探討如何拓展檔案館的信息服務工作

文/浙江省溫嶺市檔案局 肖紅飛

一、當前檔案館信息服務工作拓展趨勢

（一）服務形式的轉變。在服務形式上，檔案館的信息服務方向由以往的等客上門轉變?yōu)楝F在的主動走出去、主動提供服務。目前，各個級別的檔案館都正將信息使用者服務拓展為可以滿足整個社會的檔案信息需求，并且工作評價的標準以信息使用者的評價作為標準。一方面檔案館方主動加強對于檔案信息產品和相關服務技術的推廣，另一方面不斷加強對于各類信息的收集，從而達到豐富檔案館館藏的目的，最終提高信息服務的水平的目的。

（二）服務內容的轉變。服務內容上，由深層次的加工服務替代原來的一般接待利用服務。例如從原來的宏觀角度展示檔案信息轉變?yōu)楝F在的微觀角度進行檔案信息的展示；從原來的單純的提供信息查閱變?yōu)楝F在的提供各種問題的解答服務；從原來的利用的是檔案中的憑證轉變?yōu)楝F在的利用的是檔案中的知識信息，從而更好的體現檔案的情報功能。

（三）服務手段上的轉變。服務手段上，以網絡方式替代員工原來的手工操作和計算機輔助的方式。通過這種方式，可以更好的拓寬檔案信息的服務的領域，同時可以顯著提高檔案館工作的情報化進程，讓檔案信息服務的工作效率得到顯著的提高。

二、檔案館信息拓展后特點

與傳統的信息服務相比，拓展后的檔案館信息服務具有相當多的明顯特點。

（一）更注重服務的敏銳性。對于社會需求的反應速度應當更為迅速，作為信息服務，需要做到隨時與利用者接觸，所以對于社會對檔案館工作的期待和要求最為了解，針對當前快速變化的環(huán)境，需要不斷的進行自身知識和技能的學習，對自己知識結構以及工作結構進行快速的調整和完善，時刻監(jiān)視環(huán)境并且做出適當的反應。在必要的時候，可以迅速的進行工作的開展，只有做到可以快速響應當前社會的緊急需求，才能夠確保檔案館相關信息工作可以根據需求和變化及時被調整，才可以順應潮流讓自己得到蓬勃的發(fā)展。此外，所提供的服務需要具有預見性，不論是幫助領導參與決策，還是幫助科研提供素材，都需要足夠的預見性，要注重對檔案的關注和收集，很多時候原本不起眼的檔案資料在特別的時候會變成其他人員非常迫切找到的稀有材料。

（二）檔案館信息服務更具針對性。與以往的傳統的檔案館信息服務相比，當前的檔案館信息服務屬于主動服務和深層次的加工服務，其本質可以理解為具備檔案館工作特點的情報工作。檔案館承擔著大量的工作，其工作范圍涵蓋了協助黨委、政府政治經濟社會發(fā)展的規(guī)劃和決策，以及對于工齡的查找和數據核實，這些都依賴工作人員可以做到清楚地了解信息使用的真正信息需求，從而達到有目的的解決問題。在檔案館自選編研課題方面，要求所選的題目需要具有較大的現實意義，切不可脫離實際工作，畢竟針對性是檔案信息服務的核心，同時也達到了提高檔案信息服務質量的目的。

（三）側重檔案信息服務的智能性。檔案館的信息服務工作包含了技術性和研究性的工作，這就要求工作人員要掌握足夠的科學知識和工作技能，可以基于一項確定的任務，借助科學研究方法以及檔案信息資源來為信息需求者提供高智能服務。如果沒能具備足夠的知識和能力，就無法勝任檔案信息管理工作，當前主要貢獻知識的知識密集型檔案信息服務替代了原來的勞動密集型工作，所以拓展后的檔案館的信息服務工作已經成為智力資源的開發(fā)活動。

（四）側重當信息服務的學術性。在檔案管信息拓展后，已經脫離了純粹的服務性工作，轉變?yōu)閷W術性工作，側重于為研究型利用所需的專題目錄、索引、主題目錄以及文摘和檔案文獻綜述、評述等情報研究類的文章，這些基本都是科學研究的前提工作或者是在科學決策中占據著重要組成部分，因為極具學術性，所以可以得知拓展后的檔案館在信息服務工作方面具備科學研究的屬性。

三、檔案館信息服務工作的拓展對于工作人員的要求越來越高

（一）提高信息服務工作人員的綜合素質。因為檔案館信息服務工作拓展所以相關的信息服務工作人員的職責也隨之變化，除職責范圍增大之外，技能要求也顯著提高，所以需要提高信息服務工作人員的個人綜合素質，并且對信息服務工作人員進行重新定位，拓展后的信息服務工將成為檔案工作各個環(huán)節(jié)的協調人員，以此來保證檔案工作可以圍繞利用者順利運轉。

（二）加強信息服務人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案館信息服務工作具有瑣碎、枯燥和繁雜的特點，所以為了可以讓信息服務工能夠滿足信息使用者的各種需求，需要對信息服務工的思想上牢固樹立服務的觀念和宗旨，要明確檔案信息服務的依附特性，踏踏實實的做一個配角，幫助信息服務工作人員清醒的認識到自己與信息使用者之間的關系，從而可以心平氣和的做好檔案信息服務人員，可以更好的幫助工作人員提高檔案信息服務工作的針對性，進而達到提高服務質量和水平的目的。

（三）注重提高科學知識素養(yǎng)。這些負責拓展后的檔案信息服務的人員屬于高級信息人才，主要的作用是起到橋梁和中介的作用，用來幫助信息使用者收集和管理并且尋找檔案資料，這就要求檔案信息管理人員需要掌握可以在浩如煙海的檔案資料中快速精準的找到所需要的信息以及相關的線索和查找渠道，并且還會將檔案按照社會發(fā)展和檔案的收藏狀況進行不斷地更新。而且拓展后的檔案信息服務人員可以做到與信息使用者之間一對一的服務，隨時為各種行業(yè)、各種層次信息使用者解答所提出的千奇百怪的問題，甚至可以向專家學者提供較為精確的專題材料，為政府和黨政機關提供預測和可行性研究分析報告，也正是因為拓展后的檔案館提供的信息服務太過繁雜，所以需要依賴于信息服務人員可以具備非常廣博的知識。

（四）注重提高工作技能和素質。一個可以勝任拓展之后的檔案館信息服務工作的工作人員，首先應當確保掌握非常豐富的科學和文化知識，其次還需要擁有與之匹配的知識處理能力、規(guī)劃和組織能力、公共關系能力、語言文字表達能力以及文獻檢索和利用能力等多種于檔案館信息服務工作相關的工作技能。

（五）注重信息服務工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。信息素養(yǎng)的定義是指一個人能偶對信息資源進行充分和有效的利用的綜合能力。所以，檔案信息的搜索、加工、傳播的質量和所能發(fā)揮的效益直接與檔案館的信息服務人員的信息素養(yǎng)的優(yōu)劣程度存在著密切的聯系。只有大力加強對于檔案館的信息服務工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)和提高，才能夠達到提高檔案信息開發(fā)工作的水平和質量的目的。檔案館的信息服務工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)主要集中在信息意識、系統思維、科學歷史觀、豐富的知識儲量、現代信息技術和信息整理能力等方面。

四、總結

信息化時代的快速發(fā)展，強力推動著檔案館由傳統的模式向著現代化的方向進行快速拓展，所以我們應當針對當前在現代化進程的過程中出現的眾多問題進行及時分類和針對性的解決，以保證檔案館所提供的針對各行各業(yè)的信息服務工作可以又快又好的進行，從而讓檔案館中館藏的各種刊物和書籍所蘊含的諸多信息可以更好的為黨政機關、研究型利用所需的專題目錄、索引、主題目錄以及文摘和檔案文獻綜述、評述等情報研究類的文章提供更多、更完善和全面的信息。

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