單位檔案的綜合利用淺見(jiàn)

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 陳良瓊

一、充分收集醫(yī)院檔案資源建設(shè)

（一）醫(yī)院檔案專題編撰。通過(guò)篩選檔案內(nèi)容，開(kāi)發(fā)具有典型醫(yī)療案例、醫(yī)療服務(wù)價(jià)值的編撰成果。本院檔案深入臨床科室，連年編撰了《醫(yī)院組織沿革》《醫(yī)院大事記》《醫(yī)院編年史》《醫(yī)院檔案全宗卷》《案卷目錄》《分類標(biāo)題索引》《全引目錄》《發(fā)文匯集》等系列醫(yī)院專題檔案。同時(shí)，與臨床、職能、行政等多個(gè)部門(mén)編寫(xiě)《院志》，使醫(yī)院的檔案更具有歷史性、實(shí)用性、科學(xué)性，充分發(fā)揮了醫(yī)院檔案在工作中的作用。

（二）醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案專題匯編。在整理歷史資料的基礎(chǔ)上，按照以“醫(yī)療質(zhì)量”為宗旨，按需擇取素材，開(kāi)展不同時(shí)間段的專題展示和宣傳。如本院歷史人物展，本院職工風(fēng)采展，本院名醫(yī)展，特別是本院通過(guò)新中國(guó)成立前、后的變遷發(fā)展史，醫(yī)學(xué)服務(wù)人民群眾和自身醫(yī)院發(fā)展成果展等，面向全社會(huì)介紹本院發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)的歷史人物、優(yōu)秀職工及醫(yī)學(xué)發(fā)展歷史。同時(shí)，面向區(qū)、市、縣及周邊地區(qū)醫(yī)院和他們進(jìn)行廣泛宣傳、交流與合作，結(jié)合國(guó)家、衛(wèi)生部的各種政策指導(dǎo)、醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)交流會(huì)、醫(yī)藥為民、衛(wèi)生下鄉(xiāng)服務(wù)活動(dòng)等，制作生動(dòng)翔實(shí)的專題圖片或多媒體資料，向社會(huì)各部門(mén)、各行業(yè)以及市民介紹本院的醫(yī)學(xué)科研成果、醫(yī)院發(fā)展歷史及新技術(shù)、新發(fā)展、醫(yī)學(xué)的新動(dòng)向，向人民群眾介紹衛(wèi)生防疫知識(shí)、宣傳衛(wèi)生常識(shí)，讓檔案資料演變?yōu)樯鷦?dòng)實(shí)用的活教材。

二、科學(xué)化的建設(shè)

（一）網(wǎng)絡(luò)工作建設(shè)。一是醫(yī)療服務(wù)信息化建設(shè)。醫(yī)院建有多個(gè)信息化平臺(tái)，情報(bào)信息、信息技術(shù)研究、華西醫(yī)院遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)中心等，同時(shí)醫(yī)院根據(jù)自身醫(yī)療技術(shù)館藏文獻(xiàn)信息資源及借助華西醫(yī)院的雄厚實(shí)力，結(jié)合本院史料與成果，開(kāi)設(shè)了“醫(yī)療服務(wù)在線服務(wù)”，并積極開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，利用華西遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)中心為病人和基層周邊醫(yī)療服務(wù)人員提供義務(wù)技術(shù)咨詢和相關(guān)幫助。

二是完善醫(yī)生充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)病人進(jìn)行看病、處方；對(duì)疑難雜病進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)診；藥房運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行藥價(jià)及藥品進(jìn)行給人民群眾一個(gè)公開(kāi)透明的就醫(yī)消費(fèi)。

三是醫(yī)療檔案、醫(yī)藥目錄等查詢平臺(tái)。安裝醫(yī)療檔案電子化平臺(tái)，全院實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案、醫(yī)藥目錄、職能科室檔案網(wǎng)上全文查閱。

四是網(wǎng)上預(yù)約掛號(hào)、預(yù)約檢驗(yàn)項(xiàng)目等。

（二）實(shí)際工作建設(shè)。主要是醫(yī)院檔案建設(shè)。根據(jù)國(guó)家檔案規(guī)定及省、市檔案管理要求主旨，突出醫(yī)院檔案自身特色。檔案室不僅對(duì)全院醫(yī)護(hù)人員提供國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，還對(duì)外來(lái)的人士提供查詢資料，并且還展示醫(yī)療的成果、與同為醫(yī)療行業(yè)進(jìn)行交流、拓展醫(yī)療合作的平臺(tái)。我們做到以下：

一是建立各種檔案管理規(guī)章制度，如：《檔案人員崗位責(zé)任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案借閱和利用制度》等十多種，從多方面保證了文件資料歸檔范圍，做到了立卷準(zhǔn)確化、系統(tǒng)化。

二是重視庫(kù)房的管理，確保檔案的完整與安全，做到檔案用房布局合理，建筑面積適中、全部采用檔案專用密集柜，容納全院各類檔案等各種設(shè)備設(shè)施，完全符合現(xiàn)代檔案管理要求。

因此，在收藏檔案中，通過(guò)查詢，與臨床、職能科室密切聯(lián)系，深入到第一線收集資料，并按需進(jìn)行選擇、整理，不漏掉一份資料，讓檔案充分體現(xiàn)本院的優(yōu)勢(shì)與特色。此外，醫(yī)院還設(shè)立檔案借閱室，面向全院職工開(kāi)放，提供義務(wù)查詢服務(wù)，進(jìn)一步體現(xiàn)醫(yī)院檔案綜合利用功能。并充分展現(xiàn)我院的醫(yī)療水平建設(shè)從最初的、簡(jiǎn)單的診所發(fā)展成為國(guó)家綜合二甲綜合醫(yī)院的進(jìn)程，展示中國(guó)人素質(zhì)的飛躍提升。

三、后備力量的儲(chǔ)備

醫(yī)院醫(yī)療檔案的綜合利用，包括年鑒、大事記等的編撰與應(yīng)用，對(duì)涉入醫(yī)院這一檔案管理工作人員的要求有其特殊性、獨(dú)特性及復(fù)雜性，要讓他們既要熟知醫(yī)療行程，更要熱愛(ài)檔案事業(yè)，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療領(lǐng)域具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，對(duì)未來(lái)醫(yī)學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)具有分析能力，同時(shí)應(yīng)具有獨(dú)到眼光，能從廣泛零亂的資料中選中合適的部分進(jìn)入檔案保存。從中儲(chǔ)備年青的檔案管理人員：

1.應(yīng)該選用年青的工作人員，組成后備檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和連續(xù)性；

2.挑選具有責(zé)任心強(qiáng)、工作能力強(qiáng)、計(jì)算機(jī)能力強(qiáng)的年青工作人員作為后備力量進(jìn)行培訓(xùn)，嚴(yán)防人員青黃不接。

我們?cè)诰幾珯n案時(shí)，注意選用熟知醫(yī)學(xué)規(guī)律的工作者，工作人員應(yīng)當(dāng)具有檔案工作密切相關(guān)，計(jì)算能力強(qiáng)，知識(shí)豐富，對(duì)醫(yī)療新技術(shù)、新知識(shí)、新發(fā)展敏感性強(qiáng)的青年人組建成后備團(tuán)隊(duì)，用科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度人員組成強(qiáng)大的后備團(tuán)隊(duì)。