如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時間效能管理

文/西部礦業(yè)股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

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如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時間效能管理

文/西部礦業(yè)股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

【摘要】本文借助快速交通系統(tǒng)的構(gòu)建思維模式，提出了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時間效能管理的思路，達(dá)到有序高效的目的。

【關(guān)鍵詞】快速交通；規(guī)則；統(tǒng)籌規(guī)劃；時間快速通道

在國內(nèi)一線城市往往設(shè)置有快速交通系統(tǒng)，其運行非常高效?？焖俳煌ㄏ到y(tǒng)的構(gòu)建思維模式對于做好時間管理有著很好的借鑒意義，下面以廣州市的公交BRT為例進行說明。2010年，廣州市政府為了改善交通狀況迎接亞運會、亞殘會，在原來交通擁擠的路段修建了BRT快速線，交通狀況改善很多。BRT就是為公交專門修建的路線，其它車輛不能進入BRT線路行駛。BRT線路設(shè)置在道路的最中間，兼顧了雙向乘車的需要。為了使公眾能夠方便搭乘公交車，BRT站臺修建得比較長，分設(shè)了多個乘車點，使乘車變得有序高效。天橋?qū)⒌缆穬蓚?cè)的人行道與站臺相連，既解決了公交車站臺的問題，又解決了行人過馬路的問題，一舉兩得。機動車道、自行車道和人行道，相互分離。構(gòu)建這樣高效便捷的交通系統(tǒng)的思維模式，對于從事企業(yè)行政辦公工作的人員協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時間效能管理非常具有借鑒意義。

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們工作非常多，時間非常珍貴，作為企業(yè)的行政工作人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時間效能管理是一項必須具備的基本功。

首先，領(lǐng)導(dǎo)們的時間是容易被打斷的，特別是企業(yè)一把手。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在做重要工作時，下屬隨時進來找領(lǐng)導(dǎo)匯報請示工作、簽批報銷都是非常常見的事情。這時領(lǐng)導(dǎo)手頭的重要工作就被迫中斷，等聽完匯報、簽完字后，又要重理思路，導(dǎo)致工作效率低下。如果我們把領(lǐng)導(dǎo)的工作比喻成公路上行駛的汽車，如果這汽車是行駛在沒有天橋、沒有地下通道的公路，這時如果行人不遵守交通規(guī)則，不時有人橫穿公路，車輛就不得不放慢速度或是停下來。如何盡量讓領(lǐng)導(dǎo)的時間不被打斷，需要建立像交通系統(tǒng)一樣相應(yīng)的規(guī)則：不能隨意橫穿馬路，只能走人行橫道且綠燈時方可通行。這樣就在允許的時間里集中時間使行人通過，減少隨意打斷。行政工作人員在為領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程時，可以這樣來考慮：把需要找領(lǐng)導(dǎo)簽字、匯報工作的時間盡量集中起來。例如公司可以規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)出差回來后第一天全部用來聽取下屬的匯報請示，辦理員工報銷簽字等事宜，第二天用來召開相關(guān)會議，了解公司的一些近況，傳達(dá)公司的意圖或進行工作安排、部署。

第二，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)很好地規(guī)劃工作日程。如果一個領(lǐng)導(dǎo)總是將自己的時間處于一種沒有規(guī)劃的狀態(tài)，那只能是被各種沒有規(guī)律的事件所充斥。所以企業(yè)的行政工作人員應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對工作日程進行規(guī)劃，界定清工作的緊急程度與重要程度，既要將當(dāng)前緊急而重要的工作做好，還要把重要但不緊急的工作作為日常工作的重點。套用時間管理的721原則，就是要把70%的時間精力處理好緊急的、當(dāng)前的各項工作；用20%的時間精力處理好重要但不緊急的工作；用10%的時間精力來處理一些其它的工作。如果我們把緊急事件比喻成道路上的障礙物，駕駛員在行駛過程中就會要不斷調(diào)整行駛方向、速度。作為一位領(lǐng)導(dǎo)，如果能每天花一定的時間用于重要但不緊急的工作上，重要而緊急的工作就會越來越少，在工作時往往可以從容不迫。此時領(lǐng)導(dǎo)的工作狀態(tài)如同行駛在無障礙物的平穩(wěn)道路上。

交通道路上常有提前提醒的各類標(biāo)識，駕駛員會根據(jù)提示信息做好預(yù)判。領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中，也會有一些工作日程需要提前溝通，方可在正式處理時從容不迫。特別是對于上級領(lǐng)導(dǎo)、重要客人等關(guān)鍵人物來訪，行政工作人員應(yīng)該提前跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好相關(guān)的準(zhǔn)備與日程安排，以免因準(zhǔn)備不充分而影響領(lǐng)導(dǎo)的形象與工作效率。

第三，一個公司要提高效率，也需要建立各行其道的時間區(qū)域規(guī)劃，也就是各部門的時間要統(tǒng)籌規(guī)劃，步調(diào)一致。如一個公司可以規(guī)定，在公司的調(diào)度會開完后，下屬部門的會議可以規(guī)定在同一時間召開。還有內(nèi)部檢查工作、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、安全學(xué)習(xí)等時間都可以進行統(tǒng)一規(guī)定，這樣互相工作不會受到影響。如此可以避免同一個公司內(nèi)部A部門的人到B部門辦事，結(jié)果B部門的人在開會或在培訓(xùn)的情形。相同的時間規(guī)劃有利于同一個公司內(nèi)部有交叉工作時提高效率。

第四，搭建類似于天橋或地下通道的時間快捷通道，可以進一步幫助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率。在時間管理上，我們可以借助高科技的手段來實現(xiàn)這些功能，也可以通過一些職能部門來完成這些功能。如領(lǐng)導(dǎo)工作非常繁忙，需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報請示工作或需要領(lǐng)導(dǎo)簽批的事情又很多，大家排著隊都在等領(lǐng)導(dǎo)，往往浪費了很多的時間。這些時間如果用來工作，是可以創(chuàng)造一定效益的。我們可以將匯報請示事項形成文字材料或?qū)懗商岚柑峤恍姓ぷ鞑块T，由行政工作部門整理好之后，送到領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，由領(lǐng)導(dǎo)在合適的時間進行處理或批示，這樣既不會隨意打斷領(lǐng)導(dǎo)的工作，匯報請示人員也可以節(jié)省很多等候的時間?，F(xiàn)在很多企業(yè)都已經(jīng)應(yīng)用了辦公自動化系統(tǒng)，行政工作人員可以充分利用辦公自動化系統(tǒng)，將日常工作流程化，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率與企業(yè)的運行速度。不管是請示、匯報，還是合同審批、生產(chǎn)計劃、資金計劃、日常報銷等都可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示的功能，這就相當(dāng)于是架設(shè)了一個將領(lǐng)導(dǎo)與下屬工作信息高效溝通的通道。

第五，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)減少無效的工作。領(lǐng)導(dǎo)的工作非常繁雜，各種資料、材料也是紛繁復(fù)雜。有時領(lǐng)導(dǎo)要找一個重要的資料，卻往往找不到放在哪里了，在找資料上浪費了許

時間效能管理是一門學(xué)問，也是一門藝術(shù)，更是一種組織能力。秩序創(chuàng)造效益，管理創(chuàng)造效益。以上是本人在工作中經(jīng)常會運用到的幫助領(lǐng)導(dǎo)提高時間效能的一些方法，與大家一起分享。如何將交通系統(tǒng)構(gòu)建的思維模式用于時間效能管理，可能還會有很多的創(chuàng)新思維，將在以后的工作中逐步進行探索。