關(guān)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的體會(huì)與思考

文/北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 劉曼

近年來，筆者所在的北京某研究所為了拓展科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，提升本所科研生產(chǎn)能力和水平，加大了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)。新建、擴(kuò)建和改建了許多科研、生產(chǎn)基地，由此產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案。如何做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，筆者談幾點(diǎn)實(shí)際工作中的體會(huì)與思考。

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

要想做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，首先應(yīng)該了解它的特點(diǎn)。與其它類型的檔案相比，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

(一) 檔案數(shù)量大、門類多。一個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在建設(shè)過程中往往會(huì)涉及多個(gè)單位和部門。外部涉及項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、上級(jí)主管部門等，內(nèi)部則會(huì)涉及計(jì)劃、基建、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)及生產(chǎn)科研等多個(gè)部門。因此工程期間，產(chǎn)生的文件既有管理性文件又有專業(yè)技術(shù)性文件，既包括建設(shè)工程項(xiàng)目檔案又包括財(cái)會(huì)檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案等。這就形成了固定資產(chǎn)投資檔案數(shù)量大、門類多的特點(diǎn)。

(二) 資料收集過程相對(duì)復(fù)雜。通常一個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容繁多而且建設(shè)周期長，因此在項(xiàng)目建設(shè)過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生人員變動(dòng)，材料交接不清楚、不完整的情況，這樣就給固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案收集工作帶來了一定的困難。此外，建設(shè)人員并非專業(yè)的檔案人員，對(duì)材料收集的重視度有限，再加上業(yè)務(wù)水平不一，收集材料的范圍以及質(zhì)量上也會(huì)出現(xiàn)偏差，這也是造成固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集過程相對(duì)復(fù)雜的重要原因。

(三) 檔案管理工作難度相對(duì)較高。由于項(xiàng)目建設(shè)期間形成的文件資料數(shù)量多且門類繁雜，因此要針對(duì)項(xiàng)目檔案不同的形成規(guī)律采取相應(yīng)的管理方法和措施，以適應(yīng)其多樣性的特點(diǎn)，這就無形中增加了檔案管理工作的難度；同時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)參建單位不止一個(gè)，且各自完成的工作類型、內(nèi)容均不相同，他們對(duì)項(xiàng)目文件資料的編制、收集和整理上往往存在著不同的標(biāo)準(zhǔn)，這就造成在進(jìn)行文件資料移交時(shí)整理標(biāo)準(zhǔn)多樣，給項(xiàng)目檔案管理工作帶來了不少困難。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題

(一) 各方面對(duì)項(xiàng)目檔案缺乏足夠的重視。由于項(xiàng)目檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案的重要性缺乏必要的了解，從而對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作重視不夠，且組織不得力，責(zé)任不落實(shí)。而項(xiàng)目管理人員和建設(shè)人員中也存在著輕視項(xiàng)目檔案，認(rèn)為項(xiàng)目檔案可有可無的思想，反映在行動(dòng)中就是忽視項(xiàng)目建設(shè)過程中所產(chǎn)生文件資料的審查、收集和歸檔工作，使項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性受到不同程度的破壞。

(二)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，且缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。以筆者所在的某研究所為例，6名檔案管理人員中，有的從事檔案管理工作已十?dāng)?shù)年，而有的僅數(shù)月而已。在對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的過程中，有的檔案人員缺乏對(duì)項(xiàng)目的了解，僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事，有的雖然很快對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了全面的了解，但面對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目檔案時(shí)卻因缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)而無從下手。由于人員少、兼職多、工作量大再加上檔案培訓(xùn)工作往往不被重視，檔案人員每天只能忙于事務(wù)性工作，缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使從事項(xiàng)目檔案工作人員的整體素質(zhì)和專業(yè)能力與項(xiàng)目建設(shè)的高速發(fā)展不相適應(yīng)，從而使檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。

(三)項(xiàng)目檔案工作相對(duì)滯后。針對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)量大、門類多、收集過程相對(duì)復(fù)雜等特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案有具體的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范以及保管要求。由于分工的原因，項(xiàng)目檔案的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)分散在各業(yè)務(wù)部門和參建單位，而項(xiàng)目管理部門對(duì)檔案管理知之甚少，常常是等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，提到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)了，才知道項(xiàng)目檔案還有這些要求，這就會(huì)造成工作被動(dòng)并且大量積壓，對(duì)檔案的收集也往往會(huì)出現(xiàn)漏項(xiàng)等問題，再加上在建設(shè)周期很長的情況下，難免會(huì)有相關(guān)人員變動(dòng)、工作交接不暢等現(xiàn)象，這些都會(huì)給檔案工作增加一定的難度和復(fù)雜度。

三、如何做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理工作

(一)提高對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視度，建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案工作不同于項(xiàng)目的其它工作，僅靠檔案管理部門或項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是不夠的，只有全員充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的重要性并且全員參與到檔案工作中，才能有效地保證檔案的完整和準(zhǔn)確。做好項(xiàng)目檔案工作，必須使項(xiàng)目檔案管理的全過程有法可依、有章可循，除了以國家相關(guān)法令、法規(guī)為準(zhǔn)繩以外，仍需建立健全項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確項(xiàng)目檔案歸口管理部門，建立項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作責(zé)任，實(shí)行項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制及考核機(jī)制，定期對(duì)項(xiàng)目人員規(guī)章制度落實(shí)情況、歸檔完成情況等進(jìn)行檢查、控制和考核。

(二)加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流，提高項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)水平。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是各種檔案中最復(fù)雜、最具系統(tǒng)性的檔案，要想確保它的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，對(duì)項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)水平具有較高的要求，必須同時(shí)具備檔案管理、聯(lián)系協(xié)調(diào)、檔案信息化、檔案宣傳等多種能力。除了檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和教育以外，檔案人員也需加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)能力，主動(dòng)提高自身業(yè)務(wù)水平，在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)積極與項(xiàng)目管理人員、建設(shè)人員進(jìn)行相互交流與學(xué)習(xí)，了解和熟悉項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程，有的放矢地開展歸檔工作，從而達(dá)到提高項(xiàng)目檔案的質(zhì)量及整體水平的目的。

(三) 項(xiàng)目檔案管理工作必須提前介入，與項(xiàng)目建設(shè)工作同步開展。針對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作滯后于項(xiàng)目建設(shè)工作的現(xiàn)狀，建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變工作方式，提前介入項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，根據(jù)項(xiàng)目具體情況有針對(duì)性地制訂相關(guān)的規(guī)章制度、歸檔范圍及要求；及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，檔案管理工作與項(xiàng)目實(shí)施工作同步開展；對(duì)項(xiàng)目管理人員、建設(shè)人員的檔案工作實(shí)時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。力爭在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中做到“四同步”：即下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目檔案資料收集情況同步；驗(yàn)收、檢定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收檢定項(xiàng)目歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目歸檔資料齊備同步。

四、結(jié)束語

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案既是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)歷史記錄，也是項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的前提和保證。做好項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，對(duì)于項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作都起著十分重要的作用。因此，各企業(yè)檔案部門應(yīng)適時(shí)地轉(zhuǎn)變思想和工作方式，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)，探索出一條既與項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)相適應(yīng)，又適合本單位實(shí)際情況的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理方法，使項(xiàng)目檔案這一無形資產(chǎn)的效用最大化，更好地服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)。

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