淺談如何完善人事檔案統(tǒng)計管理

文/海南軟件職業(yè)技術學院 符白云

淺談如何完善人事檔案統(tǒng)計管理

文/海南軟件職業(yè)技術學院 符白云

本文從基礎設施的建設、材料的收集、統(tǒng)計內(nèi)容、考核評估、隊伍建設、信息系統(tǒng)來展開論述，涉及人事檔案統(tǒng)計管理的具體工作，也關注組織體系的構建，全面完善人事檔案統(tǒng)計管理，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

企事業(yè)單位；人事檔案統(tǒng)計管理

人事檔案是單位求才、個人求職的最原始資料，直接反映了個人的專業(yè)特點、工作能力和品德情操等，借助于這些材料，個人能盡快找到適合的工作，單位能盡快求得所需的人才。所以，必須做好人事檔案統(tǒng)計管理，以確保檔案資料的完全性、準確性和權威性，為人力資源的開發(fā)提供數(shù)據(jù)支撐。

一、加強基礎設施的建設

基礎設施是人事檔案統(tǒng)計管理的物質保證，其建設應嚴格遵守檔案統(tǒng)計規(guī)定：一是完善專用檔案庫房性能，確保其堅固耐用夠用，確保每千卷占有20～25m2，檔案柜是鐵質的。二是增設滅火、去濕、空調(diào)等設備，做到防潮、防盜、防高溫、防火、防光和防蛀，做到辦公室、閱檔室、庫房分開。

二、加強材料的收集

隨著社會的發(fā)展，考核、培訓、職稱晉升、考察、聘任、學歷、技術等需要入檔的材料不斷增多，應加強這些基礎材料的收集。管檔人員因在嚴格遵循歸檔制度的基礎上及時收集并歸檔職工的學歷、職稱、考核成績。當有查檔需要時，調(diào)用的材料要按時、按固定流程放回原位，以備下次再用。對檔案的整理裝訂應嚴格遵循全國統(tǒng)一標準。

三、完善統(tǒng)計內(nèi)容

統(tǒng)計內(nèi)容應進一步完善，以便能更加真實、全面地反應一個人的真實情況，比如個人的技術專長、信用、違法記錄、業(yè)務水平、職業(yè)培訓、工作業(yè)績等?；谔嵘耸聶n案統(tǒng)計信息利用價值和方便人力資源管理的目的，還可以增設個人工作態(tài)度、業(yè)績變化的統(tǒng)計，讓個人的工作表現(xiàn)一目了然。

四、加強人事檔案統(tǒng)計工作的考核評估

為了確保人力市場能公開、透明、公平、公正地發(fā)展，應基于市場化、人事檔案統(tǒng)計規(guī)范化的目標加強統(tǒng)計工作的考核評估，在完善企事業(yè)單位人事檔案統(tǒng)計工作的同時帶來更大的社會效益和經(jīng)濟效益。一是定期對企事業(yè)的人事檔案統(tǒng)計工作進行考核，人事組織部門、各級檔案局等主管人事檔案的政府部門，應推行更加高效實用的考核制度，通過定期和不定期相結合的考核方式來監(jiān)督、評估企事業(yè)人事檔案統(tǒng)計工作。二是建立完善的測評體系，政府應把相關的評級權利下放給以人事檔案統(tǒng)計管理領域的學者、研究人員、從業(yè)人員組成的非盈利性機構或組織，對企事業(yè)的人力資源統(tǒng)計管理水平進行評級，為人力資源統(tǒng)計管理發(fā)展建立統(tǒng)一的專業(yè)性更強的標準。三是注重異議的審核和鑒定，如果檔案人對檔案材料有異議，應本著對檔案材料發(fā)布的機構和檔案人負責的態(tài)度加強異議部分的審核和鑒定。

五、加強人事檔案統(tǒng)計人員隊伍的建設

選擇檔案管理專業(yè)出身的人才作為人事檔案管理員，并根據(jù)相關的規(guī)定和要求對其展開相應的培訓工作，使他們工作上認真負責、熱情好學，政治上覺悟高、能保守秘密。為了進一步提升他們的積極性和創(chuàng)造性，應加強團隊建設，并關心每個成員的工作和生活，增強團隊的凝聚力。對于老員工，每2年培訓1次，并進行考核，考核合格后方可繼續(xù)工作；對于新進員工，開展入職前配合，使他們熟練工作流程、內(nèi)容和制度，確保工作的有序開展。

六、建立人事檔案統(tǒng)計的信息系統(tǒng)

信息化建設是時代的主題，人事檔案統(tǒng)計管理也應有意識、有計劃地引入信息技術、設備，并運用相應的理念構建人事檔案統(tǒng)計的信息系統(tǒng)，以更好地統(tǒng)計浩瀚的檔案資料，減低工作強度，提高工作的效率。企事業(yè)可根據(jù)自己需要，引入或建立人事檔案統(tǒng)計信息系統(tǒng)，錄入電子檔案，實現(xiàn)電子檔案的在線檢索和瀏覽，減少紙質檔案的磨損。建立人事檔案統(tǒng)計信息系統(tǒng)的必要性主要體現(xiàn)在人事檔案信息是在不斷變化和改動的，這是社會多元化發(fā)展的結果之一，傳統(tǒng)人事檔案統(tǒng)計耗時耗力又不討好。經(jīng)常變化的檔案信息有：專業(yè)技術、學歷、聘用崗位、黨政職務、學位、任職時間等，為了確保人事檔案的真實性，應定期對其進行更新，首先是要做好這些變化信息的收集、鑒定工作，然后創(chuàng)建電子表格，并錄入這些信息。在建設信息系統(tǒng)的過程中，要做好以下工作：一是確保人事檔案基本信息工作表的完整、準確，其不僅技術難度高、內(nèi)容多樣復雜，還牽涉甚廣，極容易受到政策的影響，對此可選用業(yè)務熟練、工作認真負責、熟練計算機操作的人員來承擔這項工作，滿足人事檔案信息的認定要求，以檔案記載為依據(jù)，確保檔案信息的準確、全面、權威。二是制表要實用、科學，能使檔案信息條理化，易于檢索。報表項目要齊全，又要簡明扼要，避免相互矛盾和重復。

[1]趙金卓,程榮.高校人事檔案統(tǒng)計結構分析[J].華中師范大學學報(人文社會科學版),2011,(S2),43～45.

[2]唐菊華.對人事檔案統(tǒng)計工作的幾點思考——以省地方病預防控制所為例[J].青海統(tǒng)計,2013,(04),39～41.

[3]王曉燕.事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[C].工程和商業(yè)管理國際學術會議論文集,2012.