探討電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用在社保檔案管理中的有效性

文/四平市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，離退休人員檔案管理中心 韓冬

一、前言

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理中一項(xiàng)非常重要的工作。傳統(tǒng)的社保檔案管理不易查詢(xún)、容易造成檔案磨損、保存不方便。為了提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的記錄、服務(wù)、保障、和有效利用目標(biāo)，在社保領(lǐng)域建立一套成本低、易保存、使用方便快捷的電子檔案管理信息系統(tǒng)迫在眉睫。

二、電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用的必要性和可行性

（一）建立電子檔案的必要性及可行性。1.必要性隨著信息技術(shù)的廣泛使用，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。從查詢(xún)上看，社保部門(mén)要為參保個(gè)人或參保單位提供查詢(xún)服務(wù)，原始的紙質(zhì)檔案很難長(zhǎng)期保存，且不方便查詢(xún)，而數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)檔、單位獨(dú)立成檔等，查詢(xún)起來(lái)更加方便。由此可見(jiàn),加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不僅是社保事業(yè)檔案管理的需要，也是時(shí)代發(fā)展的要求。2.可行性。首先，信息技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)提供載體。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)以及信息存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，新的檔案信息形態(tài)逐步形成，其能把紙質(zhì)信息資源轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，利用數(shù)字化平臺(tái)作為信息保存?zhèn)}庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有序共享。

其次，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)人員給予技術(shù)支持。近年來(lái)，隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的提高，大多數(shù)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)能迅速學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，部分人員還能對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證了電子檔案信息的有效轉(zhuǎn)化和安全使用。

（二）應(yīng)用條形碼技術(shù)的必要性和可行性。1.必要性?，F(xiàn)代社保檔案管理系統(tǒng)主要以條形碼和電子檔案作為核心技術(shù)，條形碼技術(shù)與檔案數(shù)字化系統(tǒng)可通過(guò)編碼鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效保存和準(zhǔn)確快速查詢(xún)，且社保業(yè)務(wù)中的每一筆業(yè)務(wù)都要生成電子檔案資料，要減少處理這些文檔資料時(shí)間，就必須采用可行的技術(shù)。2.可行性。利用條形碼技術(shù)，操作人員可以通過(guò)掃描儀對(duì)帶有條形碼的檔案進(jìn)行掃描，并生成數(shù)字文檔。在掃描條形碼以后，條形碼上的編碼會(huì)自動(dòng)讀入社保檔案系統(tǒng)并進(jìn)行解碼，進(jìn)而反映出參保人員或者參保單位的基本信息，如業(yè)務(wù)辦理時(shí)間及類(lèi)別、參保人員姓名、參保編碼等，這些索引信息會(huì)連同數(shù)字文檔一起保存。參保人員后期查詢(xún)時(shí)，只需要輸入以上相關(guān)信息就可查出相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)資料。

三、電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的有效性

（一）提高了檔案信息的準(zhǔn)確性。從技術(shù)和時(shí)間上看，電子檔案和條形碼技術(shù)在各自領(lǐng)域中已經(jīng)有較長(zhǎng)使用史，也經(jīng)受了各種實(shí)踐上的考驗(yàn)，可以直接使用到社保檔案管理工作中。社保檔案部門(mén)的工作人員通過(guò)電子掃描技術(shù)掃描文檔，即可生成數(shù)字化文檔，再通過(guò)條形碼與檔案建立起唯一的鏈接關(guān)系，由計(jì)算機(jī)處理后，生成規(guī)范的電子檔案目錄，為參保人員原始的檔案查詢(xún)建立一個(gè)準(zhǔn)確、便捷的信息平臺(tái)系統(tǒng)。不僅如此，由于條形碼對(duì)信息的生成、讀取以及轉(zhuǎn)換全部都由計(jì)算機(jī)操作完成，入庫(kù)和掃描只需要計(jì)算機(jī)操作一次即可完成，整個(gè)過(guò)程只需要幾秒中的時(shí)間，使整個(gè)過(guò)程信息的準(zhǔn)確性提高。

（二）縮短了社保檔案的入庫(kù)時(shí)間。傳統(tǒng)的社保檔案管理多以人工記錄和查詢(xún)?yōu)橹?，由于工作人員每天面對(duì)的檔案信息量大，容易出現(xiàn)記錄混淆、信息遺漏等現(xiàn)象，而且隨著時(shí)間的推移，檔案容易破損，風(fēng)化，甚至毀壞丟失。利用條形碼和電子檔案技術(shù)不僅取代了人工記錄和查詢(xún)，而且免除了人工建立信息索引的環(huán)節(jié)，節(jié)約了檔案入庫(kù)時(shí)間，提高了檔案入庫(kù)效率，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)辦理信息和社保檔案系統(tǒng)的有效對(duì)接。

（三）降低了社保檔案管理工作成本。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間采取物理隔離的形式，可簡(jiǎn)單通過(guò)條形碼轉(zhuǎn)換保持業(yè)務(wù)和檔案系統(tǒng)之間的互聯(lián)，使電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的遠(yuǎn)程查詢(xún)。不僅方便了參保群眾，而且使檔案更易保存。在以后的社保業(yè)務(wù)工作中，建議在每一張業(yè)務(wù)單子上打印上條形碼，用于提高條形碼技術(shù)的可靠性。由于條形碼技術(shù)的應(yīng)用只需要建立在一張貼紙和簡(jiǎn)單的掃描儀之上，所以還可節(jié)省運(yùn)行成本。

（四）提高了社保檔案管理工作效率。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，代替了傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)記載，使中間處理環(huán)節(jié)減少，節(jié)約了人力物力資源，并使保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作人員從繁重、復(fù)雜的手工記錄及手工查詢(xún)的工作中解放出來(lái)，提高了檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

社保檔案管理是社保業(yè)務(wù)的具體反映，與參保人員的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益密不可分，還與國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展以及社會(huì)的穩(wěn)定息息相關(guān)。社保檔案管理工作中，利用以條形碼技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了社保檔案的永久保存，節(jié)約了管理成本、提高了社保業(yè)務(wù)工作效率，解決了社保檔案管理的易錯(cuò)、難存、不便查詢(xún)利用的難題，是一項(xiàng)值得長(zhǎng)期推廣并不斷改進(jìn)的技術(shù)。

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