論后保管模式與檔案知識(shí)管理之間的互洽

文/安徽大學(xué)　朱玲玲

論后保管模式與檔案知識(shí)管理之間的互洽

文/安徽大學(xué)朱玲玲

后保管模式的目的在于為用戶提供解決問(wèn)題的知識(shí)服務(wù)，而實(shí)施知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的前提。因此，加大對(duì)后保管模式與檔案知識(shí)管理之間關(guān)系的研究不僅意義重大，而且迫在眉睫。本文在對(duì)后保管模式和檔案知識(shí)管理作簡(jiǎn)要概述的基礎(chǔ)上，運(yùn)用正反對(duì)比論證的方法探討兩者之間的關(guān)系，以期為后保管模式下的檔案工作提供指導(dǎo)。

檔案；后保管模式；知識(shí)管理

檔案后保管模式和檔案知識(shí)管理是當(dāng)前學(xué)界研究的兩個(gè)熱點(diǎn)，并取得了較為豐富的研究成果。而學(xué)界對(duì)兩者之間關(guān)系的論述，就目前所見(jiàn)，盡管有不少學(xué)者討論了在后保管模式下進(jìn)行知識(shí)管理的必要性，但對(duì)兩者關(guān)系方面的研究，尚有待進(jìn)一步深入。

早在1994年，特里·庫(kù)克就曾談及在新的歷史條件下檔案工作者角色和任務(wù)的轉(zhuǎn)變。他認(rèn)為檔案工作者要“由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者過(guò)渡”“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解）、從建立數(shù)據(jù)庫(kù)到建立知識(shí)庫(kù)上”“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過(guò)渡到知識(shí)甚至智慧?！雹賹?shí)際上就是檔案工作者應(yīng)承擔(dān)知識(shí)服務(wù)的工作。1997年，加拿大檔案學(xué)者高德·拉伯楚克將知識(shí)管理與檔案工作聯(lián)系起來(lái)，他在一篇關(guān)于企業(yè)檔案的文章中提出：“要長(zhǎng)久地發(fā)展我們的工作，關(guān)鍵在于是否具有發(fā)展并抓住新機(jī)遇的能力。這種機(jī)遇將把我們與知識(shí)管理革命直接聯(lián)系。下個(gè)世紀(jì)企業(yè)檔案工作者將在有關(guān)企業(yè)的知識(shí)管理決策中，承擔(dān)重要責(zé)任?！睓n案資源在知識(shí)管理中的重要地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間。②同年，馮惠玲也指出：“所謂‘后保管模式’指得是一種以來(lái)源為中心，以知識(shí)為中心的管理”“在后保管模式中，重視檔案文件中所包含的有效信息——知識(shí)，要甚于文件實(shí)體?！雹?000年，陳智為教授提出：“在即將到來(lái)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作將被視為知識(shí)管理工作”。④在2001年“21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇”國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上，英國(guó)著名的檔案與文件管理專家邁克爾·庫(kù)克在演講中指出，我們可以宣布我們自己已經(jīng)步入知識(shí)管理領(lǐng)域，知識(shí)管理也是整個(gè)檔案界未來(lái)的重要發(fā)展方向。2004年第15屆國(guó)際檔案大會(huì)的主題為“檔案、記憶與知識(shí)”，會(huì)議認(rèn)為，“檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用”。⑤

那么，檔案后保管模式與檔案知識(shí)管理究竟有著什么樣的內(nèi)在聯(lián)系，兩者存在什么關(guān)系呢？筆者不揣淺陋，擬就此問(wèn)題略作闡述以就教于方家。

一

20世紀(jì)中期以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展催生了大量電子文件，電子文件與紙質(zhì)文件的顯著差異使得對(duì)兩者的管理方法、技術(shù)與理念都截然不同，傳統(tǒng)的以實(shí)體為中心的保管模式已不能適應(yīng)電子時(shí)代的檔案保管要求，面臨著挑戰(zhàn)。

1996年，特里·庫(kù)克在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上作了題為《1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響》的報(bào)告，分析了新的社會(huì)狀況和檔案工作的目的，提出了檔案管理的新模式——“后保管模式”。他指出：“這種新的‘后保管’范例將傳統(tǒng)理論對(duì)實(shí)體保管對(duì)象——實(shí)態(tài)文件的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者及其形成過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注。所有這些都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了對(duì)文件進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案保管，這種保管模式可以因此被稱作‘后保管’模式?！雹拊诤蟊９苣Ｊ较拢瑱n案工作要實(shí)現(xiàn)多方面的轉(zhuǎn)變，其實(shí)質(zhì)是一種以來(lái)源為中心、以文件為中心的管理理念。

由于學(xué)界對(duì)知識(shí)管理的涵義尚未形成共識(shí)，因此，檔案學(xué)者們對(duì)檔案知識(shí)管理的涵義也眾說(shuō)紛紜：張濤認(rèn)為，檔案知識(shí)管理就是在知識(shí)管理指導(dǎo)下對(duì)智力資本進(jìn)行綜合決策并實(shí)施全面管理的一種全新的管理模式。⑦丁恩多從數(shù)字檔案館的角度闡述了對(duì)檔案知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)，他認(rèn)為，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理就是通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案館所擁有的智力資本進(jìn)行組織、開(kāi)發(fā)和運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)擴(kuò)散和知識(shí)增值的過(guò)程，包括“知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)組織、知識(shí)檢索和知識(shí)服務(wù)”等內(nèi)容。⑧徐擁軍將檔案管理和知識(shí)管理進(jìn)行雙向?qū)徱?，認(rèn)為檔案知識(shí)管理是檔案管理和知識(shí)管理的融合，提出“檔案知識(shí)管理”包含了“以知識(shí)為導(dǎo)向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理”兩層含義，并提出檔案后保管模式為“以知識(shí)管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”提供了堅(jiān)實(shí)的理論基石。⑨張海燕從具體的企業(yè)領(lǐng)域認(rèn)為，企業(yè)檔案知識(shí)管理是在企業(yè)檔案管理過(guò)程中運(yùn)用知識(shí)管理深入挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的有用知識(shí)單元并對(duì)其進(jìn)行組織，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。⑩潘連根認(rèn)為，知識(shí)管理的內(nèi)容在數(shù)字檔案館中的體現(xiàn)主要包括“知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)組織、知識(shí)開(kāi)發(fā)、知識(shí)服務(wù)、知識(shí)傳播和人力資源管理”等方面?；伍振華指出，檔案館知識(shí)管理包含“準(zhǔn)備與規(guī)劃、組織與人員、實(shí)施與評(píng)估、知識(shí)共享、知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)服務(wù)”等內(nèi)容。?

無(wú)論學(xué)者們對(duì)檔案知識(shí)管理的涵義和內(nèi)容表述如何，其宗旨都是在檔案工作中應(yīng)用“知識(shí)管理”的理念和方法，將檔案信息加工提煉成知識(shí)，其核心是實(shí)現(xiàn)一種更高層次的信息增值服務(wù)。

二

檔案后保管模式主要由3部分內(nèi)容構(gòu)成：一是新來(lái)源觀，它促使我們重新認(rèn)識(shí)和理解文件的來(lái)源，要求我們關(guān)注文件背后的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)文件進(jìn)行前端控制，以保證文件的完整性；二是宏觀鑒定論，要求我們依據(jù)來(lái)源原則，以文件來(lái)源為核心，以文件有機(jī)聯(lián)系為基礎(chǔ)，從文件形成機(jī)構(gòu)的職能來(lái)鑒定文件的價(jià)值，使檔案價(jià)值鑒定更加系統(tǒng)化、集中化，“這種宏觀的、超前的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法可以對(duì)數(shù)量龐大的文件進(jìn)行‘批處理’式的鑒定，從而極大地提高鑒定工作的效率與質(zhì)量，大量地剔除了沒(méi)有價(jià)值或價(jià)值很低的文件，減少了信息污染的程度?！?三是知識(shí)服務(wù)，這是檔案后保管模式的核心內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)這一檔案工作目的的方式。在后保管模式下，檔案管理的對(duì)象不僅包括檔案實(shí)體，而且包括檔案蘊(yùn)含的信息和隱性知識(shí)。檔案工作人員就要轉(zhuǎn)變成知識(shí)的挖掘者和提供者，主動(dòng)找出檔案中隱含的知識(shí)，并將其轉(zhuǎn)化為公眾所需要的顯性知識(shí)，這樣才能使檔案工作者從“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”“重新坐回到上帝的身邊”?，提高檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展能力，體現(xiàn)檔案工作社會(huì)價(jià)值。

上述3個(gè)部分是有機(jī)結(jié)合的整體。其中，新來(lái)源觀使得人們的關(guān)注點(diǎn)不再僅僅膠著于文件表層的信息，而是延伸到文件的深層和背景，其目的在于挖掘文件隱含的信息和知識(shí)，為知識(shí)服務(wù)提供豐富的資源保障。宏觀鑒定論采用宏觀鑒定的方法，在保證文件鑒定的效率與質(zhì)量的同時(shí)，提高了檢索、利用文件的效率，增強(qiáng)了獲取、吸收信息和知識(shí)的能力，確保了知識(shí)服務(wù)的效率和質(zhì)量。知識(shí)服務(wù)的目的則是為用戶提供解決問(wèn)題的檔案服務(wù)，引導(dǎo)用戶從文件中獲取所需的信息、知識(shí)。?由此可見(jiàn)，新來(lái)源觀和宏觀鑒定論是實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的手段和保證，最終都是為了建立起以檔案利用者滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系。

檔案后保管模式凸顯了關(guān)注知識(shí)價(jià)值、重視提供知識(shí)、強(qiáng)調(diào)應(yīng)用知識(shí)的思想，是知識(shí)管理核心價(jià)值在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)的體現(xiàn)。

檔案是信息的一種，而知識(shí)則是對(duì)信息的推理、驗(yàn)證，從中得出的系統(tǒng)化的規(guī)律、概念或經(jīng)驗(yàn)，檔案信息是知識(shí)的基礎(chǔ)。知識(shí)具有情境依賴性、意會(huì)性、離散性和載體依托性等特點(diǎn)，即知識(shí)都是在特定情境中創(chuàng)造和獲取的，知識(shí)在社會(huì)和組織中是離散分布的，有些知識(shí)或知識(shí)的有些部分是隱性的，知識(shí)有其載體，包括實(shí)物載體、媒介載體、人和組織載體。?要實(shí)現(xiàn)在檔案領(lǐng)域的知識(shí)管理，必須了解檔案信息產(chǎn)生的情境、挖掘檔案信息中隱含的內(nèi)容，整合分散的檔案信息，了解檔案信息載體尤其是人和組織載體（即檔案形成者）的信息。所以，在檔案知識(shí)管理背景下，檔案的形成過(guò)程和背景，檔案形成者的性質(zhì)、職能、地位等背景信息必須納入管理者的視野。這樣，傳統(tǒng)的來(lái)源觀和著眼于文件具體內(nèi)容的鑒定方法便難以適應(yīng)檔案知識(shí)管理的需求，而檔案后保管模式采用新來(lái)源觀和宏觀鑒定論進(jìn)行檔案信息的收集和價(jià)值的鑒定，恰恰能夠滿足對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)管理的要求。

提供知識(shí)服務(wù)，即對(duì)檔案信息資源進(jìn)行知識(shí)性捕獲和組織，為用戶提供解決問(wèn)題的方案是檔案知識(shí)管理的發(fā)展方向，也是檔案后保管模式的追求，在這一點(diǎn)上，兩者也是契合的。

三

后保管模式是檔案工作因應(yīng)技術(shù)發(fā)展、環(huán)境變化而作的自我調(diào)整，呼應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。進(jìn)行檔案的知識(shí)管理一定程度上是后保管模式發(fā)展的必然，同時(shí)，后保管模式下的檔案管理工作又滿足了檔案知識(shí)管理的要求。

注釋：

①?(加)特里·庫(kù)克著,劉越男編譯.電子文件與紙質(zhì)文件觀念:后保管及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命[J].山西檔案,1997(2)

②姚樂(lè)野，蔡娜著.走向知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)——數(shù)字檔案館建設(shè)研究[M].四川人民出版社,2010

③馮惠玲.電子文件時(shí)代新思維[J].檔案學(xué)通訊,1998(6).

④陳智為等.千年一越話從頭[J].上海檔案,2000（1）

⑤荊云.檔案、記憶和知識(shí)——第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)在維也納召開(kāi)[J].云南檔案,2004(6)

⑥特里·庫(kù)克.1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響[R].第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告集

⑦張濤.知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的要求[J].沿海企業(yè)與科技,2008(5)

⑧丁恩多.數(shù)字檔案館知識(shí)管理研究[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2006(2)

⑨徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式——基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊,2007(5)

⑩張海燕.企業(yè)檔案的知識(shí)化管理[J].機(jī)電兵船檔案,2007(1)

?潘連根.數(shù)字檔案館的知識(shí)管理[J].浙江檔案,2005(12).

?伍振華著.檔案館知識(shí)管理研究[M].北京:中國(guó)文聯(lián)出版社,2003

??徐擁軍.檔案后保管范式與知識(shí)管理[J].檔案學(xué)通訊,2008(2)

?儲(chǔ)節(jié)旺等.知識(shí)管理概論[M].清華大學(xué)出版社、北京交通大學(xué)出版社，2005