解析檔案保管過程如何處理利用和保密的關系

魯子龍

大慶市紅崗區(qū)人才交流服務站

解析檔案保管過程如何處理利用和保密的關系

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檔案保管是一項重要的工作，加強對檔案的管理，可以提高檔案的利用率，在檔案保管的過程中，還要做好檔案的保密工作，處理好檔案利用與保密的關系，這也是提高檔案保管水平亟待解決的問題。本文對檔案保管中，如何處理好利用與保密關系的方法進行了介紹，希望對檔案管理部門的工作人員提供一定幫助，提高工作人員的業(yè)務水平。

檔案；保管；處理；利用；保密；關系

檔案管理工作中，不斷要做好存儲與保管工作，還要做好保密處理工作，避免重要的信息遭到泄露。對于重要的檔案文件，一定進行加密處理。檔案資料有著重要的價值，加強管理有利于提高檔案文件的利用率，加強對檔案的保密管理，可以保證檔案文件的保管的安全性。檔案館的工作人員要認識到檔案保管的重要性，處理好檔案利用與保密之間的關系，在調(diào)閱檔案時，應做好審批與登記工作，這可以減少泄密問題的出現(xiàn)。下面筆者對處理好檔案利用保密關系的措施進行簡單介紹。

一、制定科學的管理制度，完善檔案保密制度

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，相關工作人員應完善檔案保密建設的制度，還要做好檔案安全管理的宣傳工作，檔案館的工作人員應具有較高的安全意識，認識到檔案保管的重要意義，加強法制宣傳，熟悉保密政策，遵守檔案館制定的相關制度，履行好檔案保管保密的義務。在制定檔案館管理制度時，需要參考國家的相關法律政策，明確工作人員的責任與義務，避免工作人員出現(xiàn)違法的行為。

1、制定科學的管理制度

在檔案館中，應制定出科學的管理制度，這對檔案館工作人員也有著管理與約束的作用，工作人員需要嚴格按照制度中的規(guī)章制度進行操作。對于保密文件，保管時一定要小心謹慎，尤其是在檔案文件傳遞的過程中，應做好監(jiān)管，一些涉密文件沒有得到批準是不能擅自傳閱的，所以，管理人員在檔案保管中，應采用分類管理的方式，涉密文件一定要保證其安全性。有的不法分子會利用先進技術對秘密文件進行竊取，檔案館的工作人員要掌握一定反竊取技術，處理密件時，應多次核對，對借閱的人員做好登記，收回文件后入柜上鎖保管，還要定期檢查，及時銷毀需要清理的文件，對于銷毀文件也要進行登記。檔案館工作人員的日常工作包括文件登記、歸檔、銷毀等。

2、完善檔案保密制度

檔案館還要對保密制度進行完善，隨著科技的不斷發(fā)展，檔案館引進的技術越來越先進，檔案利用的途徑越來越多，這增加了檔案文件信息泄露的概率，所以，檔案館的管理者應針對檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀，對保密制度進行完善，規(guī)范檔案審批的流程，提高檔案利用率的同時，應保證檔案的安全性。對于秘密文件，應避免出現(xiàn)泄漏問題，還要保證檔案的完整性，避免出現(xiàn)缺頁、破損等問題。

二、加強對工作人員的培訓，提高其素質(zhì)與責任心

檔案館的工作人員對檔案管理的質(zhì)量也有著較大的影響，為了保證檔案保管的質(zhì)量，應對工作人員進行定期的培訓，明確工作人員的職責，使其在檔案保管工作中，更加規(guī)范認真。檔案館的工作人員應具有較高的責任心，其要遵守保密守則，具有較高的安全意識以及保密意識，這樣才能有效降低泄密事件的發(fā)生。在有的檔案館中，存在工作人員保密意識淡薄的問題，其對先進的保密技術還沒有完全掌握，這影響了檔案館的健康發(fā)展。

1、提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館要定期對工作人員進行培訓，做好安全知識的宣傳工作，這有利于提高工作人員的綜合素質(zhì)。在培訓中，不但要使檔案館的工作人員掌握先進的技術，還要提高其服務意識，使其在工作中更好的為人民服務。檔案館的工作人員應具有較高的政治責任心，樹立全心全意為人民服務的意識，還要熱愛本職工作。在培訓中，檔案管理人員應樹立正確的人生觀與價值觀，工作人員應具有堅定的政治立場，避免與外界人員同流合污，竊取檔案館中的文件。工作人員應具有較高的鑒別能力，不能受到金錢的誘惑，在平時的工作中，恪守紀律，保證國家的機密不遭到竊取。

2、加強業(yè)務培訓

檔案館的工作人員不但要具備專業(yè)的知識，還要熟悉檔案法規(guī)，在當前信息時代下，應掌握先進的檔案管理知識，檔案館工作人員需要掌握的知識包括統(tǒng)計學、傳播學、情報學等，在培訓的過程中，要使其掌握現(xiàn)代化的計算機技術，通過實踐掌握操作技術。工作人員還要學會先進設備的操作，這有利于實現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案館的工作人員還應具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，要具有敏銳的洞察力，善于總結(jié)工作經(jīng)驗，其需要具有獨立處理問題的能力，有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，按照工作流程進行檔案借閱，避免泄密問題的出現(xiàn)。

三、正確對待檔案的利用問題

我們在享受公共檔案信息知情權、使用權的同時，依法履行對秘密信息的保密是責無旁貸的義務。利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴格做好保密工作的同時，應正確處理好檔案保密和利用的關系，避免負面作用的發(fā)生。

1、加強絕密檔案的日常使用管理

絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

2、規(guī)范檔案利用者的使用范圍

檔案利用者傳閱秘密文件、資料要嚴格實行簽收制度，按規(guī)定范圍單線傳閱，不得橫傳，隨時掛號銷號，及時催閱；不得擅自翻印、摘抄轉(zhuǎn)載、公開引用。嚴格按照相關手續(xù)借閱文件，閱讀完畢的文件、資料隨時退還機要、秘書人員或承辦人，密碼電報及絕密文件要當天退還機要室；復印秘密文件，必須辦理審批手續(xù)，復印件要同原件一樣妥為保管。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案保管是一項重要的工作，檔案管理人員需要掌握檔案收集、分類與歸檔技術，還要掌握保密處理技術，這有利于提高檔案的利用率以及安全性。在現(xiàn)代化的檔案館中，應用了大量的信息技術，還引進先進的設備，為了提高資源的利用價值，需要對檔案館的工作人員進行培訓，使其掌握操作技術。檔案管理人員應嚴格按照管理制度以及保密準則，不能出現(xiàn)違規(guī)操作的行為。在對檔案進行借閱時，應按照相關流程進行審批與記錄，對收回的檔案要進行檢查，避免出現(xiàn)缺損問題。

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[3]張鳳菊.試論檔案保管過程中的保密[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學院學報,2010(02)