“源流控制法”在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

文/福建出入境檢驗(yàn)檢疫局 林育珍

“源流控制法”在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

文/福建出入境檢驗(yàn)檢疫局 林育珍

本文首先介紹了“源流控制法”的內(nèi)涵，接著對我國目前建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作現(xiàn)狀做了簡要分析，最后闡述了源流控制法在歸檔工作中對檔案接收和組卷歸檔的控制。

源流控制法；檔案管理；建設(shè)項(xiàng)目

一、源流控制法的內(nèi)涵

“源流控制法”是指對某項(xiàng)工程或管理過程從源頭到終了的全過程中各環(huán)節(jié)、各條件、各要素，通過對制定、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)以及對實(shí)施效果的監(jiān)督實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。對檔案運(yùn)用“源流控制法”就是把歸檔工作逐步細(xì)化，業(yè)務(wù)工作和歸檔工作從規(guī)劃部署到考核和總結(jié)的整個過程同步進(jìn)行，同時將檔案和資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)統(tǒng)一起來，但檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容和物資進(jìn)出的財(cái)務(wù)收支情況相吻合則說明符合質(zhì)量控制要求，反之則可能存在不和規(guī)范的情況。工作內(nèi)容主要包括對檔案接受前的審查和歸檔過程中的審查兩個方面。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

目前建設(shè)項(xiàng)目中的歸檔工作，整體上比以前更加規(guī)范，歸檔效果有所好轉(zhuǎn)，但仍然存在一些問題。比如管理責(zé)任人認(rèn)識不夠深入，項(xiàng)目單位往往注重施工而輕視歸檔，普遍存在著“重建輕檔”的思想；工程監(jiān)管不到位，工程監(jiān)理方不負(fù)責(zé)，對于檔案上交拖沓或期中存在的造假行為歸檔部門也不追問；歸檔科學(xué)性差，存在著分類不科學(xué)、案卷題名不精確、文件結(jié)構(gòu)不完整、目錄中文件名簡化、卷內(nèi)文件順序錯亂等問題；歸檔信息化發(fā)展遲滯等，目前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)還不全面，而且信息資源凌亂沒有整合，在信息傳遞過程中難免出現(xiàn)紕漏。

三、“源流控制法”在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

（一)檔案接收的控制?！霸戳骺刂品ā痹趯?shí)際運(yùn)用中首先是對檔案接收過程控制，就是在檔案部門接收檔案時首先要進(jìn)行審查，審查的指標(biāo)包括歸檔率、準(zhǔn)確率、案卷合格率、檔案制度執(zhí)行率和完整率等，切實(shí)做到從檔案源頭處開始進(jìn)行質(zhì)量管理，實(shí)現(xiàn)歸檔工作科學(xué)取材，有效管理。其中歸檔率=實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)歸檔的項(xiàng)目數(shù)；完整率=完整文件總數(shù)/歸檔文件數(shù)；準(zhǔn)確率=準(zhǔn)確文件總數(shù)/歸檔文件總數(shù)；案卷合格率=抽查案卷合格數(shù)量/抽查案卷總數(shù)量；制度執(zhí)行率=（抽查制度次數(shù)-發(fā)現(xiàn)違規(guī)次數(shù)）/抽查制度次數(shù)。

這些公式里面應(yīng)歸項(xiàng)目數(shù)量是不好掌握的，只能依據(jù)基礎(chǔ)材料確定。如工程總包范圍內(nèi)的歸檔案卷，要求只有確認(rèn)簽字的審查表方可認(rèn)定其完整率為100%。再如設(shè)備文件，應(yīng)該包含合同以及相關(guān)附件，如簽訂前的論證、調(diào)研和記錄，招標(biāo)過程中的招、投標(biāo)文件，合同質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。合同執(zhí)行過程中的驗(yàn)收記錄和違約處理情況以及設(shè)備制造的質(zhì)量文件、安裝運(yùn)維手冊等也需按規(guī)定歸檔。對于擬歸檔文件要進(jìn)行抽樣調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在造假行為的文件視為無效文件，按比例確定出不準(zhǔn)確文件數(shù)量。上述幾項(xiàng)審核標(biāo)準(zhǔn)可換算成標(biāo)準(zhǔn)分值實(shí)現(xiàn)歸檔文件質(zhì)量的定量考。

（二）組卷歸檔的控制。1.“源流控制法”的核心是對歸檔文件質(zhì)量的監(jiān)管，控制主線是項(xiàng)目歸檔文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，控制內(nèi)容包括以下兩方面：質(zhì)量數(shù)量細(xì)化檢查：組卷歸檔過程中要對項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化，把綜合項(xiàng)目細(xì)化為單項(xiàng)工程，單項(xiàng)工程再細(xì)化為單位工程。比如綜合項(xiàng)目是綜合檢測辦公大樓，第一步先將整個工程細(xì)化為辦公樓建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和食堂建設(shè)等單項(xiàng)工程。第二步，再將各個單項(xiàng)工程細(xì)化為土建、二裝、信息化、電梯、空調(diào)、消防等單個工程。做到對檔案的系統(tǒng)管理，單個細(xì)化監(jiān)管，形成項(xiàng)目的整套文件材料。歸檔文件質(zhì)量檢查：首先確定材料的完整性。如項(xiàng)目前期檔案應(yīng)該包括項(xiàng)目調(diào)研、可行性報(bào)告、實(shí)施大綱、任務(wù)書、成果報(bào)告、評審會議紀(jì)要、主管部門批復(fù)等全過程文件?？梢酝ㄟ^筆跡、紙張新舊等細(xì)節(jié)著手，結(jié)合監(jiān)理人員的施工記錄、業(yè)主單位施工日志等檢查文檔的原始性；另外通過檢查文檔條款的合法性和責(zé)任人簽章的完整性、完備性來確定文件的合法性。2.用“源流控制法”查找漏洞。通過查找項(xiàng)目執(zhí)行過程的大事記、各項(xiàng)公告以及相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范，檢查工程必須形成的文件技術(shù)要求，對照現(xiàn)有材料進(jìn)行檢驗(yàn)。如招投標(biāo)資料的歸檔，按照《招標(biāo)法實(shí)施條例》相關(guān)規(guī)定，必須將中標(biāo)人的文件存檔，是候選人但未中標(biāo)的兩家公司文件保管期限定為定期，保證可追溯。用“源流控制法”的控制包括三方面：一是核查工程項(xiàng)目資金總賬，通過核實(shí)項(xiàng)目參建單位和資金支出內(nèi)容，以及與建設(shè)方簽訂的各項(xiàng)協(xié)議和合同，從而確定必備文件是否齊全。二是核查物流臺賬、固定資產(chǎn)臺賬等賬目，如材料和設(shè)備采購應(yīng)歸檔文件，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案目錄中的漏洞。三是通過對圖紙會審記錄、變更通知單、監(jiān)理日志、施工日志、竣工圖等已歸工程項(xiàng)目檔案的審查，發(fā)現(xiàn)工程中可能存在的變更、失真或造假等。

四、總結(jié)

源流控制法是一種有效的檔案質(zhì)量管理手段，可有效提高檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，只要抓住檔案的源頭，就抓住了其核心。從另一個層面來講，該管理模式可以保障違法行為取證合法有效，同時能夠推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

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