論溝通在現(xiàn)代圖書(shū)館管理中的意義

＝張力凡

遼寧省盤錦市遼河油田遼河石油職業(yè)技術(shù)學(xué)院 124010

論溝通在現(xiàn)代圖書(shū)館管理中的意義

＝張力凡

遼寧省盤錦市遼河油田遼河石油職業(yè)技術(shù)學(xué)院 124010

在剖析溝通內(nèi)涵的基礎(chǔ)上,提出有效溝通的目的,分析了溝通在圖書(shū)館管理中的具體作用,并提出了溝通在提高圖書(shū)館管理效率中的對(duì)策和措施。

圖書(shū)館管理；信息溝通

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過(guò)程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。現(xiàn)代圖書(shū)館技術(shù)日新月異，但在現(xiàn)實(shí)工作中，我們不得不承認(rèn)，圖書(shū)館大量的日常基礎(chǔ)工作是枯燥、機(jī)械和重復(fù)的。要在這樣的環(huán)境中提高大家的工作積極性，穩(wěn)定圖書(shū)館隊(duì)伍，重要的是要?jiǎng)?chuàng)造員工與員工之間信息通暢、資源共享的和諧環(huán)境。因此，在“以人為本”的現(xiàn)代圖書(shū)館管理中，高度重視溝通機(jī)制的有效運(yùn)用對(duì)于建立與現(xiàn)代化圖書(shū)館相適應(yīng)的管理機(jī)制具有重要的意義。

1、溝通的內(nèi)涵

切斯特·I.巴納德認(rèn)為，溝通就是把組織中的成員聯(lián)系起來(lái)以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段。確切地說(shuō)，所謂溝通是指將某一信息從發(fā)送者傳遞給接收者，以期取得接收者作出相應(yīng)反應(yīng)效果的過(guò)程。溝通的三大要素包括：（1）要有一個(gè)明確的目標(biāo)；（2）達(dá)成共同的協(xié)議；（3）溝通信息、思想和情感。

2、溝通的目的

在廣義上，加強(qiáng)溝通的目的就是要實(shí)現(xiàn)變革，即對(duì)有利于圖書(shū)館利益的活動(dòng)方面加以影響。由于溝通把各項(xiàng)管理職能連成一體，所以它對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)管理職能的行使是必不可少的。特別是需要溝通來(lái)達(dá)到的目的有：(1)設(shè)置并傳播一個(gè)圖書(shū)館的目標(biāo)；(2)制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃；(3)以最有效果和效率的方式來(lái)配置圖書(shū)館的人力資源；(4)選拔、培養(yǎng)圖書(shū)館員工；(5)領(lǐng)導(dǎo)和激勵(lì)員工并營(yíng)造一個(gè)想要做出貢獻(xiàn)的環(huán)境；(6)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等。

3、溝通在現(xiàn)代圖書(shū)館管理中的作用

3.1 提高工作效率，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，圖書(shū)館工作的目的就是要努力實(shí)現(xiàn)在新的信息技術(shù)環(huán)境下的知識(shí)傳播與利用，因此，圖書(shū)館工作的本質(zhì)就是知識(shí)管理。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境為圖書(shū)館運(yùn)用知識(shí)管理提供了機(jī)遇，但要把上述可能性轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)性還必須重視并發(fā)揮溝通職能，進(jìn)而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 協(xié)調(diào)組織成員行為，提高組織凝聚力

我國(guó)絕大多數(shù)圖書(shū)館采取直線型組織結(jié)構(gòu)，信息橫向溝通不暢，容易造成各部門間、員工間互相推諉，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)工作效率下降。同時(shí)，由于缺乏足夠的溝通，在圖書(shū)館的管理中還易造成員工之間發(fā)生沖突，由此破壞組織的凝聚力。因此，加強(qiáng)溝通，增強(qiáng)各成員間的對(duì)話和交流，對(duì)于工作的協(xié)調(diào)一致、改善相互之間的關(guān)系、營(yíng)造良好的工作氛圍、提高組織凝聚力、樹(shù)立良好的社會(huì)形象，有著不可低估的重要作用。

3.3 使決策更加科學(xué)、合理、有效

科學(xué)決策是圖書(shū)館科學(xué)管理的重要組成部分，管理者決策正確與否，直接關(guān)系到圖書(shū)館的發(fā)展；任何組織的決策過(guò)程，都是把信息轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆?dòng)的過(guò)程，因此，準(zhǔn)確可靠而迅速地收集、處理、傳遞和使用信息是決策的基礎(chǔ)。上述分析表明獲取信息必須依賴溝通，若要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，更少不了溝通。因此，充分、良好的溝通是檢驗(yàn)決策正確與否的基礎(chǔ)。

3.4 穩(wěn)定員工的思想情緒，統(tǒng)一組織行動(dòng)

有效的溝通,使員工能盡快地熟悉他們的工作環(huán)境，使他們感到工作生活有安全感，從而使員工在物質(zhì)上、精神上感到滿意，這樣一來(lái)他們的工作就會(huì)有效率，就愿意留在這一輕松愉快的工作之中，就容易統(tǒng)一組織的行動(dòng)，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)隊(duì)員共同的、有效率的工作創(chuàng)造更大的成績(jī)。

4、促進(jìn)圖書(shū)館有效溝通的策略

在溝通的每一個(gè)階段都可能存在障礙，發(fā)生溝通斷裂。同時(shí)，上述分析已表明了溝通在圖書(shū)館管理中具有舉足輕重的作用。因此，要提高圖書(shū)館管理績(jī)效，就必須提高圖書(shū)館溝通的效率，采取適當(dāng)方法消除溝通過(guò)程所存在的障礙。

4.1 全面的溝通檢查

提高圖書(shū)館溝通效率，首先是要進(jìn)行溝通檢查，并把檢查中發(fā)現(xiàn)的結(jié)果作為圖書(shū)館組織變革與制度變革的基礎(chǔ)。溝通檢查是檢查溝通活動(dòng)的一種方法，它把溝通看成是實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館組織目標(biāo)的一種手段，而不是為溝通而溝通。只有對(duì)溝通活動(dòng)全面檢查，才能找準(zhǔn)阻礙提高圖書(shū)館溝通效率的原因，從而為提高圖書(shū)館溝通提供可靠的決策依據(jù)。

4.2 構(gòu)建正式溝通渠道體系

為了實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館組織的溝通目標(biāo)，關(guān)鍵在于構(gòu)建穩(wěn)定合理的正式溝通渠道網(wǎng)絡(luò)體系，明確各種渠道的功能，使其始終通暢無(wú)阻，讓每一部門、每一員工都能在正式渠道上獲取信息，使其知道該從何處獲取信息，該知道些什么，該傳遞些什么，以保持信息暢通，減少噪音感染而干擾工作正常進(jìn)行。

4.3 發(fā)揮非正式溝通渠道作用

正式溝通渠道是組織管理中溝通的主要渠道，具有連續(xù)性、穩(wěn)定性、約束力強(qiáng)等特征，但溝通路線比較固定，溝通速度較慢，信息失真程度較高。而非正式溝通渠道不僅能夠真實(shí)地表露和反映人們的思想、動(dòng)機(jī)，而且往往能提供正式溝通難以獲得的信息。同時(shí)，非正式溝通渠道還有溝通形式不拘、直接明了、速度快、鞏固人際關(guān)系等正式渠道無(wú)法比擬的長(zhǎng)處。因此，要提高圖書(shū)館溝通的效果和效率，就必須發(fā)揮非正式溝通渠道的作用，并使正式溝通與非正式溝通相互補(bǔ)充、相互促進(jìn)，從而真正解決信息溝通過(guò)程中可能發(fā)生的障礙和斷裂。

4.4 掌握溝通技巧，提升溝通檔次

提高圖書(shū)館溝通績(jī)效一個(gè)很重要的途徑在于對(duì)溝通技巧的掌握，有意識(shí)地培養(yǎng)和鍛煉自己的表達(dá)能力和調(diào)控溝通環(huán)境的能力，對(duì)提高溝通水平是必要的。我們通常要掌握和運(yùn)用以下溝通技巧：(1)提高表達(dá)能力，增加信息的準(zhǔn)確性；(2)注意面部表情、動(dòng)作、態(tài)度等非語(yǔ)言的運(yùn)用，以達(dá)到在情感、人格上的平等交流；(3)聆聽(tīng)是理解的關(guān)鍵，對(duì)于溝通者的信息要付出時(shí)間、同情、共鳴和全神貫注。

[1]哈羅德?孔茨,海因茨?韋里克.管理學(xué)(第10版).北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,1998.

[2]楊文士,張雁.管理學(xué)原理.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2000.

[3]吳照云.管理學(xué)原理(第3版).北京:經(jīng)濟(jì)管理出版社,2001.

[4]蘇勇,羅殿軍.管理溝通.上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,1999.

[5]賈曉東.圖書(shū)館信息不對(duì)稱研究.情報(bào)雜志,2002(4).