)范化管理人才市場(chǎng)的檔案管理，是檔案信息資源優(yōu)勢(shì)最大發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。一是對(duì)檔案房的案卷組織定期梳理，本著去糟取精原則，按照相互關(guān)聯(lián)重新組卷保留下的案卷資料，并編寫裝訂成冊(cè)，保證案卷頁碼和卷內(nèi)目錄一一對(duì)應(yīng)，做到日后調(diào)檔利用方便又及時(shí)完成歸檔程序；二是及時(shí)填充完善檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本地人才市場(chǎng)實(shí)際情況，制定出適宜自身管理的相應(yīng)制度，特別要注意收集人才近期在論文發(fā)表、培訓(xùn)進(jìn)修和科研成果等體現(xiàn)實(shí)踐能力等方面的材料補(bǔ)充進(jìn)檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。

3、加強(qiáng)對(duì)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)。對(duì)人才市場(chǎng)檔案管理工作者須從三個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)綜合素質(zhì)的提升培養(yǎng)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，利用多種渠道提高館員的重視度，特別是要做好人才就業(yè)方面的咨詢服務(wù)工作，同時(shí)有效批量化操作檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理，減少檔案因外放遺失等危險(xiǎn)。二是通過內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)上崗等方式，促進(jìn)檔案管理工作者主動(dòng)通過多種渠道加強(qiáng)人事檔案管理知識(shí)的自身學(xué)習(xí)，進(jìn)而針對(duì)性開展工作提升服務(wù)能力；三是提高職業(yè)責(zé)任感，檔案管理工作者要在平常工作中多發(fā)現(xiàn)問題，多動(dòng)腦筋，善于思考，提一些創(chuàng)造革新，促進(jìn)工作質(zhì)量的有效提升。

四、結(jié)論

總之，人才市場(chǎng)檔案管理工作在新形勢(shì)下存在著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)現(xiàn)行存在的問題，國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人均應(yīng)全面提升檔案意識(shí)，為加快國(guó)家檔案管理工作法制進(jìn)程，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化探索適合我國(guó)發(fā)展的道路。

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[4]陳曉莉；如何做好企業(yè)檔案管理工作[J]辦公室業(yè)務(wù)；2013(01)