強化建筑施工檔案管理工作的方式分析

蔣曉鳳重慶市美聯(lián)建筑工程有限公司 401120

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強化建筑施工檔案管理工作的方式分析

蔣曉鳳
重慶市美聯(lián)建筑工程有限公司 401120

[摘要]在建筑施工過程中，建筑施工檔案管理工作至關(guān)重要，建筑施工檔案作為建筑工程建設(shè)的重要歷史資料，會在日后工程的后續(xù)施工、運行、改建等工作中有著重要的參考價值。所以，強化建筑施工檔案管理工作的進行，對我國的工程建筑具有非凡的意義，就建筑施工檔案工作中存在的問題、問題的成因和解決辦法進行分析和探討。

[關(guān)鍵詞]建筑施工；檔案管理工作；有效對策

引言

建設(shè)周期較長、投入成本較大是我國建筑工程發(fā)展的主要特點之一，在建筑施工工作中，如何有效的提高建筑工程的質(zhì)量，并為建設(shè)工程未來的使用打下堅實的基礎(chǔ)，是我國建筑企業(yè)急需解決的問題。本文就強化建筑施工檔案管理工作中存在的幾個問題，提出相關(guān)的分析和簡單解決辦法。

一、當今我國建筑施工檔案管理工作中的不足

（一）檔案意識淡薄

近些年來，我國建筑工程項目數(shù)量日益增多，越來越多的企業(yè)工程在質(zhì)量上出現(xiàn)問題。在相對的檔案管理工作上，很多企業(yè)在實施過程中往往不夠重視，忽視了檔案的重要性，導致了許多極具保存價值的檔案遺失，或者是很多無價值檔案混入檔案管理工作中。這樣一來，許多有歸檔價值的建筑工程在工程驗收、結(jié)算等過程中資料嚴重不全，阻礙了建筑工程檔案的利用和建筑工程的質(zhì)量。工作人員對檔案的淡薄意識間接造成了建筑工程的質(zhì)量問題，錯過了建筑工程檔案最佳的收集整理時期，對建筑工程的資料歸檔過程造成了嚴重的影響。

（二）檔案管理體系尚未健全

在目前建筑工程檔案管理工作中，因為缺乏相應(yīng)的管理體系，導致在檔案收集整工作上有所欠缺，并會對檔案管理系統(tǒng)造成嚴重的影響，從而使施工檔案不能發(fā)揮其根本作用。因此，在建筑工程進行的過程中，必須要加強檔案收集整理工作的必要性，力求形成一個完善的檔案管理體系，從而來保證檔案收集整理工作的有效進行。

（三）檔案資料缺乏真實有效性

在建筑工程進行過程中，常常因為各種各樣原因?qū)е聶n案的丟失或因為檔案收集時份數(shù)不夠，在移交建筑工程相關(guān)文件時經(jīng)常使用復印件代替。還有因為相關(guān)管理制度不完善，導致一些審批文件和圖章的簽字工作不規(guī)范，經(jīng)常有無關(guān)人員代簽現(xiàn)象的發(fā)生，造成建筑工程檔案資料的真實性降低。再或者，部分檔案管理人員沒有形成較強的檔案意識，在檔案轉(zhuǎn)交工作上不及時，或者收集整理檔案不及時，會錯過檔案最佳的整理時機，都會對建筑工程檔案的最終價值造成巨大的損失。

二、檔案管理工作中問題的成因分析

（一）檔案管理制度沒有得到貫徹落實

在如今各個建筑工程施工單位中，管理檔案的工作方式和方法存在著交大的差異，因為各單位對檔案的實際需求不同，因此無法對檔案管理工作進行統(tǒng)一的管理和制度約束，所以在建筑工程的具體建設(shè)過程中，極度缺乏規(guī)范的管理制度。同時也因為施工檔案管理制度上的不完善，導致檔案工作在建筑工程施工過程中開展的力度不夠、隨意性較大，從而無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。并且隨著建筑工程的進行，檔案資料的數(shù)量也在逐漸增多，因為缺少相應(yīng)的管理制度，所以檔案管理的效果無法得到保證。

（二）相關(guān)建筑單位對檔案管理工作不重視

很多建筑單位目前還沒有意識到檔案管理工作的重要性，隨著建筑工程的開展，建筑單位缺乏專職的檔案工作管理人員，將檔案管理工作視為臨時的、應(yīng)付性工作，在單位企業(yè)內(nèi)部也缺乏完善的檔案管理體系，從而不能保證檔案工作的有效進行。而且大部分建設(shè)人員和檔案管理人認為檔案管理工作相對很辛苦、枯燥，對檔案里管理工作缺乏積極性。所以在收集整理檔案資料時，也沒有按時完成，大大降低了檔案管理工作的效率。

三、強化建筑施工檔案管理工作的方式

（一）提高檔案意識

建筑單位應(yīng)當緊跟當今社會發(fā)展趨勢，與時俱進，改變守舊的管理思路，逐步向信息化管理轉(zhuǎn)變，將以人為本作為核心思想，大力推行人本管理概念。同時建筑單位企業(yè)應(yīng)當在內(nèi)部向員工大力宣傳檔案管理的重要性，讓員工充分意識到規(guī)范檔案管理工作的必要，提高檔案意識，進而在建筑工程進行時有效提高工程質(zhì)量。同時，在檔案管理工作進行過程中，會涉及到多個部門，將各個部門應(yīng)當協(xié)調(diào)起來，形成健全的、完整的體系，加強各部門的溝通交流，將會有效的促進管理工作開展。

（二）健全相關(guān)的檔案管理制度

對于如何完善相關(guān)的檔案管理制度，有幾點建議：實施崗位責任制，明確建筑單位中每個檔案管理人員的責任要求，并對管理人員的技能水平進行評估考核；建立檔案室，在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，加強檔案管理意識，對在職員工進行相關(guān)的思想教育，進而不斷完善相關(guān)的檔案管理制度；確保檔案管理的規(guī)范性，在企業(yè)內(nèi)部進行統(tǒng)一要求，制定科學的管理制度，并安排專人進行檔案管理工作的監(jiān)督，在科學可行的方案下，使檔案管理工作的效率不斷提高。

（三）確保檔案資料的真實有效

為了保證建筑工程檔案的真實有效，項目負責人在建筑工程進行過程中，明確各工作人員的工作職責，必須依照相關(guān)法律規(guī)定嚴格監(jiān)察簽字工作，決不允許隨意代簽現(xiàn)象的發(fā)生。若是在因為不可抗力原因不能親自簽字，只能找人代簽的情況下，則必須要求項目責任人出示相關(guān)授權(quán)書，且授權(quán)書必須具有相關(guān)法律效益，并和項目文件保持一致性。在項目實施過程中，為了保證檔案資料的準確性，項目負責人必須實時監(jiān)管檢查檔案內(nèi)容，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須立即修改。項目負責人應(yīng)當保證在項目進行過程中，積極的開展工作，對工地、檔案的實時考核，時刻關(guān)注檔案的歸檔工作，提升檔案管理的真實性和相關(guān)法律效益。

（四）對檔案管理專員進行培訓

在建筑工程進行中，檔案管理工作質(zhì)量的好壞由檔案管理專員的業(yè)務(wù)水平直接決定，一個具備高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理員能夠有效的提高檔案管理工作進行的效率。因此，提高檔案管理專員的專業(yè)水平極為重要。對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，使檔案管理人員能夠掌握基本的工程狀況和進展程度，并對檔案管理工作的進展進行判斷，不斷的完善自己，提高專業(yè)水平。同時，檔案管理人員應(yīng)當充分結(jié)合當今社會發(fā)展理念，建立并完善高效科學的管理體制，從而保證檔案管理工作的高效進行。

結(jié)語

檔案作為建筑工程過程的全記錄，在實施建筑工程過程中有著不可替代的作用，各建筑單位應(yīng)當樹立正確的觀念，重視施工檔案管理工作的有效進行，明確檔案管理給建筑工程帶來的價值，并對檔案管理工作的效率進行不斷的提高，完善相關(guān)的管理體制，加強相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平，進而從側(cè)面提高我國建筑工程的總體質(zhì)量。

參考文獻

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