淺析檔案業(yè)務(wù)的技能途徑

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淺析檔案業(yè)務(wù)的技能途徑

王春玲

黑龍江財(cái)經(jīng)學(xué)院 150025

[摘要]檔案管理工作人員要提高技能水平，提高工作效率，適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理質(zhì)量的要求。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，掌握最新的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，以提高檔案工作的效率，保證館藏檔案的質(zhì)量。本文對(duì)提高新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的技能途徑進(jìn)行了分析，希望能對(duì)檔案管理者提供一定的幫助。

[關(guān)鍵詞]檔案業(yè)務(wù)；技能；途徑；分析

新時(shí)期下，檔案管理部門要提高工作人員的工作效率，加強(qiáng)技能水平培訓(xùn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案整理的質(zhì)量。在具體的檔案管理工作中，要針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題找出應(yīng)對(duì)的措施，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，提高檔案業(yè)務(wù)的管理水平。本文對(duì)提高檔案業(yè)務(wù)的技能途徑進(jìn)行了分析，以供參考與借鑒。

一、改變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理人員要改變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案整理工作的重視程度，學(xué)習(xí)新的知識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理部門發(fā)展的要求。檔案存放單位要對(duì)傳統(tǒng)的管理體系進(jìn)行創(chuàng)新和改革，領(lǐng)導(dǎo)者要更新管理理念，做好對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，營(yíng)造良好的工作氛圍，提高工作人員的技能水平，提高員工的責(zé)任心和創(chuàng)新意識(shí)，明確分工，各盡其職。另外，上級(jí)部門要做好監(jiān)督與管理工作，做好資源的配置工作，改變業(yè)務(wù)模式，提高工作人員的素質(zhì)，這樣才能保證檔案管理的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的技能水平與專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案的保管、開發(fā)、利用的效率。檔案工作要求檔案管理人員要具備堅(jiān)定的政治素質(zhì)，貫徹“保守機(jī)密，依法治檔”的行為準(zhǔn)則，積極做好檔案的開發(fā)利用工作。檔案管理工作量大、周期長(zhǎng)、枯燥單調(diào)，容易產(chǎn)生厭煩感，易導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量的下降。在實(shí)際工作中，要樹立“愛(ài)崗敬業(yè)，服務(wù)第一”的思想，使檔案管理人員熱愛(ài)本職工作，忠于職守，具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、細(xì)心的工作態(tài)度以及樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效的方針，對(duì)檔案管理人員開展多元化、全方位的繼續(xù)教育，加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使他們對(duì)檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范爛熟于心，熟練操作，提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，根據(jù)新形勢(shì)的要求努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能。面對(duì)著電子文件的大量增加和信息載體多樣化，檔案管理人員要掌握這些新知識(shí)、新業(yè)務(wù)，提高綜合實(shí)踐能力。

三、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

檔案工作現(xiàn)代化是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、傳遞等工作過(guò)程用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。廣泛運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理及各種統(tǒng)計(jì)工作，把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不完善，要樹立檔案信息資源共享意識(shí)，加快設(shè)施、設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的應(yīng)用步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化工作水平。及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、高速掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，利用光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的作用，借助檔案管理軟件的輔助，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高查閱的效率，節(jié)省檢索的時(shí)間，保證檢索的正確率，提高檔案的安全性，確保檔案的完整性。

四、采取雙套模式，構(gòu)建手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

這里說(shuō)的雙套模式是指檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行紙質(zhì)檔案、電子檔案“雙套制”并存管理的模式。存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定性使電子檔案的完整性與真實(shí)性大幅降低，電子文件的載體都具有重寫性，復(fù)制和更改電子信息就變得非常簡(jiǎn)單了，難以確保電子檔案的真實(shí)和原始。過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備，就使信息的真實(shí)性和完整性嚴(yán)重缺失。如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)硬件故障或病毒干擾，那整個(gè)檔案信息系統(tǒng)就癱瘓了，存儲(chǔ)的文件也會(huì)丟失。另一方面隨著文件資料數(shù)量的不斷增多，各地檔案庫(kù)房日趨飽滿，隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)老舊退化，急需新技術(shù)的開發(fā)利用?，F(xiàn)代信息載體和記錄方式的多樣化，使很多活動(dòng)的記錄已不使用紙張形態(tài)，這要求現(xiàn)代檔案管理必須隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，不是短時(shí)間內(nèi)可以完成的，需要一個(gè)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作，例如歸檔管理和檔案基礎(chǔ)材料的收集、鑒定、整理等，主要還是靠手工作業(yè)，不能提到檔案管理現(xiàn)代化就完全放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們?cè)诜e極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)的同時(shí)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，避免因計(jì)算機(jī)硬件或軟件出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案的丟失或者惡意刪除。

五、重視規(guī)范化，完善檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和體系

為防止在檔案管理工作中出現(xiàn)無(wú)法可依，無(wú)章可循的混亂局面，檔案管理工作現(xiàn)代化首先就要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，需要在系統(tǒng)內(nèi)取得一致的認(rèn)同，為提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，來(lái)充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)的內(nèi)容。

通過(guò)制定檔案管理工作的組織標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，更好地、更科學(xué)地開展檔案管理工作，指導(dǎo)檔案管理工作順利開展。在檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程中，現(xiàn)代化的設(shè)備、現(xiàn)代化的技術(shù)方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運(yùn)用，以目前檔案管理人員的知識(shí)素質(zhì)不能充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用。尚有一些檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)備沒(méi)有充分發(fā)揮作用，甚至處于閑置狀況，其關(guān)鍵是管理人員素質(zhì)的問(wèn)題。所以，建設(shè)一支具有較高知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是檔案工作現(xiàn)代化的基本保證，沒(méi)有這樣一支隊(duì)伍，現(xiàn)代化就無(wú)從談起。

六、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)提高檔案管理水平的途徑進(jìn)行了分析，檔案工作人員一定要具有創(chuàng)新意識(shí)，積極提出問(wèn)題解決問(wèn)題，改進(jìn)工作方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展。