試議公文評(píng)改原則和方法

文/中國公文學(xué)研究所副所長　欒照鈞

試議公文評(píng)改原則和方法

文/中國公文學(xué)研究所副所長欒照鈞

本文通過多年來對(duì)諸多典型的公文實(shí)例進(jìn)行評(píng)改，并結(jié)合公文評(píng)改實(shí)訓(xùn)教學(xué)的實(shí)踐，詳盡論述了公文評(píng)改理念、評(píng)改對(duì)象、評(píng)改主旨、評(píng)改依據(jù)、評(píng)改方法、評(píng)改范圍，以及評(píng)改公文需要把握的關(guān)鍵問題。使廣大文秘工作者掌握公文評(píng)改的本領(lǐng)。

公文；評(píng)改；原則；方法

搞好公文評(píng)改，是提升公文寫作水平、實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范化和科學(xué)構(gòu)建公文評(píng)改學(xué)的必由之路，需要更多的人積極投身于公文評(píng)改實(shí)踐，深入研究公文評(píng)改理論。鑒于目前很多人對(duì)公文評(píng)改認(rèn)識(shí)不足，尤其缺乏自覺參與的積極性，筆者特根據(jù)數(shù)十年的積累和體會(huì)撰寫此文，概括公文評(píng)改的原則和方法，與學(xué)界同仁切磋交流。

一、評(píng)改理念把握“兩個(gè)疑點(diǎn)”

“兩個(gè)疑點(diǎn)”：一是是唯書唯上還是實(shí)事求是；二是是積非成是還是約定俗成。

筆者以為，公文寫作與評(píng)改應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是而不應(yīng)當(dāng)唯書唯上，應(yīng)當(dāng)力求規(guī)范而不應(yīng)當(dāng)把積非成是視作約定俗成。不符合行文規(guī)范而出現(xiàn)的公文病誤，在各級(jí)機(jī)關(guān)公文中均可找到實(shí)例。上層機(jī)關(guān)公文（一般指省級(jí)機(jī)關(guān)和國家級(jí)機(jī)關(guān)公文）盡管質(zhì)量較高，但也難免出現(xiàn)差錯(cuò)；由于歷史階段的局限和歷史延續(xù)性的影響，國家權(quán)威機(jī)關(guān)的公文也不可能在任何時(shí)期都100%正確。對(duì)于日常遇到的不規(guī)范的公文，不論是哪一級(jí)的，都不宜效仿和提倡。然而，在公文寫作、公文評(píng)改和公文研究中，卻始終存在著唯書唯上和積非成是的問題。而積非成是的做法，又往往被人視作“約定俗成”，學(xué)界甚至在理論上進(jìn)行錯(cuò)誤總結(jié)，對(duì)讀者則是一種嚴(yán)重的誤導(dǎo)。從詞義來講，“約定俗成”指某些事物的名稱或社會(huì)習(xí)慣是由人們經(jīng)過長期實(shí)踐而認(rèn)定或形成的；“積非成是”指長期沿襲下來的謬誤，會(huì)被認(rèn)為是正確的。顯而易見，對(duì)相沿成習(xí)的錯(cuò)誤做法，不應(yīng)視為“約定俗成”予以肯定，而應(yīng)視為“積非成是”加以矯正。

二、評(píng)改對(duì)象把握“兩個(gè)重點(diǎn)”

“兩個(gè)重點(diǎn)”：一是上層機(jī)關(guān)不規(guī)范公文；二是公文著作中被作為例文（“范文”）的病文。

明確了理念上應(yīng)當(dāng)把握的“兩個(gè)疑點(diǎn)”，自然要把這兩類公文作為評(píng)改重點(diǎn)。從總體而言，公文評(píng)改的對(duì)象是各級(jí)機(jī)關(guān)和各類單位公文中的各種病誤。基層機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位公文盡管病誤較多，但其消極影響遠(yuǎn)不如上層機(jī)關(guān)不規(guī)范公文和公文著作中被作為例文（“范文”）的病文嚴(yán)重。因此，公文評(píng)改對(duì)象之重點(diǎn)理應(yīng)是后者而不是前者。

省以上機(jī)關(guān)公文規(guī)范化水平高于基層是不爭的事實(shí)，但文種錯(cuò)用、格式違規(guī)、標(biāo)題不規(guī)范等問題也時(shí)有發(fā)生，有的在正文結(jié)構(gòu)和語言文字方面不同程度地存在毛病，對(duì)下往往有著一種“示范性”的負(fù)面影響。對(duì)此，若不及時(shí)加以矯正，勢必被更多的人效仿和提倡。公文著作（包括教材）不乏高水平的佳作，但也一直存在著比較嚴(yán)重的問題。其中，有修訂上的滯后，也有相沿成習(xí)之積弊，更有抄襲之風(fēng)盛行等因素，不良影響十分廣泛，誤導(dǎo)作用不容低估。值得深思的是，公文著作中的例文（范文），經(jīng)作者選用，并經(jīng)出版社審定，有的依然錯(cuò)訛多多，而且很少有人懷疑它的規(guī)范性，對(duì)其進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)改則顯得十分必要和尤為重要。

三、評(píng)改主旨把握“兩個(gè)節(jié)點(diǎn)”

“兩個(gè)節(jié)點(diǎn)”：一是認(rèn)真評(píng)析；二是準(zhǔn)確修改。

公文評(píng)改具有主旨的明確性、內(nèi)容的針對(duì)性、褒貶的肯定性、評(píng)改的準(zhǔn)確性、語言的規(guī)范性和實(shí)踐的指導(dǎo)性等特點(diǎn)。公文評(píng)改不是單純的糾錯(cuò)，必須突出“評(píng)”和“改”的主旨，“改”必須建立在“評(píng)”的基礎(chǔ)上——評(píng)析恰當(dāng)而全面，才能改得精準(zhǔn)而到位。顯而易見，評(píng)改文針對(duì)被評(píng)改文中的病誤必須做出肯定的評(píng)析，不允許含糊其辭、似是而非，更不允許積非成是、以訛傳訛。鑒于一個(gè)人的知識(shí)存儲(chǔ)和認(rèn)識(shí)能力畢竟有限，評(píng)改人不論水平高低，都很難保證在評(píng)改中不出一點(diǎn)兒差錯(cuò)和在評(píng)改文中不留有瑕疵。這就需要他人給予輔助性地矯正，需要集思廣益，發(fā)揮更多人的作用。

四、評(píng)改依據(jù)把握“兩個(gè)視點(diǎn)”

“兩個(gè)視點(diǎn)”：一是2012年發(fā)布施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（簡稱新《條例》）；二是與新《條例》配套實(shí)施的三個(gè)新國標(biāo)。

三個(gè)新國標(biāo)除《黨政機(jī)關(guān)公文格式》外，還有《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》新國標(biāo)和《出版物上數(shù)字用法》新國標(biāo)。對(duì)公文規(guī)范化，各個(gè)時(shí)期有著不同的要求。每個(gè)時(shí)期的公文，都應(yīng)按國家最新規(guī)定的要求來規(guī)范，按國家最新規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來衡量。對(duì)公文中的病誤，理所當(dāng)然地應(yīng)按國家最新的規(guī)定進(jìn)行鑒別和認(rèn)定。新《條例》和三部新國標(biāo)的配套實(shí)施，使公文寫作規(guī)范更加科學(xué)和明確，公文評(píng)改和公文研究有了綱領(lǐng)性文件的指導(dǎo)，標(biāo)志著我國的公文處理工作已實(shí)現(xiàn)歷史性的轉(zhuǎn)變，步入了統(tǒng)一規(guī)范的新階段。要搞好公文評(píng)改，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，既領(lǐng)會(huì)新規(guī)定的精神實(shí)質(zhì)，又把握新規(guī)范的細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)，努力增強(qiáng)執(zhí)行現(xiàn)行公文處理法規(guī)的自覺性。

五、評(píng)改方法把握“兩個(gè)起點(diǎn)”

“兩個(gè)起點(diǎn)”：一是科學(xué)的思想方法；二是科學(xué)的行為方法。

起點(diǎn)正確，終點(diǎn)（結(jié)果）才能理想。思想方法要求我們樹立正確的思維觀念，包括系統(tǒng)思維、辯證思維和邏輯思維等觀念。公文理論工作者須正確對(duì)待且不盲目推介黨和國家早期形成的不規(guī)范公文，著述中不能因襲陳規(guī)積弊而同現(xiàn)行規(guī)定抵觸。公文實(shí)務(wù)工作者須克服盲從心理，求真務(wù)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，閱文讀書時(shí)既要認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)機(jī)關(guān)和公文著作所提供的名副其實(shí)的范例，又要善于動(dòng)腦，獨(dú)立思考，盡量不被上級(jí)機(jī)關(guān)不盡規(guī)范的公文和公文著作中的錯(cuò)誤闡釋及推介的病文所誤導(dǎo)。

行為方法要求我們靈活應(yīng)用行之有效的實(shí)施辦法。公文評(píng)改的具體程序并非絕對(duì)的，但也確有一定章法可循。從實(shí)踐來看，公文評(píng)改文章多采用“三篇式”，即原文、評(píng)析和改稿；也有采用“兩篇式”的，即原文加評(píng)析或者先評(píng)析后附原文。具體采用哪種方式，可因人而宜，因文而宜。不過從效果看，筆者以為采用“三篇式”好些。這樣，讀者在閱原文時(shí)可先嘗試著尋覓病誤，再隨著閱讀評(píng)析文而展開思路，最后通過和原文比較看其改稿改得是否恰到好處。這對(duì)提高讀者鑒別能力和文稿矯正能力是很有益處的。公文評(píng)改應(yīng)當(dāng)做到“由淺入深，由表及里，字斟句酌，洗練概括”，先從標(biāo)題和一般格式、規(guī)則著眼，而后再看內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和語言文字等方面有哪些病誤，并通盤考慮，反復(fù)推敲。公文修改錘煉字句，應(yīng)當(dāng)一直到改不動(dòng)為止。

六、評(píng)改范圍把握“兩個(gè)焦點(diǎn)”

“兩個(gè)焦點(diǎn)”：一是公文格式；二是公文標(biāo)題。

公文格式是針對(duì)公文整體結(jié)構(gòu)而言的，與公文正文結(jié)構(gòu)迥然有別。嚴(yán)格按現(xiàn)行公文格式和行文規(guī)則撰寫公文，并不等于墨守成規(guī)，這正是為了保證公文的完整性、正確性和有效性，并為公文處理工作提供便利。倘若沿用過去的已經(jīng)廢止的格式和規(guī)則起草公文，則是錯(cuò)誤的；所形成的公文，則很可能是不規(guī)范的。公文格式規(guī)范的基本要求（亦即評(píng)改后的公文格式要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)）是：要素齊全無贅疣，位置得當(dāng)無偏差，版式正確不混淆，首尾相符不矛盾。

公文標(biāo)題是公文的“眉目”，也可稱作“眼睛”和“窗口”，尤可堪稱公文所有組成項(xiàng)目中最精華的要素。它最能體現(xiàn)行文主旨和行文關(guān)系，最能體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容和文種的正確使用，最能體現(xiàn)公文處理法規(guī)的最新規(guī)定，最能體現(xiàn)語法、修辭和邏輯等多學(xué)科知識(shí)的綜合運(yùn)用技巧，也最能體現(xiàn)作者的才華和智慧，因此在很大程度上能反映出發(fā)文機(jī)關(guān)制作公文的水平。公文標(biāo)題擬制得好與壞，在一定程度上決定公文寫作的成與敗。公文標(biāo)題不規(guī)范，會(huì)直接影響發(fā)文機(jī)關(guān)乃至整個(gè)系統(tǒng)的形象。實(shí)踐中，公文標(biāo)題不規(guī)范的問題尤為突出，而在理論研究上，至今仍存在許多難點(diǎn)和疑點(diǎn)，令廣大公文工作者十分困惑。無論哪一級(jí)機(jī)關(guān)，規(guī)范地?cái)M制某一公文標(biāo)題可能輕而易舉，但要做到制發(fā)的所有公文的標(biāo)題都完美無誤，則實(shí)屬不易。公文標(biāo)題擬制規(guī)范，是公文規(guī)范化的重要組成部分。擬制好公文標(biāo)題和搞好公文標(biāo)題評(píng)改，是公文理論研究的重中之重，也是公文寫作和公文評(píng)改中最精彩之筆。公文標(biāo)題規(guī)范的基本要求（亦即評(píng)改后的公文標(biāo)題要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)）是：結(jié)構(gòu)完整，事由明確，文種恰當(dāng)，語言規(guī)范，文字簡潔，題文相符，便于閱讀、管理和使用。

七、評(píng)改正文把握“兩個(gè)難點(diǎn)”

“兩個(gè)難點(diǎn)”：一是正文結(jié)構(gòu)；二是語言表達(dá)。

要寫好公文，必須合理謀篇布局，處理好正文結(jié)構(gòu)和語言表達(dá)的關(guān)系，體現(xiàn)出正文結(jié)構(gòu)規(guī)范和語言表達(dá)規(guī)范的一致性。公文正文結(jié)構(gòu)規(guī)范是公文規(guī)范化的重要組成部分，掌握公文正文結(jié)構(gòu)規(guī)范是寫好公文的基礎(chǔ)。公文正文結(jié)構(gòu)與公文語言表達(dá)密切相關(guān)，公文語言表達(dá)往往對(duì)公文正文結(jié)構(gòu)產(chǎn)生決定性的影響。公文語言表達(dá)不規(guī)范會(huì)導(dǎo)致公文正文結(jié)構(gòu)的不規(guī)范。公文正文結(jié)構(gòu)規(guī)范，方能夠凸顯公文語言準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、莊重的特點(diǎn)。公文語言和正文結(jié)構(gòu)均應(yīng)當(dāng)是模式性和多樣性、規(guī)律性和靈活性的統(tǒng)一。公文語言的表達(dá)，體現(xiàn)公文的語體風(fēng)格，主要表現(xiàn)為“三忌”：忌過繁過細(xì)過詳；忌濫用華麗辭藻；忌議論言之無物。從某個(gè)層面來看，把握好語言表達(dá)是確保公文正文結(jié)構(gòu)規(guī)范的必要條件。

公文正文結(jié)構(gòu)規(guī)范的基本要求（亦即評(píng)改后的公文正文結(jié)構(gòu)要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)）是：符合文種，量體裁衣，段落分明，層次清晰，主次恰當(dāng)，詳略適宜，開頭簡潔，結(jié)尾有力，過渡自然，呼應(yīng)緊密。公文語言表達(dá)規(guī)范的基本要求（亦即評(píng)改后的公文語言表達(dá)要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)）是：文風(fēng)端正，語言得體，表述嚴(yán)謹(jǐn)，語序合理，敘事簡明，繁簡適度。

八、評(píng)改病句把握“兩個(gè)基點(diǎn)”

“兩個(gè)基點(diǎn)”：一是句子結(jié)構(gòu)分析方法；二是語病矯正技法。

“兩個(gè)基點(diǎn)”是行為方法的具體體現(xiàn)。很多人之所以寫公文常常出現(xiàn)語病，修改文稿不知從何處著手，面對(duì)公文中的錯(cuò)訛往往看不出問題，正是因?yàn)椴欢们椅茨芾卫伟盐站渥咏Y(jié)構(gòu)分析方法和語病矯正技法。進(jìn)行句子結(jié)構(gòu)分析，能夠幫助我們準(zhǔn)確地理解句子，增強(qiáng)辨析正誤、修改病句的能力，提高語言運(yùn)用水平?？梢哉f，它是語病矯正的前提和基礎(chǔ)。解析較復(fù)雜的句子，一般采用三個(gè)步驟：一是先找出主語中心語、謂語中心語和賓語中心語；二是找出定語、狀語和補(bǔ)語；三是對(duì)主干、枝葉進(jìn)行綜合分析。操作上，應(yīng)側(cè)重掌握單句結(jié)構(gòu)分析的圖解方法。復(fù)句結(jié)構(gòu)根據(jù)分句之間的邏輯關(guān)系劃分，主要有并列關(guān)系、順承關(guān)系、遞進(jìn)關(guān)系、選擇關(guān)系、轉(zhuǎn)折關(guān)系、假設(shè)關(guān)系、條件關(guān)系、因果關(guān)系、目的關(guān)系、解說關(guān)系（總分或分總關(guān)系）等。對(duì)復(fù)句一般不作句子成分分析，但對(duì)構(gòu)成復(fù)句的單句形式即分句可作句子成分分析。分析復(fù)句，確切地說，包含兩層意思：一是分析分句之間的邏輯關(guān)系，看是否正確；二是分析各分句句子成分，看是否存在語病。

要寫好公文和搞好公文評(píng)改，必須掌握語病矯正技法。語病矯正技法，即我們平常所說的檢查和修改病句的方法。從實(shí)踐來看，檢查和修改病句的方法有多種，主要有“語感審讀法”“去枝尋干法”“類比互換法”“事理分析法”和“綜合運(yùn)用法”等。很多人從小學(xué)開始就學(xué)習(xí)語法，直到大學(xué)畢業(yè)，參加工作多年，可寫出的公文卻很不像樣，評(píng)改公文時(shí)仍然束手無策。究其原因，還是語法知識(shí)掌握得不好，不能應(yīng)用自如，說明懂得語法是必要的，但僅僅懂得是不行的。

九、評(píng)改贅句把握“兩個(gè)要點(diǎn)”

“兩個(gè)要點(diǎn)”：一是避免無端重復(fù)；二是合理運(yùn)用省略。

從我們自身寫出的文稿，到日常接觸到的某些文件，再到公文著作中的某些例文（“范文”），都存在一個(gè)認(rèn)真修改冗詞贅句的問題。布局不合理和語言不規(guī)范的公文，往往語句拉雜，前后重復(fù)，不符合公文“準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、莊重”的語體要求。語言文字重復(fù)累贅，看似無關(guān)緊要，卻是公文寫作之大忌。要寫好公文和搞好公文評(píng)改，必須掌握精練詞語和語句的技巧。除避免求全求詳、空話套話而外，必須把握好“兩個(gè)要點(diǎn)”，大致體現(xiàn)在三種具體技巧上：一是注意避免句中或鄰近語句相同詞語不必要的重復(fù)；二是注意避免上下文（包括導(dǎo)語段和下文）語句不必要的重復(fù)；三是注意承前省略和蒙后省略合理使用。應(yīng)當(dāng)把無端重復(fù)同合理照應(yīng)、合理過渡區(qū)別開來，尤其應(yīng)當(dāng)注意避免鄰近句組或分句中的句子末尾用詞重復(fù)。面對(duì)用詞重復(fù)的情形，須將可用可不用的詞堅(jiān)決刪除；不宜刪除的，應(yīng)當(dāng)在豐富的漢語詞匯中另選一詞。

精練詞語和語句系公文寫作、公文評(píng)改最起碼的基本功。嫻熟地掌握這一基本功，是個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就，必須勤學(xué)苦練，在長期的文稿修改和公文評(píng)改的實(shí)踐中，不斷增強(qiáng)悟性和提升水平。

通過多年來對(duì)諸多典型的公文實(shí)例進(jìn)行評(píng)改，并結(jié)合公文評(píng)改實(shí)訓(xùn)教學(xué)的實(shí)踐，筆者總結(jié)了“80字”評(píng)改口訣，可供學(xué)界朋友參考：“通讀全文，把握語感；分析句子，去枝尋干。瞻前及后，左顧右盼；規(guī)避重復(fù)，刪繁就簡。結(jié)構(gòu)語言，相依相伴；理順層次，消除雜亂。反復(fù)閱讀，仔細(xì)推敲；一改再改，屢見收效。內(nèi)容形式，周密思考；精益求精，好中求好?！?/p>

需要明確的是，廣義的公文評(píng)改包括文稿修改，掌握公文評(píng)改的本領(lǐng)，可以使修改后的文稿更精彩。正如劉耀國先生所說：“我們平時(shí)所說的公文評(píng)改，基本上指他評(píng)他改，自評(píng)自改更多見于文稿修改。盡管公文評(píng)改和文稿修改有所區(qū)別，然而兩者卻是一脈相通的。公文文稿起草者對(duì)自己擬寫的文稿所進(jìn)行的反復(fù)修改過程，就是屢次所作的自評(píng)自改過程。一篇好公文常常是經(jīng)過反復(fù)推敲和多次修改才出手的，因此，公文文稿起草者，應(yīng)高度重視公文評(píng)改在公文寫作中的重要地位和作用。倚馬千言的快手可以羨慕，反復(fù)修改的高手更應(yīng)學(xué)習(xí)，公文評(píng)改的本領(lǐng)必須掌握?！?/p>