縣級財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)探討

文/河北省興隆縣財(cái)政局 王建雙

縣級財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)探討

文/河北省興隆縣財(cái)政局 王建雙

本文在闡述電子檔案含義及特征的基礎(chǔ)上，分析了目前財(cái)政電子檔案管理工作中存在的問題并提出了一些相應(yīng)的解決措施。

財(cái)政電子檔案；問題；措施；管理與維護(hù)

一、對電子檔案的闡述

電子檔案作為具備保存歸檔價(jià)值的電子文件，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)施對資料進(jìn)行保存，與一些通用的圖像文件進(jìn)行綜合，以案卷為單位。財(cái)政電子檔案是財(cái)政紙質(zhì)檔案的升級處理。由于電子文件處理技術(shù)和介質(zhì)的特殊性，財(cái)政電子檔案具備了一些其獨(dú)有的特點(diǎn)。

（一）存儲(chǔ)查閱方便。在電子檔案管理過程中，檔案員將預(yù)算、村賬所管、資金以及惠農(nóng)補(bǔ)貼四位會(huì)計(jì)手中持有的相關(guān)財(cái)政數(shù)據(jù)刻錄成光盤的形式,交由財(cái)政所專門的檔案室和市級財(cái)政檔案室存檔。因此，查閱人只需通過相關(guān)網(wǎng)頁就能對以往的財(cái)政信息進(jìn)行查閱。

（二）存儲(chǔ)多，范圍廣。電子檔案所采用的如光盤、D V D等設(shè)備的存儲(chǔ)容量可以達(dá)到幾個(gè)G以上，足以滿足當(dāng)年甚至是未來幾年財(cái)政工作的需求。而一個(gè)設(shè)備中除了記錄當(dāng)年的會(huì)計(jì)、財(cái)政獎(jiǎng)補(bǔ)、文書等文件，也可以記錄后幾年的惠農(nóng)補(bǔ)貼等材料，其范圍十分廣泛，存儲(chǔ)量十分充足。

（三）重要檔案保存時(shí)間限制少。隨著信息技術(shù)的不斷更新發(fā)展，電子文件與檔案的網(wǎng)絡(luò)式攜帶愈發(fā)便捷實(shí)用。財(cái)政紙質(zhì)檔案丟失后，可以照例通過電子文件和檔案進(jìn)行查詢。此外，財(cái)政電子檔案還以其獨(dú)有的集成性、可變性、高密度性非人工識(shí)讀性等特點(diǎn)而逐漸得到越來越多單位的使用和青睞。

二、縣級財(cái)政電子檔案管理中存在的問題

當(dāng)前，我國的縣級財(cái)政電子檔案管理工作尚處于起步階段，主要存在以下幾方面的不足和缺陷。

（一）財(cái)政電子檔案的真實(shí)可靠性難保證。財(cái)政電子檔案具有信息載體相分離的特點(diǎn)，信息容易被刪除、復(fù)制、修改，通過網(wǎng)絡(luò)媒介遠(yuǎn)距離傳輸較方便。電子檔案可以被復(fù)制，也可以變質(zhì)，且不會(huì)留下修改痕跡。因此，確保財(cái)政電子檔案在建立、查閱過程中的真實(shí)可靠性有一定難度。

（二）財(cái)政電子檔案的原始性難確定。財(cái)政電子檔案的生成過程往往不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其生成通常是自實(shí)變虛，導(dǎo)致了原始的狀態(tài)可能失真，特別是電子檔案在其自身生成、傳遞、接收等過程中是原始的又可以被復(fù)制。為了確保電子檔案的真實(shí)可靠性，在制作各類光盤、影像、磁盤時(shí)必須盡可能地保證檔案材料的原始性特征。

（三）電子檔案的高科技要求大。財(cái)政電子檔案的管理與維護(hù)均需要各種高級的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，而當(dāng)前多數(shù)電子檔案的工作人員專業(yè)知識(shí)不充足，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電子檔案發(fā)展的要求。

（四）電子檔案的保密安全性不健全。財(cái)政電子檔案易被黑客攻擊而使檔案的文字、數(shù)據(jù)及影像等被非法更改，這一隨意更改檔案信息的行為將直接影響到電子檔案的安全可靠性。另外，如磁帶磁盤等一些硬件設(shè)施的支持體易因自身產(chǎn)生的靜電而影響信息的使用，同樣容易導(dǎo)致電子檔案的不安全問題。

三、縣級電子檔案管理的維護(hù)措施

縣級財(cái)政電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理之間的巨大差異，給檔案管理部門的檔案管理理念和方法造成了一定的沖擊。如何科學(xué)正確地進(jìn)行電子檔案管理工作成了縣級財(cái)政部門亟待解決的重要問題。

（一）完善體制，確保原始真實(shí)性。首先，縣級財(cái)政單位應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)國家法規(guī)規(guī)定對歸檔的方法與要求、歸檔的范圍等均作出明確具體的規(guī)定，以保證電子檔案信息的準(zhǔn)確真實(shí)錄入；其次，在進(jìn)行財(cái)政電子檔案管理的過程中，需要實(shí)行文件與檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理與規(guī)劃，推進(jìn)二者的同步發(fā)展；另外，規(guī)范檔案材料管理的指導(dǎo)過程與檔案部門的工作行為與職責(zé)，保證文件的形成歸檔及查閱等過程均在檔案管理部門的統(tǒng)一監(jiān)管下有序進(jìn)行；電子檔案管理人員應(yīng)制定出一套合理統(tǒng)一的電子檔案管理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行合理的評估；最后，檔案管理部門在接收電子檔案前應(yīng)仔細(xì)鑒定電子檔案信息內(nèi)容的原始真實(shí)性。

（二）提高相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)技能。檔案管理部門需要對管理人員定期進(jìn)行全面的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握并能夠及時(shí)更新其計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，以便對電子檔案進(jìn)行更好的管理。同時(shí)，工作人員在管理過程中，應(yīng)及時(shí)掌握其傳輸動(dòng)態(tài)并對發(fā)展存在的問題進(jìn)行彌補(bǔ)，避免日后更大的麻煩。

（三）完善電子檔案的安全性。黑客與病毒侵襲問題時(shí)刻威脅著檔案信息的安全性。最常見的對抗黑客與病毒問題的措施有：

1．采用身份驗(yàn)證與加密方法。對抗黑客與病毒的一般方法有對客戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，使用由數(shù)字字母組成的密碼保護(hù)措施。只有正確的人或密碼才能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行訪問。其中加密技術(shù)是最常用的保密方法，可以有效地防止信息泄露問題。

2．采用防火墻技術(shù)。防火墻即區(qū)分內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與公眾訪問網(wǎng)絡(luò)的方法，其實(shí)質(zhì)是隔離控制。防火墻允許計(jì)算機(jī)用戶同意的數(shù)據(jù)和人進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，屏蔽那些用戶不同意的數(shù)據(jù)和人，能夠最大限度地阻攔黑客的入侵，阻止一些非法訪問和輸出。

3.采用入侵檢測技術(shù)。在防火墻失靈時(shí)，入侵檢測技術(shù)就充分補(bǔ)充了防火墻的功能，發(fā)揮其巨大作用。它能夠識(shí)別并處理網(wǎng)絡(luò)資源的惡意使用，其實(shí)質(zhì)是檢測出計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中違反安全規(guī)定的行為。此外，還應(yīng)注意對電子檔案硬件設(shè)施如磁盤、光盤等的保護(hù)，通過外部環(huán)境的控制加強(qiáng)對其的保護(hù)。

（四）對基層財(cái)政電子檔案載體進(jìn)行定期檢測維護(hù)。財(cái)政電子檔案的載體受外部放置環(huán)境的影響較大。因此，在合理維護(hù)保養(yǎng)載體的同時(shí)，還要定期對其進(jìn)行檢測以保證檔案的真實(shí)可靠性。在檢測中，可選擇每隔幾年對設(shè)備進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢測，檢測內(nèi)容主要是外觀是否清潔、是否發(fā)生變形、邏輯程序是否出錯(cuò)等。

四、結(jié)束語

縣級財(cái)政電子檔案工作已經(jīng)引起了許多檔案管理工作者的高度重視，相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)及條件采取有效措施保障其安全可靠性，使其最大限度地發(fā)揮在財(cái)政工作中的巨大作用。

[1]牛家旺.醫(yī)院電子檔案在使用中存在的隱患及對策[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育,2010.

[2]毛凌.論如何在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存態(tài)勢下開展工作[J].蘭臺(tái)世界,2010(14).