論計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用

文／襄州區(qū)道路運(yùn)輸管理所　賀鵬程

論計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用

文／襄州區(qū)道路運(yùn)輸管理所賀鵬程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，推動(dòng)了檔案管理工作走向社會(huì)化，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，面對(duì)日益增加的工作量，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的滲透，不僅減少了工作量，而且極大地提高了檔案管理工作效率和質(zhì)量，為檔案管理工作開辟了一條新途徑。本文對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用進(jìn)行了闡述，并以此為研究基點(diǎn)，著重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用進(jìn)行了分析與介紹，以期能夠進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作效率與水平的提高。

計(jì)算機(jī)；檔案管理；作用

近年來(lái)，社會(huì)進(jìn)步以及科技的發(fā)展，使計(jì)算機(jī)逐漸走進(jìn)人們的生活中，并被廣泛推廣和普及，為人們的生活和工作帶來(lái)了更多便利，特別是在檔案管理工作中，具有十分重要的作用。

一、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要作用

（一）工作效率高、速度快。計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠規(guī)范檔案管理信息數(shù)據(jù)，使用者可以通過計(jì)算機(jī)快速查找到自己需要的資料，突破傳統(tǒng)檔案管理手工編目和查詢慢等不足之處，能夠有效提高工作效率。另外，傳統(tǒng)手工編目容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而計(jì)算機(jī)的應(yīng)用；能夠解決這一問題，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的相互融合，為檔案管理工作提供了支持，能夠?qū)崿F(xiàn)異地管理，解決地域差距問題，打破時(shí)間和空間限制，為多個(gè)使用者提供幫助，實(shí)現(xiàn)資源共享以及統(tǒng)一管理，進(jìn)而提高檔案總體服務(wù)水平。

（三）有助于保護(hù)檔案信息。傳統(tǒng)檔案是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案不易保管、且易臟、易毀，增加了檔案管理工作的難度，不僅管理成本大，且效果不明顯。相比較而言，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，使工作人員能夠直接在計(jì)算機(jī)上查詢信息資料，而且能夠通過終端權(quán)限瀏覽非涉密級(jí)檔案以及涉密檔案，不僅避免了外界因素對(duì)檔案的影響，還能夠有效保護(hù)檔案，發(fā)揮保護(hù)作用以及物理隔離，逐漸成為未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。

（四）有助于節(jié)約空間，增加儲(chǔ)備量。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的管理，主要采取光盤、微縮膠盤以及磁盤等形式對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這些形式都具有儲(chǔ)存量大、記錄速度快等優(yōu)勢(shì)，能夠滿足檔案管理工作的需求，并且，在管理方式和方法上，與紙質(zhì)檔案管理方式互通，能夠節(jié)約實(shí)際空間，避免占用過多庫(kù)房，降低成本費(fèi)用，為構(gòu)建檔案管理體系奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。另外，光盤作為季度檔案的重要載體，能夠確保檔案圖像的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案全文儲(chǔ)存，在使用者進(jìn)行查詢過程中，能夠有效避免人們直接接觸檔案原件，對(duì)檔案造成的損壞，延長(zhǎng)檔案使用壽命，減少管理成本，為傳統(tǒng)檔案管理開辟了一條新道路，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)。

（五）有助于優(yōu)化資源配置。傳統(tǒng)檔案管理工作主要是通過人工對(duì)檔案信息管理進(jìn)行收集、整理等工作，需要消耗大量人力、物力，增加了檔案管理成本，且工作效率并不高，工作成果也不明顯，與快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)需求相背離，通過計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的運(yùn)用，在提高檔案信息儲(chǔ)存量的同時(shí)，還增加了信息使用頻率，推動(dòng)檔案信息轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力，優(yōu)化資源配置，為實(shí)現(xiàn)節(jié)約型社會(huì)發(fā)展目標(biāo)作出貢獻(xiàn)，是堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展原則的重要體現(xiàn)。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）明確案卷概念。傳統(tǒng)案卷文件存在組合體和報(bào)關(guān)單位雙重屬性，但是，這種方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)計(jì)算機(jī)時(shí)代發(fā)展需求，計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)大量電子案卷，且案卷也會(huì)存在于不同的保管單位。因此，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理過程中，需要建立全面、科學(xué)以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜跈n案分類方案，并將其作為案卷分類的主要依據(jù)，為計(jì)算機(jī)檔案管理工作的推廣和普及奠定基礎(chǔ)，從而提高工作效率和質(zhì)量，確保檔案信息的真實(shí)性和有效性，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，人們生活在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理工作不僅要重視技術(shù)方面內(nèi)容，還需要增強(qiáng)檔案工作人員現(xiàn)代管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作人員傳統(tǒng)觀念，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的管理模式，積極推行計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)劃，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定一套適合自身發(fā)展目標(biāo)的管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)檔案管理工作十分重要，特別是在人力、物力等具體細(xì)節(jié)上的設(shè)計(jì)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）完善網(wǎng)絡(luò)信息管理體系。計(jì)算機(jī)檔案管理的推廣和普及，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)控制和管理，深入研究自身檔案管理實(shí)際情況，并配備統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)，通過與現(xiàn)代通信技術(shù)有機(jī)結(jié)合，開發(fā)智能和網(wǎng)絡(luò)檢索方式，推動(dòng)檢索方式走向現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)文檔一體化建設(shè)目標(biāo)，從而提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理全面發(fā)展。

三、結(jié)論

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在檔案管理工作中具有十分重要的地位和作用。因此，我國(guó)相關(guān)部門要認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的重要性，加大資金投入力度，推廣和普及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高檔案管理工作效率，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)、健康發(fā)展。