醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路

文/唐山市疾病預(yù)防控制中心　莫莉莉

醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路

文/唐山市疾病預(yù)防控制中心莫莉莉

本文具體分析了醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，并對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供了相應(yīng)的思路，希望能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作更好地發(fā)展。

醫(yī)院；檔案管理；問題；改革

新時(shí)期隨著我國科技水平的提高，醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)競爭力度日漸增強(qiáng)，社會(huì)公共發(fā)展對(duì)醫(yī)療檔案的需求也隨之增加。在這種情況下，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案的管理模式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競爭帶來的挑戰(zhàn)，醫(yī)療管理的服務(wù)模式受到新技術(shù)新理念發(fā)展的沖擊，進(jìn)行醫(yī)療檔案管理工作勢(shì)在必行。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題

隨著我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)類型日趨增多，規(guī)模不斷擴(kuò)大，我國一部分醫(yī)院的服務(wù)管理水平卻沒有得到相應(yīng)的提升，醫(yī)院的檔案管理在不受醫(yī)院重視的情況下更是問題諸多：首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，管理制度不健全，對(duì)一些不常用的檔案如醫(yī)患糾紛檔案和醫(yī)院行政管理檔案根本沒有設(shè)置相應(yīng)的管理制度；其次，檔案分類管理技術(shù)不規(guī)范，致使一些檔案存放混亂，查找和提取都相對(duì)困難；第三，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，不能夠真正地完成檔案管理工作。醫(yī)院的檔案管理工作操作流程簡單，所以該工作有時(shí)會(huì)成為醫(yī)院老員工的“退休”崗位，但是他們并不具備檔案管理的能力，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理能力落后；四是現(xiàn)階段我國的檔案利用效率過低，大部分的檔案都只是永遠(yuǎn)存在檔案室內(nèi)，未能被醫(yī)院的正常管理研究所應(yīng)用，甚至檔案存儲(chǔ)期限一到，醫(yī)院就會(huì)將檔案迅速銷毀，極大地浪費(fèi)了檔案資源。

二、對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改革的思路

（一）革新檔案管理理念。創(chuàng)新檔案管理理念會(huì)對(duì)具體的檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響，對(duì)提高檔案管理的工作水平和效率有著重要的作用。醫(yī)院檔案的管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，隨時(shí)掌握最新的檔案管理理念，積極運(yùn)用新媒體技術(shù)和云電子技術(shù)使檔案管理工作中的存檔和檢索等問題都更加方便快捷，同時(shí)在一定程度上也提高了醫(yī)院檔案的使用率。

（二）建立健全的檔案管理體制。從我國歷來檔案管理的經(jīng)驗(yàn)看，建立健全的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新具有十分重要的意義。首先，要建立相應(yīng)的檔案管理的責(zé)任制度，要明確檔案管理工作人員的權(quán)責(zé)范圍，對(duì)工作人員的日常管理進(jìn)行監(jiān)督，提高其工作管理的質(zhì)量，調(diào)動(dòng)其參加工作的積極性；其次，要建立完善的檔案管理的培訓(xùn)和考核制度。定期對(duì)工作人員做技術(shù)和服務(wù)上的培訓(xùn)，使他們?cè)谔嵘龑I(yè)素質(zhì)、保證管理質(zhì)量的同時(shí)充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的服務(wù)職能。同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的考核制度對(duì)工作人員進(jìn)行鞭策和監(jiān)督，使其更好地完成醫(yī)院檔案管理工作；第三，對(duì)醫(yī)院原有的檔案管理制度作相應(yīng)的制度性的補(bǔ)充，如建立檔案保管和利用制度、設(shè)立醫(yī)療信息采集部門等，也可以將社會(huì)其他檔案管理部門的獎(jiǎng)懲制度引入到醫(yī)院檔案管理工作中來，使工作人員對(duì)管理工作更加積極、認(rèn)真。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中來，可以說是醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。一方面，可以利用計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存和檢索的功能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和存儲(chǔ)，既節(jié)省了檔案管理的場(chǎng)地和資源，為檔案的管理備份了信息，也方便了檔案信息的檢索，為檔案管理的發(fā)展提供了新的途徑；另一方面，計(jì)算機(jī)檔案管理可以實(shí)現(xiàn)管理的合理分化。隨著科技技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案已經(jīng)不再局限于紙質(zhì)檔案，而出現(xiàn)了新的聲音、視頻、電子檔案等，這為檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入完美地解決了這一問題，既對(duì)新媒體的檔案進(jìn)行了存儲(chǔ)管理，又實(shí)現(xiàn)了各個(gè)種類檔案的分類管理。

（四）創(chuàng)新醫(yī)院檔案的管理模式。隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，人民的文明程度也有了顯著的提高，人們不僅開始關(guān)注醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，也開始重視醫(yī)院的服務(wù)水平，而醫(yī)院自身服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量水平的高低都與檔案管理有著密切的聯(lián)系。這也從側(cè)面說明了醫(yī)院創(chuàng)新管理模式具有現(xiàn)實(shí)意義，必須把醫(yī)院管理模式的建設(shè)當(dāng)作醫(yī)療檔案管理工作改革的重點(diǎn)問題進(jìn)行探討。一方面，醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)成功的醫(yī)療檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，聘請(qǐng)醫(yī)院檔案管理方面的專家以及享受管理服務(wù)的基層人員對(duì)管理模式的建立進(jìn)行探討，使管理模式的建立符合科學(xué)管理的需要；另一方面，醫(yī)院在推行新的管理模式之前保證舊的管理模式能夠正常運(yùn)行，再將新的管理模式逐步引入，使兩種管理模式相互融合，避免其沖突影響醫(yī)院日常的檔案管理工作。同時(shí)，在新的管理模式中引入條行碼掃描系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的全部檔案進(jìn)行合理規(guī)劃，保證醫(yī)院檔案管理工作合理有序地進(jìn)行。

總之，醫(yī)院檔案管理工作關(guān)系著醫(yī)院整體服務(wù)水平，做好檔案管理工作，就要從理念、制度、技術(shù)等方面入手，運(yùn)用新生的多媒體技術(shù)，將醫(yī)院檔案管理與社會(huì)檔案需求緊密地結(jié)合起來，使檔案管理真正發(fā)揮其服務(wù)職能，為推動(dòng)醫(yī)院各相關(guān)事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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