辦公自動化在電力企業(yè)中的規(guī)劃與應(yīng)用分析

文/中國能源建設(shè)集團(tuán)新疆電力設(shè)計院有限公司 陶潔

當(dāng)前電力企業(yè)內(nèi)部的信息化水平大體可以滿足企業(yè)要求，但是隨著自動化的快速發(fā)展，對電力企業(yè)的高效運作也有越來越高的要求，為了順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，我們需要更高效更方便的信息交流平臺把企業(yè)的各項決策嚴(yán)肅、正式、準(zhǔn)確、持久的傳達(dá)給除企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)體和個人，逐步打破目前的局域網(wǎng)單系統(tǒng)協(xié)同辦公，更進(jìn)一步將無紙化辦公推行到互聯(lián)網(wǎng)。

一、自動化當(dāng)前辦公的現(xiàn)狀

辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)了公文管理系統(tǒng)、公共信息管理系統(tǒng)、辦公事務(wù)管理系統(tǒng)個人信息管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的使用來提高了公文的自動流轉(zhuǎn)，信息查詢更為便利，提高了信息的共享和員工的自動化辦公，提高了員工的工作效率。根據(jù)目前信息技術(shù)的快速發(fā)展，系統(tǒng)要求更進(jìn)一步提高，提高辦公系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)的整合，有利于企業(yè)信息成為共享的綜合平臺，充分提高了系統(tǒng)應(yīng)用的效率。

二、自動化辦公的效益分析

自動化辦公的效益分析，建成更加智能的一體化辦公平臺，在原有的高效、整合的基礎(chǔ)上，有以下幾個方面效益：

(一)提高重大事件的處理能力，提升公司對內(nèi)對外正面形象。通過公文流轉(zhuǎn)、督辦事項、值班、重大活動組織、會議、接待、值班、信訪、信息等工作能力的提升，實現(xiàn)達(dá)成工作目標(biāo)的轉(zhuǎn)變，從整體上對內(nèi)展現(xiàn)一個訓(xùn)練有素、銳意創(chuàng)新、業(yè)績優(yōu)秀的辦公室隊伍，對外展現(xiàn)一個有社會責(zé)任感、專業(yè)、開放、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓窘y(tǒng)一形象。

（二）降低工作強度，提升辦公質(zhì)量。辦公系統(tǒng)重點縮短的是流程辦理的時間，提高協(xié)同能力。通過自動化辦公系統(tǒng)，辦理業(yè)務(wù)過程中信息處理的復(fù)雜度會降低，提高辦理效率和質(zhì)量。因此，可以提供更加自動化的數(shù)據(jù)采集。

（三）實現(xiàn)人性化管理，提升創(chuàng)新能力。對技術(shù)手段實現(xiàn)更加柔性的管理，讓智能辦公系統(tǒng)成為一項無處不在又無所察覺的信息技術(shù)，應(yīng)用在管理者的日常工作當(dāng)中，能使管理者不再受到信息系統(tǒng)的束縛，能讓管理者的才能自由發(fā)揮。

（四）減少運營成本，增加員工滿意度。辦公質(zhì)量的提升，能讓公司人力資源整體水平提高，從而降低公司人力成本，減少辦公易耗品消耗，降低公司整體運營成本。

三、自動化辦公的實際應(yīng)用

（一）應(yīng)用依據(jù)分析。自動化辦公的基本特征是自組織、自學(xué)習(xí)，能顯著提升辦公人員的感知能力，增強其分析能力與行動能力，它通過邏輯定義、優(yōu)化整合智能體及其之間的關(guān)系，可以縮短辦公資源的獲取時間，提高辦公資源的使用效率，一定程度上使電力企業(yè)辦公事務(wù)不再受時間、空間限制，從而實現(xiàn)按需處理、擴(kuò)展各項業(yè)務(wù)，并促進(jìn)系統(tǒng)、員工與組織間的辦公模式的轉(zhuǎn)變。由此可見，智能辦公系統(tǒng)具備專業(yè)的感知能力，能通過其互聯(lián)、互通能力深化電力企業(yè)辦公的智能化水平。

（二）發(fā)展趨勢探討。如今，我國信息技術(shù)水平已有大幅度提升，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，因此，電力企業(yè)的辦公模式也有了一定變化，逐漸由傳統(tǒng)的審批工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公模式，且辦公自動化也實現(xiàn)了第二代到第三代的發(fā)展過渡。具體來說，第一代起步于80年代中期，系統(tǒng)的主要特征是個人電腦與辦公套件，這個階段可以快速開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，進(jìn)行電子化文檔寫作，并通過電子方式取代原始紙介質(zhì)方式，成功實現(xiàn)辦公信息載體的轉(zhuǎn)變。第二代系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、協(xié)同工作技術(shù)為顯著標(biāo)志，工作流程基本實現(xiàn)自動化，原來的手工收發(fā)文方式迅速被替代；第三代辦公系統(tǒng)的運用進(jìn)一步提升了辦公自動化水平，工作流程多以知識管理為核心。

縱觀辦公自動化的發(fā)展歷程，可知辦公自動化最初是以數(shù)據(jù)為中心，后來逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅行模缓筮^渡到以知識為中心。不過，就目前的情況來看，應(yīng)用最為廣泛的還是第二代辦公自動化系統(tǒng)，因此，當(dāng)前亟待解決的問題是，如何采取積極措施直接實現(xiàn)第三代系統(tǒng)平臺的過渡與使用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善、優(yōu)化銜接模塊，提供更為優(yōu)質(zhì)的辦公服務(wù)，加快功能模塊之間的信息傳遞速度，提高傳遞效率，進(jìn)而增強領(lǐng)導(dǎo)決策能力，加強員工執(zhí)行能力，有效提升電力企業(yè)整體辦公質(zhì)量。

四、結(jié)束語

文章論證了辦公自動化的現(xiàn)狀、效益和應(yīng)用分析，局域網(wǎng)的協(xié)同辦公將會向到互聯(lián)網(wǎng)的自動化辦公過渡。充分的論證了互聯(lián)網(wǎng)辦公的必要性。采用了科學(xué)的方法、采集了可靠的數(shù)據(jù)。文章大體是討論辦公自動化的實際應(yīng)用，研究中沒用充分的考慮到互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋情況、信息安全、人員專業(yè)素質(zhì)和信息服務(wù)響應(yīng)情況等因素。進(jìn)一步提升辦公自動化的效率，進(jìn)行穩(wěn)步的由局域網(wǎng)的協(xié)同辦公到互聯(lián)網(wǎng)的自動化辦公過渡。