基層醫(yī)院檔案開發(fā)與利用初探

文/云南省交通中心醫(yī)院 楊蓓

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療及其他活動中形成的具有保存價值的各種圖表、文字、聲像等不同形式的歷史記錄。只有將“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”，對現(xiàn)存檔案開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)其價值。目前檔案室在醫(yī)院的整個管理體系中已被邊緣化，管理上存在著諸多問題，要改變其現(xiàn)狀，除客觀因素外，主觀努力也是必不可少的。

一、基層醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案發(fā)展嚴(yán)重滯后。在我國從計劃經(jīng)濟走向市場經(jīng)濟的過程中，醫(yī)院被推入市場，國家雖然將非營利性醫(yī)療機構(gòu)定位于公益性質(zhì)，但由于各級政府投入不足，為保證其運轉(zhuǎn)，追求利益最大化自然成為各醫(yī)療機構(gòu)的基本原則，醫(yī)院的工作重點是如何解決其生存問題、如何發(fā)展醫(yī)療技術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)無暇顧及檔案室的建設(shè)，不產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的檔案室被邊緣化已成必然，檔案工作發(fā)展嚴(yán)重滯后。

（二）檔案管理人員更換頻繁，影響了檔案工作的順利開展。處于市場經(jīng)濟大環(huán)境中的醫(yī)院，對職工價值的肯定是通過效益考核來體現(xiàn)的，收進醫(yī)院的多，個人得到的就多，虧損科室基本工資都難以保證。對于收入低的檔案室愿意來的人并不多，即便來了也不長久，檔案管理人員更換頻繁，甚至出現(xiàn)空缺的現(xiàn)象。檔案工作人員在接手檔案工作之前，未經(jīng)過檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，即不清楚檔案工作的重要性，也不明白該干些什么，工作未作長久打算，學(xué)習(xí)專業(yè)知識積極性不高，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展。

（三）檔案管理粗放，開發(fā)利用缺失。由于檔案工作發(fā)展滯后，人員更換頻繁，造成管理粗放，將每年的文檔收集、不遺失、不損壞認定為最高標(biāo)準(zhǔn)，一旦卷宗建立，永遠束之高閣，成為名副其實的“死檔案”，開發(fā)利用的缺失，讓醫(yī)院看不到檔案的存在價值，認為可有可無，造成“工作得不到支持難以開展，不開展工作更得不到支持”的惡性循環(huán)。

二、檔案開發(fā)與利用的必要性

檔案的價值具有隱蔽性，只有開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。加強檔案信息資源的開發(fā)，使檔案信息資源得到利用，最終促使檔案信息資源轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力，實現(xiàn)其經(jīng)濟效益和社會效益，是檔案室的職責(zé)所在，也是開發(fā)利用檔案的最終目的。

（一）檔案的開發(fā)利用，是實現(xiàn)檔案價值的重要手段。醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療服務(wù)活動的真實記錄，是醫(yī)院工作的經(jīng)驗總結(jié)，檔案再現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展進程，人們可以通過檔案來認識醫(yī)院的發(fā)展史，借鑒過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)來指導(dǎo)現(xiàn)在工作，開發(fā)利用檔案為今人服務(wù)。開發(fā)利用檔案最本質(zhì)的必要性，來自于檔案本身，檔案的憑證作用和參考作用，對當(dāng)今工作的影響是多方位、多層次的。

（二）進一步能滿足人們對檔案信息資源的需要。檔案的開發(fā)利用，實則是對檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息資源的開發(fā)是指檔案信息資源開發(fā)主體對檔案信息資源的搜尋、發(fā)現(xiàn)、研究、確認、然后進行組織、著錄、標(biāo)引、加工、匯編等的學(xué)術(shù)行為。檔案信息資源的利用是檔案信息資源的開發(fā)的延續(xù)，二者是相輔相成的，檔案信息資源的利用能力和水平受到檔案信息資源的開發(fā)水平的制約，開發(fā)是利用的前提，利用為開發(fā)提供動力和方向。

三、檔案信息資料開發(fā)的意義

（一）檔案信息資料開發(fā)是實現(xiàn)檔案自身價值的根本途徑。檔案具有分散性、歷史性、原始性等特性，因此，檔案信息資源的開發(fā)不是簡單地把庫房作為閱覽室，而是要對各種檔案信息進行分析、整理、歸納、加工，提取對現(xiàn)實有用的信息。

（二）檔案信息資料開發(fā)是發(fā)展檔案工作的必備條件。只有開發(fā)檔案信息資料，使“死檔案”變成“活信息”，被醫(yī)院其他部門廣泛地、反復(fù)地、多角度、全方位、連續(xù)不斷地利用，才能充分發(fā)揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用，才能增強醫(yī)院的檔案意識，取得領(lǐng)導(dǎo)和全院的支持，使檔案工作得以順利開展并穩(wěn)步發(fā)展。

（三）通過檔案的開發(fā)與利用，檢驗檔案管理存在的不足。檔案的開發(fā)利用是以室藏檔案為基礎(chǔ)的，通過對室藏檔案的深入研究，查尋資料，發(fā)現(xiàn)檔案在收集、整理、保管中出現(xiàn)的問題，對下一步調(diào)整工作方法，彌補工作中的不足，具有現(xiàn)實的意義。

（四）檔案信息資料開發(fā)能使檔案工作更好地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。充分發(fā)揮檔案室保存大量檔案資料的優(yōu)勢，將這些資料根據(jù)現(xiàn)實需要，系統(tǒng)、有序地開發(fā)出來，將固定的、沉睡的檔案轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、增值的，才能更好地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

四、檔案開發(fā)利用的原則

（一）統(tǒng)籌原則。檔案的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，一是要了解檔案室所藏資料，二是要對檔案進行鑒別工作，從大量的檔案中挑選出合適的部分進行開發(fā)，三是進行人、財、物的統(tǒng)籌規(guī)劃，需要什么人、多少資金、什么設(shè)備，都要有一個清晰的考慮。

（二）優(yōu)勢原則。在進行檔案開發(fā)利用過程中，充分發(fā)揮檔案室室藏特點和優(yōu)勢，是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)和前提。

（三）慎重原則。選題要慎重，編研材料要慎重，采用何種載體要慎重。

（四）服務(wù)原則。檔案開發(fā)的出發(fā)點，是按服務(wù)對象的需求來進行的，為現(xiàn)實服務(wù)，為用戶服務(wù)。

五、檔案的開發(fā)與利用，是體現(xiàn)檔案價值的重要途徑

檔案的開發(fā)利用，需通過一定的途徑并運用恰當(dāng)?shù)姆椒▉韺崿F(xiàn)?；鶎俞t(yī)院檔案室館藏雖不豐富，但可以利用有限的資源，做好檔案的開發(fā)利用。

（一）檔案復(fù)制服務(wù)。檔案復(fù)制服務(wù)，是指檔案室根據(jù)其他部門的需求，通過復(fù)制、摘錄等方式，向其提供檔案復(fù)制品的服務(wù)。在提供檔案復(fù)制服務(wù)時，應(yīng)對復(fù)制范圍、審批權(quán)限做出明確規(guī)定，同時在復(fù)制品上加蓋檔案室的印章。

（二）檔案外借服務(wù)。檔案外借服務(wù)，是指為滿足某些特殊需要將檔案原件暫時借出檔案室外使用的服務(wù)。外借檔案不可控因素太多，因此要嚴(yán)格控制外借的數(shù)量，要健全外借制度，實行外借責(zé)任制，認真履行交接手續(xù)，做好登記和記錄，登記記錄應(yīng)包括：借閱部門、借閱人（責(zé)任人）、案卷題名、檔號、件數(shù)、頁數(shù)、借閱日期、歸還日期、歸還簽收人等。檔案外借時間不宜太長，對到期不歸還者，檔案管理人員要及時催交。歸還檔案時，檔案人員應(yīng)認真清點，如發(fā)現(xiàn)損毀、遺失、抽換等，應(yīng)及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報，對其進行處理。

（三）檔案閱覽服務(wù)。檔案閱覽服務(wù)，是指檔案室在特定的場所，設(shè)置專供查尋、使用檔案的閱覽室，為其他部門提供檔案信息的服務(wù)。將日常的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，體現(xiàn)檔案的存在價值。作為基層醫(yī)院，檔案管理人員一般都是兼職，不可能也無條件長期設(shè)專人在檔案閱覽室提供服務(wù)?？梢越柚t(yī)院開展的大型活動，配合活動主題，提供與主題相關(guān)的檔案查尋、使用服務(wù)。借助醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)，建立電子閱覽室，將紙質(zhì)檔案掃描為電子形式，供全院職工查閱。

（四）檔案陳列服務(wù)。檔案陳列服務(wù)，是指檔案室按照一定的主題，以展出檔案原件的方式，系統(tǒng)地介紹室藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容的服務(wù)。醫(yī)院數(shù)量龐大的實物檔案是各種獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等，以此設(shè)立榮譽陳列室，彰顯醫(yī)院光榮的發(fā)展歷史，對弘揚正氣，鼓舞人心具有重大的作用。

（五）制作現(xiàn)行文件匯編。現(xiàn)行文件匯編也稱為檔案文獻編纂，按照一定的專題、時間或文種等特征，把檔案文獻選編成冊，在一定范圍內(nèi)公開。根據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細則》中的要求，將工作制度、職責(zé)及應(yīng)急預(yù)案匯編成冊。檔案管理人員應(yīng)積極投身到等級醫(yī)院創(chuàng)建活動中，運用室藏資料豐富的優(yōu)勢，主動配合相關(guān)部門承擔(dān)任務(wù)，制作《規(guī)章制度匯編》、和《職責(zé)匯編》《應(yīng)急預(yù)案匯編》，不做旁觀者，讓領(lǐng)導(dǎo)和其他部門看到檔案室在醫(yī)院重大活動中的價值。

（六）編輯檔案簡報。檔案簡報是以室藏檔案為基礎(chǔ)，通過檔案管理人員對檔案內(nèi)容的研究，對檔案文獻進行的開發(fā)利用，可以將原件復(fù)印件、文摘、研究作品、口述史料、甚至回憶錄等編入簡報中。為增加可讀性，簡報內(nèi)容可以靈活多樣。醫(yī)院檔案室在目前醫(yī)療環(huán)境下，人員變動頻繁，檔案管理不規(guī)范是普遍存在的現(xiàn)象，檔案在收集過程中，漏收時有發(fā)生，通過編輯檔案簡報的形式，征集檔案資料，補充室藏。定期編輯檔案簡報，不但能促進檔案室自身的發(fā)展，也是向領(lǐng)導(dǎo)和職工匯報工作成績的較好方式，為爭取領(lǐng)導(dǎo)支持檔案打下良好的基礎(chǔ)。

六、檔案開發(fā)利用時注意的其他問題

（一）檔案開發(fā)利用的選題。要依據(jù)室藏情況，結(jié)合醫(yī)院的中心工作，深思熟慮、權(quán)衡利弊，選出既切合實際，又對醫(yī)院整體工作有幫助的題目。

（二）努力查找大量的檔案文獻。除查找檔案室的卷宗外，還可以在全院范圍內(nèi)征集與主題相關(guān)的文獻資料，既充實了材料，又?jǐn)U大了影響力，可謂一舉兩得。

（三）選材是關(guān)鍵。有高質(zhì)量的選材，才有高效能的運用。在選材時，要注意把握政策尺度，注意保密要求，盡可能地選擇原件。

醫(yī)院檔案管理存在諸多問題，究其原因，有領(lǐng)導(dǎo)不支持，人、財、物得不到保障的原因，但檔案管理工作的不到位是更直接的原因，領(lǐng)導(dǎo)看不到檔案與當(dāng)前工作有何幫助，感覺不到檔案的存在價值，要將大量的人、財、物投入到看不到經(jīng)濟效益和社會效益的地方，是不現(xiàn)實的，只有通過檔案的開發(fā)利用，將檔案的價值顯現(xiàn)出來，基層醫(yī)院檔案工作的發(fā)展才能付諸實踐。

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