檔案信息化建設(shè)及檔案管理的探究

廖婉思廣東省連州衛(wèi)生學(xué)校 513400

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檔案信息化建設(shè)及檔案管理的探究

廖婉思
廣東省連州衛(wèi)生學(xué)校 513400

[摘要]隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，信息技術(shù)也在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，在各企事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)成為一項(xiàng)十分必要的工作。將檔案進(jìn)行信息化管理不僅有利于提高有關(guān)部門和企業(yè)的管理效率，也能夠更好的促進(jìn)企事業(yè)單位的不斷發(fā)展。本文通過介紹說明檔案管理工作中信息化建設(shè)的主要概念及必要性，對現(xiàn)階段信息化建設(shè)中存在的主要問題加以探討分析，并提出了與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)相關(guān)的解決措施。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；檔案管理

1.引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運(yùn)用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設(shè)由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)在結(jié)合單位自身實(shí)際情況的同時(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使之在長期的信息化建設(shè)中得到充分的發(fā)展。

2.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)對在檔案工作中涉及的信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實(shí)際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時(shí)期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時(shí)確保信息的安全性，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設(shè)及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

3.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個(gè)地區(qū)和單位檔案管理建設(shè)的進(jìn)度各不相同，且對檔案的信息化建設(shè)缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴(yán)重落后，這也導(dǎo)致各個(gè)地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設(shè)備，從而為檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，有關(guān)單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大都缺乏高性能的基礎(chǔ)設(shè)施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進(jìn)行及時(shí)有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.3對檔案信息化建設(shè)管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠全面，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進(jìn)程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導(dǎo)致相關(guān)管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進(jìn)行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進(jìn)程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設(shè)工作對相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學(xué)技術(shù)和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗(yàn)，在具體工作時(shí)結(jié)合實(shí)際情況對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設(shè)的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗(yàn)，不利于檔案管理及檔案信息化建設(shè)工作水平的提高。

4.加強(qiáng)檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設(shè)過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設(shè)的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實(shí)際上，技術(shù)人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進(jìn)行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細(xì)的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設(shè)工作落實(shí)到實(shí)處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。

4.2增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實(shí)到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設(shè)工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設(shè)施，保證之后檔案管理工作的有序進(jìn)行。另外，在保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施正常運(yùn)行的同時(shí)，也要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)完善，不斷運(yùn)用先進(jìn)的信息多媒體技術(shù)建立健全檔案管理網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識水平。相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定時(shí)定期對檔案管理及信息化建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)教育工作，使之充分認(rèn)識到檔案資料信息化管理的重要性，增強(qiáng)宣傳力度的同時(shí)不斷強(qiáng)化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識。此外，有關(guān)單位和部門管理階層及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的責(zé)任意識，運(yùn)用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責(zé)任體系，使檔案信息化建設(shè)的工作合理有序進(jìn)行。

5.加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)及培養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實(shí)際情況來說，從事檔案管理信息化建設(shè)的高級人才數(shù)量匱乏，技術(shù)人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設(shè)的工作隊(duì)伍，提高建設(shè)的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強(qiáng)對現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)工作人員的管理力度，強(qiáng)化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴(kuò)充檔案管理信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍。

6.結(jié)束語

如今，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的重要標(biāo)志之一，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。實(shí)際上，檔案管理的建設(shè)是一個(gè)長期且復(fù)雜的工作，需要多方面進(jìn)行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設(shè)的步伐。

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