基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

文／湖北省棗陽市鹿頭人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心　駱鳳麗

基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

文／湖北省棗陽市鹿頭人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心駱鳳麗

當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展迅速，在各個(gè)領(lǐng)域中逐漸滲透且作用較大，為每個(gè)行業(yè)帶來了翻天覆地的變化。而檔案管理建設(shè)受到這種現(xiàn)象的影響也變化明顯，在檔案信息化中信息化建設(shè)也成為主要趨勢，大幅度提升了檔案建設(shè)的高度與水平，使其步入全新時(shí)代。

檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域均在廣泛使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使我國檔案管理水平獲得極大提升，且檔案管理相關(guān)技術(shù)也得到創(chuàng)新與完善。自改革開放后我國科技水平進(jìn)步飛速，不僅加快了檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程，還為檔案管理的良好發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。在開展檔案患者與建設(shè)檔案信息化過程中需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，檔案管理部門也需創(chuàng)新并改革傳統(tǒng)檔案管理模式，以適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化檔案信息發(fā)展趨勢。

一、強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識

檔案管理的主要目的在于為社會(huì)大眾提供優(yōu)良服務(wù)，因此要強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識。檔案管理部門相關(guān)人員需對檔案信息管理思路進(jìn)行拓展，堅(jiān)持檔案服務(wù)于大眾的思想理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，并改變傳統(tǒng)檔案管理中輕利用重保管、片面對維護(hù)檔案完全性與完整性的管理原則與以檔為本的價(jià)值理念進(jìn)行強(qiáng)調(diào)的現(xiàn)象；對檔案在充分發(fā)揮其作用時(shí)范圍較為狹窄以及檔案本應(yīng)具有開放性卻被束之高閣的局面予以扭轉(zhuǎn)，將檔案神秘外衣揭開，為大眾提供更好服務(wù)。

二、強(qiáng)化檔案信息化水平

檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化離不開信息化操作，因此需強(qiáng)化其信息化水平，可從從以下途徑開展：首先，對各種硬件軟件設(shè)施進(jìn)行配備，同時(shí)開展自主創(chuàng)新，以研究出與自身系統(tǒng)相適應(yīng)的軟件，并在不斷利用的過程中進(jìn)行完善與優(yōu)化，確保平臺構(gòu)建的完善性，為下一環(huán)節(jié)的工作做好鋪墊。其次，實(shí)現(xiàn)檔案中心全文與目錄的數(shù)字化。在信息化系統(tǒng)中材料存在的主要方式為介質(zhì)，對于大部分檔案信息而言，要想在系統(tǒng)中完好保存就需要錄入信息，由于檔案信息資料通常較多，故而錄入工作量比較大，一定要在錄入之前嚴(yán)格規(guī)定錄入標(biāo)準(zhǔn)與方式，確保錄入工作具有統(tǒng)一性，同時(shí)可實(shí)行雙套工作模式，即數(shù)字與紙質(zhì)，這樣不僅可促使檔案中心工作人員效率得以提升，還能夠防止工作人員不斷重復(fù)工作，減輕工作負(fù)擔(dān)，加快檔案信息化進(jìn)程。最后，要密集界定上網(wǎng)信息。在檔案館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后其信息具備共享功能，因此需對室藏文件設(shè)置瀏覽權(quán)限，將一部分公開，而另一部分則只有內(nèi)部工作人員才有查閱權(quán)限。對于重要的機(jī)密文件則要嚴(yán)格界定使用者的身份。同時(shí)，還需網(wǎng)上驗(yàn)證查閱者的身份，這樣才能結(jié)合查閱人身份信息為其提供相應(yīng)的檔案公開內(nèi)容，進(jìn)而確保檔案的安全性。

三、建立一支素質(zhì)高且穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍

在檔案館中一定要構(gòu)建一支穩(wěn)定性高且素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，必須促使檔案管理人員變得專業(yè)，改變以往雜業(yè)型工作模式。確保在對檔案工作實(shí)行現(xiàn)代化管理的過程中凸顯出持續(xù)、有序以及正常等特征，且要充分意識到在此過程中起主要作用的是人。當(dāng)前在檔案管理領(lǐng)域中暴露出諸多問題，例如缺少既精通檔案專業(yè)知識又了解軟件開發(fā)的復(fù)合型人才，因此要注意引進(jìn)這類人才，亦可為檔案管理部門員工提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，促使隊(duì)伍整體素質(zhì)得到提升，并定期更新工作人員的專業(yè)知識，使其在內(nèi)部基礎(chǔ)管理與對外指導(dǎo)工作中均具有勝任力。同時(shí)，還要構(gòu)建競爭機(jī)制，將工作人員惰性消除，對其主觀能動(dòng)性與潛力進(jìn)行充分激發(fā)，為其創(chuàng)建發(fā)揮自身優(yōu)勢與舒展才能的平臺和機(jī)會(huì)；構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制并進(jìn)行完善，對崗位予以合理設(shè)置；科學(xué)量化工作內(nèi)容，可促使工作人員的創(chuàng)造性與積極性得到提升。

四、增強(qiáng)檔案信息管理水平

檔案電子文件屬于檔案信息資源，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中具有重要作用，屬于文化財(cái)富的內(nèi)容。開展檔案管理雖然不會(huì)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但是可服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，故而其潛在經(jīng)濟(jì)效益巨大。當(dāng)前隨著大量電子文件的產(chǎn)生，檔案管理也迎來了新問題，即采取何種途徑保證電子檔案管理的安全性與可靠性。電子文件是檔案管理軟件的主要對象，因此需選擇最優(yōu)檔案管理軟件，并確保開發(fā)與利用的針對性，這在檔案信息化建設(shè)中屬于主要內(nèi)容。檔案管理軟件優(yōu)勢眾多，例如全面、智能以及便捷等，通過對其進(jìn)行整合，對電子文件功能進(jìn)行充分發(fā)揮，進(jìn)而確保檔案電子文件管理的高效性、科學(xué)性以及規(guī)范性。

五、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效開展需對計(jì)算機(jī)技術(shù)予以充分利用，以促使檔案管理效率得以提升，并搭建專門平臺，不僅可動(dòng)態(tài)管理檔案資源，還能夠在極大程度上減少物力、人力以及財(cái)力的投入。社會(huì)在不斷發(fā)展過程中需要檔案管理的服務(wù)，因此應(yīng)與社會(huì)信息化的優(yōu)勢充分結(jié)合，確保檔案建設(shè)與管理的科學(xué)性與規(guī)范性，使其為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更優(yōu)服務(wù)。

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