高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施探討

付長纓

哈爾濱理工大學(xué)檔案館 黑龍江哈爾濱 150080

高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施探討

付長纓

哈爾濱理工大學(xué)檔案館 黑龍江哈爾濱 150080

針對高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施問題，介紹了高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對高校檔案管理現(xiàn)狀進行分析和探討，提出了實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，主要包括轉(zhuǎn)變觀念，使高校各部門重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)；加強科學(xué)管理，盡快健全高校檔案管理制度；借助科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理效率并加強教育及培訓(xùn)，盡快提高檔案管理人員素質(zhì)。

高等學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

隨著信息化時代的發(fā)展，計算機科技信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的熟識和接受。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的背景下,如今的高校檔案管理工作已經(jīng)取得了劃時代的發(fā)展變化，為了滿足現(xiàn)代各項需要對高校檔案信息資源的利用。高校檔案管理也要集中力量,進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的改革創(chuàng)新,使高校檔案快速走上現(xiàn)代化的發(fā)展道路,這樣就可以使高校檔案信息實現(xiàn)信息資源共享,達到能夠為社會建設(shè)提供各種檔案資源的目的,發(fā)揮高校檔案的功效，為高校檔案實現(xiàn)應(yīng)有的價值做出貢獻。

1、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)代高校檔案管理的中心工作。高校檔案管理工作需要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的工作模式向現(xiàn)代化的工作模式轉(zhuǎn)變，使高校檔案管理工作能夠更好地為學(xué)校自身發(fā)展和社會發(fā)展提供各項服務(wù)。使高校檔案管理工作進入計算機技術(shù)的新時代。因此，高校檔案管理現(xiàn)代化的重要性應(yīng)該主要表現(xiàn)在以下兩個方面。第一，必需適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，使高校檔案成為重要的信息資源，使高校檔案的價值能夠被社會認同，為社會各界的需要服務(wù)，可以向某些單位和部門提出立檔要求，不僅需要要求提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還需要他們提供聲像檔案和實物檔案等，以使高校檔案的查詢利用快捷方便，使高校檔案通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的跨單位、跨區(qū)域流動，達到為各界服務(wù)的需求，滿足社會對檔案信息的需要。第二,高校檔案管理也要適應(yīng)高校自身需要。隨著我國高校招生規(guī)模的擴大，必須創(chuàng)新高校檔案管理方法，使高校檔案管理滿足高校發(fā)展的需要。

2、高校檔案管理現(xiàn)狀的介紹

高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義雖然重大，但從高校檔案管理的實際情況看，我國高校檔案管理仍然存在問題，比如管理觀念問題，管理方法問題，檔案服務(wù)范圍都非常有限，同時，高校檔案的管理制度不健全，責(zé)任分工不明確，這些檔案管理問題都阻礙了高校檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進程。就這些問題可以進行如下探討。

2.1 要盡快扭轉(zhuǎn)高校檔案管理觀念

通過調(diào)查可以知道，我國高校檔案管理觀念陳舊，一般的高校還處在以紙質(zhì)檔案為主的管理階段，而網(wǎng)絡(luò)等信息化發(fā)展十分緩慢，這種管理方式不僅浪費了高校檔案管理的大量人力和物力，而且不利于檔案信息的使用。

2.2 要盡快改變高校檔案管理模式

由于受到我國高校管理制度和管理方法等因素的影響和制約，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統(tǒng)一，就會造成高校檔案管理各自為政，不成系統(tǒng)。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，不利于高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化進程。

2.3 要盡快提高高校檔案管理人員素質(zhì)

高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，必須具有大量的高素質(zhì)管理人員，才能加速高校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。當(dāng)前，很多高校的高校檔案管理部門，還缺少較多精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又具有專業(yè)檔案管理的復(fù)合型人才，對于高校檔案管理人員的素質(zhì)都急需加強提高。必須使高校檔案管理，擁有高素質(zhì)的高校檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利開展。

3、對實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

3.1 要轉(zhuǎn)變觀念使高校重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)離不開科學(xué)的管理理念。面對高校檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，首先，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思想，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予高度重視，在政策和資金上對檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員共同推進高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進程。

3.2 要加強科學(xué)管理盡快健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的保證。根據(jù)我國一些檔案管理規(guī)章制度，高?？梢詮膶嶋H出發(fā)，制定出適合本校檔案管理的制度，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進行。如，通過檔案管理制度完善，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)制度化，使檔案管理中的責(zé)任明確化，保證整個檔案管理過程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項工作都落到實處。

3.3 要借助科學(xué)技術(shù)盡快提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設(shè)備相關(guān)，應(yīng)加大資金投入，增加高校檔案管理的設(shè)施建設(shè)。因此，為了促進高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，必須加大硬件和軟件設(shè)備投入，為建立各種數(shù)據(jù)庫和實現(xiàn)各種檔案資源提供條件。如在高校檔案管理中，要利用數(shù)據(jù)庫把各種檔案分為學(xué)生類、教師類、科研類等。從類型上來講，可以把檔案分為紙質(zhì)類、照片類、音頻類、實物類等。

3.4 要加強教育培訓(xùn)盡快提高檔案管理人員素質(zhì)

為了適應(yīng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業(yè)素質(zhì)和掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作方法，還要熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、多媒體以及信息分析處理等現(xiàn)代化的信息技術(shù)。高校檔案管理部門要定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一批高素質(zhì)的檔案管理人才，為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)良的人力資源。

4、結(jié)語

高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的需要。由于高校檔案管理的發(fā)展涉及到不同領(lǐng)域，是一個系統(tǒng)工程。因此，要實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，就需要廣大管理人員不僅要盡快轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新高校檔案的管理方法，還要加大高校檔案的基礎(chǔ)設(shè)施投入，借助于高校檔案的科技力量，盡快提高高校檔案管理人員素質(zhì)，促進高校檔案信息資源的全面開發(fā)。只有在關(guān)于檔案工作的各個方面的共同努力下，才能加速提高高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

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[2]黃元旦.高校檔案信息資源的現(xiàn)代化管理研究[J].黑龍江史志,2014-09-08

[3]楊博文.規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)[J].人才資源開發(fā),2015-02-23