淺談高校辦公室工作的職責(zé)與效率

文/大連大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院 孫娜

淺談高校辦公室工作的職責(zé)與效率

文/大連大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院 孫娜

本文從分析高校辦公室工作職能、提升辦公執(zhí)行力、提升高校辦公室工作效率3個(gè)方面，就加強(qiáng)高校辦公室工作人員辦公能力加以論述。

職能；執(zhí)行力；效率

當(dāng)前，許多高校實(shí)行了校院級教學(xué)及科研管理體制，隨著管理中心的下移，院系辦公室工作人員面臨著前所未有的工作挑戰(zhàn)。辦公室工作人員的管理能力和工作水平直接影響到學(xué)院的教學(xué)和科研工作，如何深入體會自身職責(zé)并提高工作效率成為現(xiàn)階段高校辦公室工作人員的首要任務(wù)。

一、深入認(rèn)清高校辦公室工作職能

高校辦公室是高校綜合辦事機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)高校教務(wù)和考務(wù)工作的相關(guān)綜合內(nèi)容，并保證教師正常教學(xué)及參與教研和科研工作的完成，還涉及與各學(xué)校部門及各學(xué)院間的綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、公文處理、組織會議和接待學(xué)生信訪處理、信息調(diào)研、檔案管理、年鑒匯編、對外聯(lián)絡(luò)、組織重要活動、綜合管理服務(wù)等工作。工作人員具體職責(zé)包括綜合協(xié)調(diào)全校各部門工作；安排教學(xué)各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的教務(wù)及考務(wù)內(nèi)容；督促落實(shí)學(xué)校的重大決策、重要工作安排和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)；負(fù)責(zé)學(xué)校公文處理，及時(shí)簽收、登記、交辦、督辦。做好保密工作和檔案管理；組織起草全校性重要材料，參與制定學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃和全局性改革方案。審核各部門以學(xué)校名義擬定的各類文稿，印發(fā)各類公文；負(fù)責(zé)學(xué)校信息調(diào)研工作，及時(shí)編寫、上報(bào)信息宣傳稿件，編撰教育年鑒；深入開展調(diào)查研究，為學(xué)校決策提供參謀服務(wù)；組織安排全校性重要會議、活動和工作。負(fù)責(zé)學(xué)校公務(wù)接待和校內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)工作；管理和使用學(xué)校印章，處理接待來信、來訪；完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作等。工作內(nèi)容瑣碎并繁雜，需要辦公室人員具備充分的耐心和處理綜合性事務(wù)的能力。

二、提升教學(xué)工作執(zhí)行力

所謂高校教學(xué)工作執(zhí)行力，是指貫徹教學(xué)工作中心意圖，完成預(yù)定教學(xué)及管理目標(biāo)的操作能力。執(zhí)行力相對個(gè)人而言就是辦公室人員的綜合辦事能力，相對教學(xué)單位及團(tuán)隊(duì)而言就是教學(xué)整體的質(zhì)量完成和發(fā)展力。好的執(zhí)行力可以保證個(gè)人按時(shí)按質(zhì)按量完成自己的工作任務(wù)，保證教學(xué)團(tuán)隊(duì)在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成整體的戰(zhàn)略教學(xué)目標(biāo)。再好的制度和計(jì)劃，沒有好的執(zhí)行力，也沒有競爭力，也會失去意義。

提升辦公室工作執(zhí)行力有許多行之有效的途徑：加強(qiáng)溝通是前提，有好的理解力和溝通力，才會有好的執(zhí)行力；善于協(xié)調(diào)是手段，要組織協(xié)調(diào)好各項(xiàng)內(nèi)部及外部資源；堅(jiān)定的決心是基石，要具備迎難而上，處理復(fù)雜事務(wù)的信心和決心；聽取反饋是保障，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和偏差，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不斷改進(jìn)；完善的責(zé)任是關(guān)鍵，落實(shí)責(zé)任并通過行之有效的策略進(jìn)行考核，才不會使執(zhí)行力成為無用功。

高校辦公室的執(zhí)行力保證著高校是否能切實(shí)貫徹制定好的戰(zhàn)略目標(biāo)，解決實(shí)際問題，能否按照自身教學(xué)和治學(xué)的理念，科學(xué)地組織和調(diào)配學(xué)校及各部門各種力量，推進(jìn)教學(xué)改革與教學(xué)和科研發(fā)展。辦公室人員應(yīng)保證科學(xué)順暢的辦公流程，按時(shí)承辦并呈報(bào)各項(xiàng)工作任務(wù)，使各項(xiàng)工作形成一個(gè)完整的鏈條，利用科學(xué)的用人和管理制度，責(zé)任明確化，工作高效化，保證各項(xiàng)制度的執(zhí)行和各類工作的運(yùn)行。

三、提升高校辦公室人員工作效率

高校辦公室是一個(gè)綜合性的機(jī)構(gòu)和部門，發(fā)揮的是服務(wù)性作用。高校辦公室主要負(fù)責(zé)保障和管理日常教學(xué)流程，協(xié)調(diào)學(xué)校各部門及各教學(xué)單位間的合作，進(jìn)行教學(xué)單位與其他教輔部門和教學(xué)實(shí)踐單位的事務(wù)聯(lián)系，起到承前啟后的作用。其工作效率的高低直接決定教學(xué)活動能否順暢進(jìn)行，為了實(shí)現(xiàn)較高的辦公室工作效率，必須不斷探索實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行的途徑和辦法，提升辦公室工作人員的工作效率。

高校辦公室的工作涉及多項(xiàng)教務(wù)、考務(wù)及教輔工作，并維持著學(xué)院正常運(yùn)行的各項(xiàng)日常事務(wù)，保證著教師教學(xué)和科研工作的正常開展，比較復(fù)雜和瑣碎，但是地位相當(dāng)重要，是整個(gè)教學(xué)管理工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接決定教學(xué)的順暢與否。只有保證高質(zhì)量、高效率的工作狀態(tài)才能體現(xiàn)出良好的教學(xué)風(fēng)貌。

提升高校辦公室人員工作效率，首先要對各項(xiàng)工作做好計(jì)劃。辦公效率在很大程度上取決于工作計(jì)劃的制定。所謂計(jì)劃，也就是對自己接下來進(jìn)行的工作做到心中有數(shù)，高校辦公室的工作要分清主次，主要保證重要的教學(xué)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，保證重要的教學(xué)活動和科研活動開展，了解在什么時(shí)間具體做什么事情，防止手忙腳亂現(xiàn)象的發(fā)生。具體工作內(nèi)容可能發(fā)生諸多變化，只有提前做好預(yù)測，才能應(yīng)對一些臨時(shí)發(fā)生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。

另外，高校辦公室工作人員必須要具有全局思想，能夠顧全大局，要從教學(xué)管理的全局出發(fā)，合理進(jìn)行工作的計(jì)劃和安排，分清主次。只有站在全局的高度，才能較好地實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)，促進(jìn)各教學(xué)部門間、領(lǐng)導(dǎo)與教師間、教師與學(xué)生間的意見交流。

總的說來，高校辦公室工作人員要想實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，必須認(rèn)清自身工作性質(zhì)和職責(zé)，正確處理各項(xiàng)工作之間的關(guān)系，進(jìn)行科學(xué)性部署，做到辦事縝密周到，盡量避免錯(cuò)誤，減少矛盾的發(fā)生。要發(fā)揮理性思維的作用，要有持之以恒的精神，對于工作要有始有終。提升工作的執(zhí)行力，將事情處理得井井有條，用科學(xué)的方法提高辦事效率。培養(yǎng)自身的綜合素養(yǎng)和管理能力，保持積極心態(tài)和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，保障各項(xiàng)教學(xué)管理活動的正常高效運(yùn)行。

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