加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的思路建議

文/海南省海口市第三人民醫(yī)院　陳愛娟

加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的思路建議

文/海南省?？谑械谌嗣襻t(yī)院陳愛娟

檔案作為醫(yī)院的重要信息資源，能夠準確、真實的反映出醫(yī)院在近年來的發(fā)展狀況，檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中的重要環(huán)節(jié)。對醫(yī)院檔案進行規(guī)范化的管理，不僅可以有效搜集、整理和儲存相關信息資源，還可以增強醫(yī)院檔案信息的利用率。筆者在此簡要論述加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體思路和措施。

醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化；思路建議

檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一項重要內容，其管理工作的優(yōu)劣對醫(yī)院發(fā)展來說具有重要意義，能夠對醫(yī)院醫(yī)療工作及科研探究提到一定的促進作用。近年來，雖說醫(yī)院檔案的相關建設工作有一定程度是加強，但仍舊存在著一些不容忽視的問題，一是檔案管理意識薄弱，高層領導未正確認識到檔案管理的重要性與必須性；二是資金投入不足，檔案管理的基礎硬件設備建設不足；三是管理制度不完善，導致檔案管理工作混亂分散；四是人員綜合素質不高，專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)無法符合規(guī)范化管理的具體要求；五是檔案管理信息化程度不高，無法快速適應當前信息時代的發(fā)展。因而，如何才能有效開展規(guī)范化的檔案管理，也已經成為醫(yī)院管理工作中亟待解決的問題。

一、加強檔案管理意識

醫(yī)院高層管理者應正確認識到檔案管理工作的重要作用，加強醫(yī)院全體員工對檔案進行規(guī)范化管理的意識，并將醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務發(fā)展放在同一戰(zhàn)略高度，在醫(yī)院發(fā)展和規(guī)劃的同時注重檔案管理工作的開展。一方面，是要注重醫(yī)院檔案工作的宣傳力度，正確認識檔案管理工作的重要意義，促使所有員工建立明確的檔案管理意識，為檔案管理工作規(guī)范化奠定基礎。另一方面，是要有效轉變檔案管理人員“重管輕用”的管理理念，避免無作為、混時間等消極管理思想的產生。將以往的封閉式管理模式轉變?yōu)殚_放式管理模式，針對主動來查閱檔案的人員應為其提供周到的服務，及時解決其在查閱過程中遇到的困難，以此來為醫(yī)學科研活動提供數據保障。

二、確保管理硬件建設

加大對醫(yī)院檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理工作硬件設施的建設，能夠為檔案管理的規(guī)范化提供基礎保障。首先，應改善檔案的存放環(huán)境，建立專門的檔案儲存和管理庫房，加強檔案保護設施以及現代化管理技術配置。例如，建立可防潮、防蟲、防火以及防有害氣體的專門儲存檔案的庫房，配備相應數量的管理人員對其進行整理和管理；在管理設施配備上盡量將檔案存、閱、管三個辦公室分開。另外，注重對硬件設備的升級和更新，配備必需的計算機、信息網絡及管理軟件等，借助網絡管理體系實現對醫(yī)院不同部門相關檔案搜集、整理、分類以及存檔管理過程中的規(guī)范化，通過這種方式不僅可以有效提升醫(yī)院檔案的管理效率，還可以為日后的查閱和運用提供一定的便捷。

三、建立完善管理制度

要想確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，完善的管理制度是重要保障。醫(yī)院每個職能部門及所有科室在運營中都會產生許多文件檔案，并且這些檔案大都具有分散性的特點，不利于收集工作的開展。針對這種情況，醫(yī)院應建立一套完善的檔案管理制度。由于時代形勢的不斷發(fā)展，醫(yī)院應順應時代趨勢，同時結合醫(yī)院實際情況，不斷對自身檔案管理制度進行修改、補充、完善以及更新，使之能更好的適應醫(yī)院在新形勢下的發(fā)展。例如，醫(yī)院可根據自身實際制定《檔案歸檔管理制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔范圍及保管期限》等相關規(guī)章制度。除此之外，醫(yī)院還可以將檔案管理工作納入季度或年度綜合考核指標中，促使全體員工能夠自覺主動的進行規(guī)范化的檔案管理。

四、提高人員能力素質

檔案管理人員管理水平的高低對醫(yī)院檔案管理工作質量有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜合素質是優(yōu)化檔案管理工作的有效渠道。因此，為了更好提升檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜合素質，醫(yī)院可以采取各種不同形式，定期對檔案管理人員開展專業(yè)的管理知識和技能培訓。并且，隨著當前信息化建設的深入開展，醫(yī)院的檔案管理工作也已經由傳統(tǒng)手工管理逐漸轉變?yōu)橄冗M信息化管理。所以，為了更好的適應檔案管理的科技化、信息化發(fā)展，醫(yī)院還應加強對檔案管理人員相關的計算機專業(yè)培訓，并且借助省、市開展的各種學習和培訓全面提升管理人員綜合素質，以便讓其能夠滿足現代化檔案管理工作的相關技能要求。

五、建立管理網絡體系

建立高效的檔案管理網路體系是實現醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的最佳捷徑。作為醫(yī)院管理一體化的前提，醫(yī)院相關檔案及資源信息具有舉足輕重的作用，而對這部分資源信息的管理方法直接影響著醫(yī)院檔案資源的利用效率。而通過計算機網絡體系的建立，能夠將醫(yī)院繁瑣復雜、雜亂無章的檔案資源依照業(yè)務、科研、黨政、器材、財務等不同類別進行整理和儲存，不僅具有高效、快速、便捷的優(yōu)勢，在最大程度上節(jié)約人力勞動資源，實現醫(yī)院資源利用的最大化，還能夠有效提升醫(yī)院檔案管理的工作質量，使檔案信息在計算機網絡中精準、快速、便捷地再現，使檔案信息的處理和傳輸獲得前所未有的積極效果。

總而言之，規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理是增強醫(yī)院醫(yī)療水平、提高醫(yī)療檔案利用率、推動醫(yī)院發(fā)展的重要工作內容之一。醫(yī)院應加大檔案管理人員對檔案管理工作的重視力度，充分認識檔案管理規(guī)范化的重要性，提升管理人員綜合素質，從而符合當前信息化形勢下醫(yī)院檔案管理工作的目標，確保醫(yī)院在新形勢發(fā)展道路上能夠越走越順。

［1］趙宏.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探［J］.中國醫(yī)療管理科學，2015（03）：51-54.

［2］朱月恒.醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施新論［J］.辦公室業(yè)務，2015 （07）：55-56.