淺談企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包存在問題及對(duì)策

胡劍蘭

天津市南港工業(yè)區(qū)開發(fā)有限公司

淺談企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包存在問題及對(duì)策

胡劍蘭

天津市南港工業(yè)區(qū)開發(fā)有限公司

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包能夠有效彌補(bǔ)企業(yè)檔案管理工作的不足,越來越多的企業(yè)引入了這種服務(wù)外包方式。本文從檔案業(yè)務(wù)外包存在的問題入手，總結(jié)檔案業(yè)務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，并探討了防范風(fēng)險(xiǎn)的措施。

檔案;外包業(yè)務(wù)

越來越多的企業(yè)管理者，已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有的基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。隨著檔案受重視程度提高,檔案及其相關(guān)業(yè)務(wù)也呈增長趨勢(shì)，越來越多的企業(yè)選擇將檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,利用企業(yè)所不具備的檔案專業(yè)技術(shù)和特定的資源,準(zhǔn)確把握檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì),提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。同時(shí)在一定程度上解決企業(yè)對(duì)檔案專業(yè)管理人才的需求,借助外部人力資源來滿足企業(yè)不斷變化的需要，從而增加企業(yè)人力資源配置的靈活性。雖然檔案業(yè)務(wù)外包這種經(jīng)營管理形式已經(jīng)被很多企業(yè)所采用,但是隨著業(yè)務(wù)外包范圍逐步擴(kuò)大，我們有必要對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的問題及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

一、引入企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包存在的問題

1、檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，缺乏市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)制。

近年來國家層面先后出臺(tái)了一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件，但是尚未出臺(tái)專門針對(duì)檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)與檔案外包機(jī)構(gòu)之間在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)價(jià)格等方面均缺乏詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致在檔案業(yè)務(wù)外包過程中出現(xiàn)諸如偷工減料、整理不規(guī)范、編目不科學(xué)、查找不方便、保管措施不力等各種質(zhì)量問題，同時(shí)還容易導(dǎo)致安全漏洞。其次，外包業(yè)務(wù)過程中的監(jiān)管缺失。在企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包過程中，檔案行政管理部門缺乏健全有效的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)外包機(jī)構(gòu)作缺乏適當(dāng)?shù)墓芾砗图s束，喪失對(duì)外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量、進(jìn)程和結(jié)果的把握控制，在雙方合作關(guān)系中處于被動(dòng)地位。

2.檔案外包機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)能力和管理水平有待提高。

(1)部分檔案外包機(jī)構(gòu)為民營企業(yè)，家族式管理，規(guī)模小，服務(wù)水平不高，綜合實(shí)力不強(qiáng)。企業(yè)檔案外包多以數(shù)字化處理、文件整理與鑒定等業(yè)務(wù)為主，業(yè)務(wù)單一，沒有獨(dú)立研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案信息開發(fā)利用服務(wù)能力不高，從業(yè)人員素質(zhì)不高，流動(dòng)性大，在服務(wù)方式、特點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍上沒有自身特色，雜而不專。

(2)檔案外包機(jī)構(gòu)專業(yè)人才問題。檔案外包機(jī)構(gòu)中的從業(yè)隊(duì)伍整體專業(yè)素質(zhì)不高、能力不強(qiáng)等問題制約了我國檔案業(yè)務(wù)外包的發(fā)展。一些檔案外包機(jī)構(gòu)中具體從事檔案業(yè)務(wù)的人員大多只有高中學(xué)歷，相當(dāng)一部分是臨時(shí)工，經(jīng)過短期培訓(xùn)、甚至是沒有經(jīng)過培訓(xùn)就直接上崗，許多人不具備從業(yè)資格。由于缺乏專業(yè)知識(shí)，這些人員在從事檔案業(yè)務(wù)時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)諸如歸檔范圍把握不準(zhǔn)，保管期限劃分不準(zhǔn)確、文件排列編號(hào)不規(guī)范、目錄錄入不符合要求等問題。由于檔案外包機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)無法得到保證，嚴(yán)重影響了檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的質(zhì)量與成效。

3.外包檔案安全問題

企業(yè)將檔案交由檔案外包機(jī)構(gòu)整理，檔案外包機(jī)構(gòu)檔案管理人員要對(duì)檔案文件內(nèi)容進(jìn)行必要的了解，特別是在檔案數(shù)字化錄入階段，錄入人員能夠接觸到每一份具體的檔案文件，這就使被整理的檔案文件變得毫無秘密可言。而當(dāng)前我國檔案外包業(yè)務(wù)法律制度不完善，一些檔案外包機(jī)構(gòu)具體從事檔案整理的人員道德素質(zhì)不高，保密意識(shí)不強(qiáng)，加之企業(yè)未采取相應(yīng)措施加以監(jiān)督，即有可能泄露檔案信息的內(nèi)容，從而給企業(yè)檔案信息安全帶來威脅。

二、企業(yè)引入檔案業(yè)務(wù)外包需采取的措施

1.選擇有相應(yīng)資質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)。企業(yè)在引入檔案業(yè)務(wù)外包管理模式時(shí)，首先要選擇具有相應(yīng)的檔案咨詢、評(píng)估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化等資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，尤其要審核檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)從業(yè)人員的資質(zhì)條件，如規(guī)定從業(yè)人員均需持有檔案行政管理部門頒發(fā)的從業(yè)資格證書，不少于一名取得檔案中級(jí)職稱等。

2.明確檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量。

檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)要制定與完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，如檔案業(yè)務(wù)外包驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檔案文件登記備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理規(guī)范、電子文件登記備份工作規(guī)定、檔案文件掃描操作規(guī)程等，向企業(yè)提供詳細(xì)的業(yè)務(wù)操作說明，對(duì)提供服務(wù)的內(nèi)容、程序、質(zhì)量進(jìn)行控制，同時(shí)企業(yè)要對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)執(zhí)行情況進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，出現(xiàn)問題及時(shí)溝通，達(dá)成共識(shí)。企業(yè)要對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包進(jìn)行評(píng)估，可組織召開專家評(píng)審會(huì)議，對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)完成的項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，依照雙方的合同約定和共同認(rèn)可的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估，審查合同履行情況，及時(shí)查出漏洞并彌補(bǔ)糾正。

3、檔案業(yè)務(wù)外包活動(dòng)要加強(qiáng)安全管理。必須高度重視檔案信息的保密工作，切實(shí)避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。一是企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包范圍進(jìn)行明確，對(duì)哪些業(yè)務(wù)可以外包，哪些業(yè)務(wù)不能外包劃定一個(gè)明確的范圍。二是要與檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)簽署保密協(xié)議，在協(xié)議條款中，要嚴(yán)格規(guī)定檔案業(yè)務(wù)操作人員不得損壞檔案原件；不得隨意破壞檔案載體的完整性；不得泄露檔案信息的內(nèi)容等，一旦違反，企業(yè)有權(quán)追究承包方的相關(guān)責(zé)任，包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任及至法律責(zé)任。

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包的興起有其歷史必然性，企業(yè)借助外包公司的力量能彌補(bǔ)其檔案管理能力的不足，提升檔案管理水平，降低管理成本，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。但是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包并不意味著企業(yè)對(duì)檔案工作不管不問，只有通過事前制定對(duì)應(yīng)的措施，科學(xué)防范，才能有效消除風(fēng)險(xiǎn)，從而充分利用檔案業(yè)務(wù)外包來輔助企業(yè)檔案管理。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善以及行業(yè)的發(fā)展成熟，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來越大的作用。

[1]李梅,張小峰.企業(yè)檔案外包服務(wù)分先分析.中國檔案,2014.11

[2]劉俊.企業(yè)檔案外包服務(wù)及其安全風(fēng)險(xiǎn)防范的實(shí)踐與探討.數(shù)字與縮微影像,2015.1

[3]杜小汀.淺析我國企業(yè)檔案管理外包業(yè)務(wù).蘭臺(tái)世界,2014.06

胡劍蘭，1980年生于新疆博樂，女，工程師，天津市南港工業(yè)區(qū)開發(fā)有限公司。