新形勢下做好高校辦公室工作的思考

文/新疆財經(jīng)大學(xué)黨委（校長）辦公室　劉建忠

新形勢下做好高校辦公室工作的思考

文/新疆財經(jīng)大學(xué)黨委（校長）辦公室劉建忠

作為學(xué)校運轉(zhuǎn)的樞紐, 高校辦公室工作既涉及宏觀管理，又涉及微觀運行，在學(xué)校內(nèi)部及對外聯(lián)系中的地位和作用日益顯現(xiàn)。做好新形勢下的高校辦公室工作, 可以不斷提升教育教學(xué)水平、有效促進學(xué)校各項工作的全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

新形勢；高校辦公室；思考

隨著科教興國、人才強國戰(zhàn)略的實施和高等教育體制改革的不斷深入, 高校工作面臨著許多新情況、新問題。辦公室作為高校的綜合職能部門,承擔(dān)著聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、承上啟下的橋梁樞紐作用, 是領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)管理職能的一個重要機構(gòu), 其工作狀態(tài)與水平的高下直接影響著學(xué)校辦事效率，進而影響整體事業(yè)的發(fā)展。

一、新時期高校辦公室工作的特點

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否, 很大程度在于辦公室的參謀作用是否發(fā)揮到位，而辦公室的主要任務(wù)就是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作事務(wù), 為領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)政策制定和出臺提供具體的資料、信息咨詢和參考。與其他職能部門相比，辦公室在落實學(xué)校決策部署、推動全局工作、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖等方面具有相對特殊的地位，是其他任何部門都不能代替和無法比擬的, 其主要工作特點有:

（一）內(nèi)政外聯(lián),工作任務(wù)繁重。辦公室既是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的外腦, 又是學(xué)校日常事務(wù)的督促檢查機構(gòu)；既是高校各項工作得以正常有序運行的樞紐, 又是高校對外交往和聯(lián)系、樹立良好形象的窗口。隨著高等教育體制改革的持續(xù)深入和各高校辦學(xué)定位更加明確, 學(xué)校與社會、各高校之間的聯(lián)絡(luò)和交流日益密切, 辦公室的工作職能相應(yīng)地進一步強化,任務(wù)更加繁重。

（二）參與決策,深化服務(wù)職能。辦公室處在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的身邊, 是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的參謀助手。辦公室不僅要執(zhí)行上級有關(guān)文件精神和學(xué)校相關(guān)政策,還要貫徹落實學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示,在制定中長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作要點、凝練辦學(xué)思想、更新管理服務(wù)理念等方面提出可操作性強的實施方案。根據(jù)學(xué)校實際情況, 制定、完善相關(guān)規(guī)章制度,促進管理更加科學(xué)規(guī)范, 進而提升學(xué)校的整體管理服務(wù)水平。

（三）上傳下達,強化協(xié)調(diào)督辦。辦公室承擔(dān)著聯(lián)系上下、溝通左右的重要職責(zé)，要保證信息傳遞暢通無阻,上下、左右關(guān)系融洽,就必須做到協(xié)調(diào)不斜調(diào)、幫忙不幫亂、解難不增難、成事不誤事。對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)決定的事項, 辦公室必須及時落實經(jīng)辦單位；對各部門和教職工的請示、報告事項, 辦公室要及時提交到領(lǐng)導(dǎo)手中, 并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由相關(guān)部門處理, 及時向當事人反饋處理結(jié)果。此外, 辦公室還要定期整理匯總領(lǐng)導(dǎo)批示文件的辦理情況, 及時督辦未完成的事宜。

（四）迅速反應(yīng), 增強效能意識。在日常工作過程中, 不論是處理上、下行文件還是信息反饋, 辦公室都要講求時效,否則就會影響學(xué)校的正常工作秩序, 甚至?xí)斐芍卮笫д`。高校辦公室遇到的突發(fā)事件比較多, 這些事件的處理工作具有時間緊、節(jié)奏快等特點, 這就要求工作人員必須做到快速反應(yīng)、急事急辦、特事特辦，不得有推諉拖延現(xiàn)象。

二、當前辦公室隊伍建設(shè)中存在的主要問題

為政之要，關(guān)鍵在人。人員隊伍的素質(zhì)決定了辦公室的整體水平。同高校承擔(dān)的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)和文化傳承等重要職能與辦公室自身的工作特點相比，當前，辦公室隊伍建設(shè)還存在諸多不足和問題。

（一）辦公室隊伍業(yè)務(wù)水平、政治素質(zhì)與工作要求存在較大差距。目前很多高校辦公室人員素質(zhì)良莠不齊，老同志在文化知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面存在諸多不足；新進年輕同志雖學(xué)歷層次較高，但在大局觀、價值觀的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)方面較為缺乏，存在服務(wù)能力和水平不足的情況。在業(yè)務(wù)上，僅能滿足一般的辦文、辦會、辦事要求，發(fā)揮參謀助手作用不夠；習(xí)慣于收集匯總數(shù)據(jù)，缺乏調(diào)研能力；政治敏感性不足，解決突發(fā)事件的應(yīng)對能力欠缺。這都與新形勢下不斷變化的辦公室新職能不相適應(yīng)。

（二）對辦公室隊伍建設(shè)的目標不清晰，尚未形成能力互補的格局。當前，很多高校辦公室由于目標不明確，怎么建、怎么管依然不清晰，如何組織隊伍也就比較盲目，工作缺乏整體規(guī)劃，團隊效率低，未形成良好的單位文化，團隊合力和成員個體的互補效應(yīng)無法發(fā)揮。這主要與高校辦公室自身定位不準有關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)的管理水平也決定了隊伍建設(shè)的成效。

（三）管理制度與工作要求不適應(yīng)，評價方式一般化，激勵效果不明顯。目前，很多高校辦公室疲于應(yīng)付各種日常事務(wù)性工作，內(nèi)部管理制度不完善。很多高校辦公室依然沿用傳統(tǒng)的垂直行政管理體制，缺乏扁平結(jié)構(gòu)及時互通信息的優(yōu)勢，成員間信息往往不對稱，導(dǎo)致工作合力不夠，效率不高。隊伍考核突出質(zhì)的考察而淡化量的考核，結(jié)果主要取決于領(lǐng)導(dǎo)的個人意志和喜好，評價方式簡單化，激勵效果不明顯。究其原因，有外界環(huán)境的影響，大部分領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作都停留在一般性事務(wù)的解決上，沒有對崗位職責(zé)進行細化和量化；也有人員自身的因素，個人自主學(xué)習(xí)意識不強，對改革發(fā)展所要求的自我提高、觀念更新、方法改進等方面存在抵觸情緒。

（四）個人發(fā)展目標不明確，潛能和積極性調(diào)動不充分。就個體而言，大多數(shù)辦公室人員對自身的職業(yè)發(fā)展缺乏長遠、明晰的規(guī)劃，沒有適應(yīng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展與個人自我發(fā)展結(jié)合以實現(xiàn)雙贏的正確認識，自身努力與學(xué)校事業(yè)發(fā)展結(jié)合不夠緊密，甚至出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，直接影響了辦公室人員自身潛能和積極性的發(fā)揮。面對不斷變化的經(jīng)濟、社會發(fā)展形勢，缺乏對高校事業(yè)發(fā)展的前瞻性、全局性問題的深入思考，自身定位于做好一般性事務(wù)，個人的職業(yè)發(fā)展受限。

三、對做好新形勢下高校辦公室工作的思考

為適應(yīng)新時期、新形勢的發(fā)展和需要，高校辦公室必須在自我精準定位、加強團隊建設(shè)和構(gòu)建科學(xué)規(guī)范工作機制等方面狠下功夫，以不斷適應(yīng)高等教育體制改革和學(xué)校事業(yè)發(fā)展的需要，進而充分發(fā)揮綜合服務(wù)效能。

（一）如何更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，要對高校辦公室的角色定位有一個清晰的認知，這是做好辦公室工作的前提。首先是改革發(fā)展的推進者。高校的改革發(fā)展是一項系統(tǒng)工程，在改革和建設(shè)中的許多問題和困難，辦公室要直接面對，辦公室工作人員要學(xué)會站在學(xué)校發(fā)展的全局去思考和處理問題，聽取各方意見，通盤權(quán)衡，才能提出正確的意見和建議，從而調(diào)動各方面的積極性，形成支持和推動改革發(fā)展的強大合力；其次應(yīng)是真誠的合作伙伴。學(xué)校的順暢運行需要各部門、各單位相互支持密切合作。辦公室作為學(xué)校的管理運行“樞紐”，要率先與各單位和部門共事，成為良好的合作伙伴。辦公室因其所處的特殊位置和工作性質(zhì)，往往需要牽頭統(tǒng)籌協(xié)調(diào)有關(guān)部門、協(xié)同辦理許多工作。為此，辦公室工作人員在堅持原則、規(guī)范履責(zé)的同時，注意低調(diào)行事、謙虛謹慎，在與其他部門協(xié)作過程中，充分發(fā)揮“樞紐”的綜合協(xié)調(diào)職能，積極協(xié)助、配合相關(guān)部門做好各項工作；第三應(yīng)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的“信息員”。學(xué)校辦公室是高校中上情下達、下情上傳、內(nèi)外溝通的樞紐，承擔(dān)著“信息員”角色。信息工作做得好不好，直接影響領(lǐng)導(dǎo)的決策及對全局工作的指導(dǎo)。辦公室要抓好信息工作，多渠道多方式掌握信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供基礎(chǔ)信息依據(jù)。要廣泛收集師生員工對學(xué)校改革、發(fā)展的意見、建議，為學(xué)校科學(xué)決策提供參考，并主動做好校務(wù)公開，為統(tǒng)一思想、凝聚人心奠定基礎(chǔ)；第四應(yīng)是綜合服務(wù)的“勤務(wù)員”。隨著高等教育事業(yè)發(fā)展，辦公室對外的服務(wù)工作在不斷擴展，學(xué)校與兄弟院校、上級機關(guān)、相關(guān)企事業(yè)單位以及當?shù)卣穆?lián)系更加密切，服務(wù)社會成為辦公室的一項重要工作職責(zé)。因此，辦公室人員要牢固樹立服務(wù)意識，不斷提高做好“勤務(wù)員”的思想認識，認真學(xué)習(xí)增強當好“勤務(wù)員”的業(yè)務(wù)水平。面向校內(nèi)要把為學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為師生員工服務(wù)的職能融入日常工作中，體現(xiàn)在各項具體工作上。在對外服務(wù)中，要通過熱情的態(tài)度、規(guī)范的服務(wù)樹立良好的社會形象；最后應(yīng)是決策落實的“督查督辦員”。對學(xué)校研究部署的一些重要工作和重大決策，辦公室要經(jīng)常監(jiān)督、檢查工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，使學(xué)校決定部署的各項工作任務(wù)落到實處，確保事事有落實、件件有回音，堅決維護決策的權(quán)威性、工作的時效性。

（二）加強團隊建設(shè)是高校辦公室做好服務(wù)工作的基礎(chǔ)。學(xué)校辦公室工作項目多，事務(wù)繁雜，工作頭緒多，崗位編制少，雖然有各自的分工，但是有些工作是不能靠個人的力量完成的，團隊協(xié)作能力顯得更為重要。學(xué)校辦公室要樹立管理服務(wù)一盤棋的思想，發(fā)揚團隊精神，互相支持，密切配合，形成合力，保證辦公室的高效運轉(zhuǎn)，從而提高工作效率。只有互相配合與協(xié)同，才能更好地發(fā)揮個體的能力。最大限度發(fā)揮個體的主觀能動性，突顯整體優(yōu)勢和群體效益，才能使辦公室從客觀上朝著健康、高效、規(guī)范、有序的方向邁進。同時辦公室工作具有復(fù)雜性、突發(fā)性和很強的時效性等特點，面對紛至沓來的工作要分清輕重緩急，要統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排，“大事細辦、急事穩(wěn)辦”，遇到復(fù)雜矛盾的問題，冷靜思考，理順工作思路，找準問題的切入點，使復(fù)雜問題簡單化，達到事半功倍、收放自如的效果。

（三）構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的工作機制是高校辦公室做好服務(wù)工作的關(guān)鍵。辦公室工作事務(wù)雜、頭緒多，且經(jīng)常要面對各種臨時性工作和突發(fā)性事務(wù)，看似沒有什么規(guī)律可言。要做好辦公室工作，必須要善于在繁雜的事務(wù)性工作中總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，化被動為主動。要善于把總結(jié)的經(jīng)驗和規(guī)律以制度的形式顯示出來。辦公室工作要通過規(guī)范工作流程約束紛紜復(fù)雜的事務(wù)性工作，保證忙而不亂；對可能發(fā)生的臨時性工作和突發(fā)事件要未雨綢繆，早做預(yù)案。制度的貫徹在于落實，抓制度、抓機制必須體現(xiàn)嚴肅認真的作風(fēng)，教育大家要有嚴明的組織紀律、扎實的工作作風(fēng)和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。對于各工作崗位要明確職責(zé)，不能拖延推諉，不能存在官僚主義和衙門作風(fēng)，必須做到事事有人抓，件件有落實。把個人的發(fā)展和辦公室的發(fā)展以及學(xué)校的發(fā)展有機結(jié)合起來，努力營造一個富有生機、和諧發(fā)展的良好氛圍。

（四）加強隊伍建設(shè)是高校辦公室做好服務(wù)工作的保障。高校辦公室的職能和任務(wù)出現(xiàn)了新的變化，工作人員也應(yīng)根據(jù)工作的需要不斷培養(yǎng)和提升自身所應(yīng)具備的能力素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)，更好地勝任工作。首先要有較高的政治素質(zhì)和政策理論水平、良好的思想道德修養(yǎng)和科學(xué)文化素質(zhì)，這是做好辦公室工作的首要條件。辦公室工作人員不僅應(yīng)在日常工作中堅持系統(tǒng)深入地理論學(xué)習(xí)，著力提高政治理論素養(yǎng)，還應(yīng)當注意在實踐中培養(yǎng)提高自己的政治敏銳性和鑒別力，培養(yǎng)大局意識。同時，辦公室的校內(nèi)服務(wù)對象是高素質(zhì)、高層次的教師和學(xué)生。其工作人員必須時刻注意通過加強學(xué)習(xí)、加強自身建設(shè)，培養(yǎng)全面的科學(xué)文化素質(zhì)，才能更好地與廣大師生員工溝通，實現(xiàn)辦公室綜合協(xié)調(diào)、全面服務(wù)、參謀助手等職能。其次要有先進的教育理念和管理理念。一方面，隨著高校行政管理民主化、規(guī)范化和法制化進程的加快，行政工作圍繞教學(xué)中心任務(wù)展開的觀念也逐步深入人心；另一方面，大學(xué)校園是一個理想化的場地，氤氳其中的自由、批判和獨立精神必然與上述規(guī)范管理、制度管理的理念產(chǎn)生某些沖突。辦公室作為維護全校行政系統(tǒng)運行秩序的樞紐機構(gòu)，應(yīng)當有意識地組織培訓(xùn)，使工作人員及時更新觀念，了解和掌握國內(nèi)外先進的教育思想和管理理念，并將其運用到日常工作中去，更好地將學(xué)術(shù)管理與行政管理有機結(jié)合起來，進一步提升服務(wù)層次和工作水平，為學(xué)校各項事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。

[1]孫瑋，王世龍．高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運行機制的研究[J].高教論壇，2012(12)．

[2]李勝利．對黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負責(zé)制的幾點思考[J].中國高等教育，2011(5)．