芻議優(yōu)化工程檔案管理的一般對策

■文/李娟

芻議優(yōu)化工程檔案管理的一般對策

■文/李娟

摘要檔案管理歷來是企事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要事務(wù)，關(guān)系著搜集、整理、保存、利用的一系列環(huán)節(jié)。工程檔案也是一樣，針對存在的問題，必須有規(guī)范化、制度化、正規(guī)化、現(xiàn)代化的管理體制，才能實現(xiàn)為工程建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞工程檔案存在弊端應(yīng)對辦法

一、近年來我國工程檔案管理工作中存在的主要弊端

1、對工程檔案管理不夠重視。檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項目成立初期，對檔案的認(rèn)識不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

2、檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設(shè)全過程中的資料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項目建設(shè)人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

3、歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、采取有效措施致力于提高工程檔案管理質(zhì)量事在必行

1、必須充分認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項目檔案管理的前提。工程項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項目檔案管理機構(gòu)和配備專職檔案員，從機構(gòu)和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2、務(wù)必制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度。加強項目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。

3、務(wù)必定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)?？紤]到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

4、務(wù)必加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)。一個單位項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案的組織者對檔案的重視程度有著極大的關(guān)系。

針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識簿弱、檔案管理人員與基建負(fù)責(zé)人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將項目建設(shè)檔案工作以法律形式進行約定。二是組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強責(zé)任意識。

（作者單位：深圳市地鐵集團有限公司）