提升系辦公室工作水平的幾點(diǎn)思考

文/宿遷學(xué)院　夏飛

提升系辦公室工作水平的幾點(diǎn)思考

文/宿遷學(xué)院夏飛

系辦公室是系這個(gè)教學(xué)單位的唯一內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著非常重要的作用，系辦公室的工作水平將直接影響到系的辦學(xué)質(zhì)量，思考如何提升系辦公室的工作水平，對(duì)確保系、院（校）的事業(yè)發(fā)展具有非常重要的意義。

高校；系辦公室；工作水平；思考

高校的系是一線教學(xué)單位，主要工作任務(wù)是搞好教學(xué)與科研，培養(yǎng)出一流的人才。系辦公室是系的內(nèi)設(shè)綜合行政單位，一般為科級(jí)建制，在系主任領(lǐng)導(dǎo)下從事系綜合行政管理工作，為系領(lǐng)導(dǎo)和全系師生員工服務(wù)。系辦公室處在教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)一線。其工作水平的高低將直接影響到系的教育教學(xué)質(zhì)量提升。為此，我們必須高度重視系辦公室工作，認(rèn)真思考如何做好系辦公室工作，全面提升系辦公室工作水平，對(duì)系、院（校）的事業(yè)發(fā)展具有非常重要的意義。

一、系辦公室現(xiàn)狀

筆者所在單位S學(xué)院是一所地方性普通本科院校，實(shí)行的是院、系兩級(jí)管理模式。與實(shí)施校、院、系三級(jí)管理模式的高校比較，這里的系相對(duì)于三級(jí)管理模式中的院。筆者所在Y系現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)7個(gè)，在校生2000余人，教職工80人，其中，行政工作人員7人，專(zhuān)任教師65人，輔導(dǎo)員8人。內(nèi)設(shè)系辦公室，由系辦公室主任、行政秘書(shū)、教務(wù)秘書(shū)、學(xué)工秘書(shū)等組成。系辦公室主任1人、行政秘書(shū)1人，另有教務(wù)秘書(shū)2人，其中1人為副科級(jí)，團(tuán)委書(shū)記1人，由輔導(dǎo)員老師兼任，副科級(jí)，黨務(wù)秘書(shū)1人，也有輔導(dǎo)員老師兼任，副科級(jí)。是一種縱向的工作模式，為了工作需要，系主任在系辦公室為唯一“官方設(shè)置”的基礎(chǔ)上，又設(shè)置一些非官方的“有實(shí)無(wú)名”的一些內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，有系教務(wù)辦公室、學(xué)工辦公室、團(tuán)委辦公室、黨務(wù)辦公室等，與系辦公室具有相同的地位，履行不同的職能，承擔(dān)著不同的工作任務(wù)，在系主任的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。對(duì)外統(tǒng)一稱(chēng)為系辦公室，由不同的系領(lǐng)導(dǎo)分管聯(lián)系指導(dǎo)工作，系主任分管聯(lián)系指導(dǎo)系辦公室，系黨總書(shū)記分管聯(lián)系指導(dǎo)黨務(wù)辦公室、團(tuán)委辦公室和學(xué)工辦公室，系分管教學(xué)副主任分管聯(lián)系指導(dǎo)教務(wù)辦公室和教研室。這是一種橫向的工作模式。筆者認(rèn)為，系辦公室不管是采用縱向還是橫向的工作模式，其職能都是一樣的，參謀輔助、政策咨詢(xún)、文件文字處理、檔案管理、會(huì)務(wù)組織、綜合協(xié)調(diào)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公務(wù)接待、印信管理及服務(wù)保障和監(jiān)督檢查等。都是以服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)人才培養(yǎng)為中心。

當(dāng)前，系辦公室主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：一是工作人員的責(zé)任心有待進(jìn)一步去增強(qiáng)；二是工作效率有待進(jìn)一步去提高；三是工作方式方法有待進(jìn)一步去改進(jìn)；四是工作程序有待進(jìn)一步去規(guī)范；五是規(guī)章制度有待進(jìn)一步去完善；六是服務(wù)水平有待進(jìn)一步去提升。

二、系辦公室職能分析

系辦公室主要有參謀輔助、政策咨詢(xún)、文件文字處理、檔案管理、會(huì)務(wù)組織、綜合協(xié)調(diào)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公務(wù)接待、印信管理及服務(wù)保障和監(jiān)督檢查等職能。

參謀輔助。即給系領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，當(dāng)好助手，對(duì)系里的工作和重大計(jì)劃、規(guī)劃要提出建設(shè)性建議和意見(jiàn)，供系領(lǐng)導(dǎo)決策參考。善于調(diào)查研究，收集信息，輔助系領(lǐng)導(dǎo)做好系里的各項(xiàng)工作。

政策咨詢(xún)。即辦公室工作人員要熟悉有關(guān)法律法規(guī)，知曉系、院的各項(xiàng)規(guī)章制度及辦事程序。如職稱(chēng)評(píng)定、科研項(xiàng)目申報(bào)、教師獎(jiǎng)懲、科研項(xiàng)目申報(bào)與學(xué)生獎(jiǎng)助補(bǔ)貸勤等方面的政策和程序等。

文件文字處理。即系辦公室要做好收發(fā)文處理及教學(xué)、科研、師資和社會(huì)服務(wù)等方面材料的處理。辦公室工作人員要有較強(qiáng)的文字功底，較高的思想政治水平，起草好公文，撰寫(xiě)好計(jì)劃、總結(jié)及系領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。

檔案管理。即辦公室要做好系里各項(xiàng)檔案的收集與管理，包括教學(xué)、人事、師資、科研、財(cái)務(wù)、學(xué)生等各類(lèi)檔案，要善于分析與總結(jié)，編寫(xiě)系大事記和年鑒、系紀(jì)事等。

會(huì)務(wù)組織。即做好系里各類(lèi)會(huì)議的組織與服務(wù)工作。做好會(huì)議記錄、紀(jì)要的撰寫(xiě)及會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)與督辦等。

綜合協(xié)調(diào)。即理順對(duì)內(nèi)對(duì)外的關(guān)系，及時(shí)落實(shí)有關(guān)職能，處理下達(dá)的工作任務(wù)，及時(shí)傳達(dá)有關(guān)文件和會(huì)議精神，積極與各職能部門(mén)和系內(nèi)教師、學(xué)生之間溝通交流，確保各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)通順。

對(duì)外聯(lián)絡(luò)。即系辦公室要做好對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，如與兄弟系部，職能處室，校外有關(guān)機(jī)構(gòu)等溝通聯(lián)絡(luò)等。

公務(wù)接待。即嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)公務(wù)接待的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，以熱情、周到的服務(wù)做好系里各項(xiàng)接待工作。

印信管理。即做好公章的管理工作，嚴(yán)格公章的使用規(guī)范，特殊情況下，要向系領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并履行批準(zhǔn)手續(xù)，做好使用記錄等。

服務(wù)保障。即為系領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)、為系的教學(xué)科研服務(wù)、為系里廣大教師和學(xué)生服務(wù)。當(dāng)好他們的“勤務(wù)兵”，盡可能地為他們提供保障，且要做到認(rèn)真、熱情、及時(shí)、周到。

監(jiān)督檢查。即對(duì)系、院的決定及領(lǐng)導(dǎo)的批示、口頭交辦的工作任務(wù)進(jìn)行督辦檢查。

三、提升系辦公室工作水平的幾點(diǎn)思考

前面我們了解了系辦公室現(xiàn)狀和工作中存在的一些問(wèn)題，分析了系辦公室的職能，下面將就如何提升系辦公室工作水平提幾點(diǎn)思考，供領(lǐng)導(dǎo)和同行參考。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是系辦公室做好各項(xiàng)工作的根本前提。王秀繁在《高校系（部）辦公室工作存在的問(wèn)題及對(duì)策》一文中就曾指出：“系辦公室的作用發(fā)揮如何，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度起著決定性的作用”。為此，系主任和系黨總支書(shū)記及系里的其他領(lǐng)導(dǎo)，分管教學(xué)科研的副主任、分管學(xué)生工作的副主任、分管師資工作的副主任等都要經(jīng)常過(guò)問(wèn)系辦公室工作，對(duì)系辦公室工作要提出明確的要求，并加強(qiáng)對(duì)系辦公室工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)，時(shí)時(shí)掌握系辦公室工作情況，有效地指揮和督促系辦公室工作。除了布置工作任務(wù)，更重要的是給出工作思路，交代工作任務(wù)背景，提出具體的工作任務(wù)要求，敢于“授權(quán)”和“放權(quán)”，信任辦公室工作。雖然系辦公室沒(méi)有決策權(quán)，但也不能事無(wú)巨細(xì)事事都向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)定奪，領(lǐng)導(dǎo)要給予辦公室一定的工作原則、工作框架，只要他們按原則辦事，按框架辦事，且有利于系中心工作發(fā)展，系領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該積極地予以支持，放心地交由辦公室去處理，這樣將有效地增強(qiáng)辦公室的工作主動(dòng)性和工作針對(duì)性。

（二）健全的規(guī)章制度是系辦公室做好各項(xiàng)工作的根本保障。健全的規(guī)章制度是系辦公室做好各項(xiàng)工作的“準(zhǔn)繩”，是系里所人員共同遵守的“法”。規(guī)章制度可以隨著情況的不斷變化，在遵循一定的程序和形式上進(jìn)行不斷地修改與完善，但也不能過(guò)于頻繁，應(yīng)有一定的時(shí)效性，在時(shí)效內(nèi)要嚴(yán)格執(zhí)行，且不能因人而異，對(duì)上對(duì)下都要一視同仁，領(lǐng)導(dǎo)更要模范帶頭遵守，力爭(zhēng)做到人人遵守。系辦公室工作不可以“人”為中心，要以制度來(lái)管人管事，堅(jiān)持按章辦事、按程序辦事。只有按章、按程序辦事，才能將繁雜的系辦公室工作做到規(guī)范有序，雜而不亂，增產(chǎn)高效。

（三）提升系辦公室工作人員的整體素質(zhì)是系辦公室做好各項(xiàng)工作的根本所在?！稗k公室工作是否做得很出色，其關(guān)鍵性因素在全體人員的共同努力”。根本上取決于系辦公室工作人員的整體素質(zhì)。為此，必須不斷提升系辦公室工作人員的整體素質(zhì)。一是系辦公室工作人員要有很強(qiáng)的思想政治素質(zhì)。思想端正、為人正直，辦事公道、作風(fēng)正派，識(shí)大體、顧大局；二是不怕吃苦、不畏艱難，求真務(wù)實(shí)、愛(ài)崗敬業(yè)、開(kāi)拓進(jìn)取的工作精神；三是全心全意為教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)，為系領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工的服務(wù)理念；四是具有多種工作能力。如寫(xiě)作能力、實(shí)際辦事能力、公關(guān)能力、熟練應(yīng)用現(xiàn)代化辦公室設(shè)備能力、調(diào)查研究能力、收集信息能力、綜合學(xué)習(xí)能力等。鑒于以上，筆者認(rèn)為院系要高度重視系辦公室工作人員這支隊(duì)伍的建設(shè)工作，要有計(jì)劃有目的地進(jìn)行培養(yǎng)與培訓(xùn)，定期開(kāi)展工作交流，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，邀請(qǐng)校外專(zhuān)家領(lǐng)導(dǎo)過(guò)來(lái)傳經(jīng)送寶，有機(jī)會(huì)更要將他們送出學(xué)習(xí)?！跋缔k公室工作人員應(yīng)當(dāng)懂教育”，系辦公室處于教學(xué)科研一線，人才培養(yǎng)一線，要學(xué)習(xí)一定的教育理論，這樣更有益于工作的開(kāi)展。

（四）創(chuàng)新工作思路是系辦公室做好各項(xiàng)工作的根本要求。在處理繁雜的系辦公室工作中，工作思路很重要。清晰的工作思路，可以事半功倍。辦公室工作無(wú)小事，但在處理具體事務(wù)過(guò)程中，工作人員還是要分個(gè)輕重緩急，不論大事小事都認(rèn)真去對(duì)待是基本態(tài)度，科學(xué)研判事情的輕重緩急，然后有序高效完成則是一種工作能力，是做好系辦公室工作的根本要求?！跋缔k公室工作具有一定的被動(dòng)性”。如果老是等著領(lǐng)導(dǎo)來(lái)安排工作及有關(guān)部門(mén)下達(dá)工作任務(wù)，勢(shì)必事事處于被動(dòng)，如何變被動(dòng)為主動(dòng)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，筆者認(rèn)為，系辦公室工作人員必須更新觀念，創(chuàng)新工作思路。一是有計(jì)劃地做好分內(nèi)事務(wù)；二是大膽執(zhí)行政策清楚、會(huì)議議定、領(lǐng)導(dǎo)批示的事務(wù)；三是善于總結(jié)工作特點(diǎn)和規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，超前做好固定范圍與程序的周期性工作；四是對(duì)突發(fā)性事務(wù)要有預(yù)見(jiàn)性，盡可能地做到事先有準(zhǔn)備。在創(chuàng)新工作思路過(guò)程中，一定要謹(jǐn)慎細(xì)致，規(guī)范高效。

（五）關(guān)懷激勵(lì)是系辦公室做好各項(xiàng)工作的根本動(dòng)力。實(shí)行正確的系辦公室工作關(guān)懷激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于院系和院系領(lǐng)導(dǎo)是一件非常重要的事情。關(guān)注系辦公室關(guān)懷激勵(lì)有2種形式，一種是精神上，一種是物質(zhì)上。精神上，院系及院系領(lǐng)導(dǎo)要高度重視系辦公室工作人員的思想動(dòng)態(tài)，要熱情主動(dòng)的做好他們的思想政治工作，尤其是在他們升降進(jìn)退、遇到重大挫折與變故等一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)上，要與他們交流思想，增進(jìn)與他們之間的感情，緩解他們思想與工作上的壓力。要主動(dòng)關(guān)心系辦公室工作人員的成長(zhǎng)，對(duì)他們要能拉一把，絕不推一把，要真心實(shí)意，以誠(chéng)待人。物質(zhì)上，要給予系辦公室工作人員一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。系辦公室工作人員在評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱(chēng)評(píng)定上較為艱難，平時(shí)多忙于一些事務(wù)性工作，工作業(yè)績(jī)又不易體現(xiàn)和量化，得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定與認(rèn)可是很難的，再加上職務(wù)晉升的道路崎嶇，深深地影響著系辦公室工作人員的積極性。這些院系與院系領(lǐng)導(dǎo)都必須予以高度的重視，采取有效措施，實(shí)施關(guān)懷激勵(lì)機(jī)制增強(qiáng)他們的工作主動(dòng)性與積極性。對(duì)系辦公室工作人員實(shí)行關(guān)懷激勵(lì)機(jī)制要注意這樣幾個(gè)問(wèn)題：一是理由與標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，不能因人而異，出現(xiàn)多重標(biāo)準(zhǔn)；二是關(guān)懷激勵(lì)要公開(kāi)透明；三是關(guān)懷激勵(lì)機(jī)制不能形同虛設(shè)，要真正落實(shí)下去，且不打折扣。實(shí)行關(guān)懷激勵(lì)不僅僅給予系辦公室工作人員一定的實(shí)惠，更重要的是振奮他們的精神，讓他們?cè)诜泵π量嘀猩硇挠鋹偟厝スぷ鳌?/p>

[1]王秀繁.高校系（部）辦公室工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2008（07）.

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