OA系統(tǒng)中高校電子公文管理探討

陳冬梅

摘 要：隨著高校管理要求的逐步提高和信息化建設(shè)的推進(jìn)發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在高校的管理工作特別是公文的處理過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。作者結(jié)合辦公自動化對公文管理的運行實際，對應(yīng)用OA系統(tǒng)處理電子公文中存在的問題進(jìn)行探討，并提出解決的思路，為進(jìn)一步提高學(xué)校管理水平和辦公效率提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；OA系統(tǒng)；公文管理

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是黨和政府機(jī)關(guān)在處理公務(wù)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。黨和國家的秘密事項大都以公文的形式來傳遞。高校公文一般來源于上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。[1]公文是高等院校依法治校和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具，公文處理工作是高校辦公室的一項重要職能，科學(xué)、規(guī)范、安全、高效的公文運轉(zhuǎn)和管理，是衡量辦公室工作績效的重要指標(biāo)。[2]

辦公自動化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)和日常的事務(wù)聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)方便的共享以提高辦公效率。[3]當(dāng)前，OA系統(tǒng)已成為我們?nèi)粘＿M(jìn)行公文處理的主要手段，它改變了以往紙質(zhì)公文管理的傳統(tǒng)理念，而公文流轉(zhuǎn)作為辦公自動化系統(tǒng)的核心，是實現(xiàn)無紙辦公的重要標(biāo)志。[4]其生成的電子公文已成為高校電子政務(wù)的管理對象和主要載體，具有特定效用的憑證性信息，是學(xué)校正常運行的信息支持和信息保障。[5]雖然電子公文具有優(yōu)于紙質(zhì)公文的很多優(yōu)點，但也伴隨著不少問題，如何解決電子公文管理中的缺陷，成為本文探討的關(guān)鍵點。

二、應(yīng)用OA系統(tǒng)處理高校行政公文的優(yōu)點

1.加快工作流轉(zhuǎn)時效，提高公文處理效率

在使用OA系統(tǒng)處理行政公文之前，公文呈送批轉(zhuǎn)的整個過程中都依靠公文秘書一人完成，難免會影響工作的質(zhì)量和效率。在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，高校的全部公文流程均利用網(wǎng)絡(luò)形式來實現(xiàn)，操作簡便，工作人員僅需登錄到系統(tǒng)利用對相關(guān)功能鍵的點擊即可完成公文處理的各個環(huán)節(jié)。此外，工作人員還能夠利用跟蹤處理，即時地對文件的全部管理流程進(jìn)行監(jiān)控，催辦不同環(huán)節(jié)的文件，從而提高全過程的辦公效率。[6]

2.節(jié)約辦公資源成本，促進(jìn)節(jié)能環(huán)保效應(yīng)

紙質(zhì)文件時期，文件需要專人印制、裝訂、分發(fā)，下發(fā)時還需通知各二級單位專人領(lǐng)取，造成了紙張和人力的極大浪費，同時人力有限造成的時間不及時和文件的漏發(fā)、錯發(fā)，影響著相關(guān)工作的開展。通過OA系統(tǒng)辦理公文，只需選擇用戶定向發(fā)送，并提醒他們及時閱處，接收用戶即可上網(wǎng)查閱，節(jié)約了大量紙張和人力資源，節(jié)能效果非常明顯。

3.增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，推進(jìn)信息共享公開

傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時間同一地點只可供一人的閱讀，存在著信息的獨占性。

在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，系統(tǒng)人員不僅對來自外部的信息加強(qiáng)了有效采集，而且通過系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)，學(xué)校的行政公文在相同的地點和時間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實現(xiàn)了各部門間的協(xié)作與信息共享，大大推進(jìn)了信息公開的進(jìn)程，加強(qiáng)了高校對校內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理，為學(xué)校的政策決定提供了有力的信息保證。

4.降低人為因素影響，規(guī)范公文處理流程

就傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)而言，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質(zhì)量與及時性。而在OA系統(tǒng)中，公文處理系統(tǒng)通過固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)化的模塊，任何節(jié)點的操作人員都不可以跨節(jié)點操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中，并且會正確地進(jìn)行備份，這樣就用系統(tǒng)規(guī)范了流程，保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。

三、OA系統(tǒng)中高校行政公文管理的問題分析

1.平臺標(biāo)準(zhǔn)各異，文檔一體化功能難集成

高校中OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)往往因時間先后順序和軟件開發(fā)團(tuán)隊的不同使得系統(tǒng)存在著數(shù)據(jù)平臺各異、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，分別開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)因沒有考慮數(shù)據(jù)共享的公共接口而變成一個個獨立運行的系統(tǒng)，致使系統(tǒng)集成度和互聯(lián)性較差，OA系統(tǒng)中存有全部已辦理完畢的內(nèi)部發(fā)文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、信息資料、傳閱流轉(zhuǎn)記錄等，這些信息如不經(jīng)過程序的處理，只能單獨存放在OA系統(tǒng)里，歸檔時，還需要手工掃描、錄入等，造成人力、物力的浪費，而且不便于日后的檢索和查找利用。

2.保密難度增大，涉密文件流轉(zhuǎn)安全難保障

高校在辦公室公文管理的收取、制發(fā)和傳遞的過程中往往會接觸到不少涉密公文，特別是當(dāng)前多數(shù)高校在實現(xiàn)了辦公自動化之后，這些以往機(jī)要的上級來文或者尚未公開的學(xué)校內(nèi)部行文因為從鎖住即可保護(hù)的紙質(zhì)文件擴(kuò)展存為放在電腦中的無形電子信息，系統(tǒng)易受非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸過程中數(shù)據(jù)也可能被截取、修改或刪除，保密難度增大。而一些公文管理人員為了方便傳閱， 直接掃描成電子版后盲目將涉密性或內(nèi)部保密的公文通過網(wǎng)絡(luò)傳閱，極大地增加了網(wǎng)絡(luò)泄密的概率。這些都為辦公室公文管理的保密工作提出挑戰(zhàn)。

3.偽造篡改容易，公文唯一合法性難鑒定

傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關(guān)，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中。[7]當(dāng)前在OA系統(tǒng)的實際運用中，對于一些需要領(lǐng)導(dǎo)最終簽字確認(rèn)的公文往往還是采用紙質(zhì)稿送至領(lǐng)導(dǎo)簽字，需蓋章的最終行文在定稿后采取加蓋傳統(tǒng)公章的方式進(jìn)行確認(rèn)，這種延續(xù)傳統(tǒng)的簽字蓋章的方法使得公文在流轉(zhuǎn)的最后環(huán)節(jié)很容易受到人為的偽造、復(fù)制和竄改，很難確保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也無形中增加了資源的浪費。

4.登錄查閱頻繁，信息催辦提醒難即時

在OA系統(tǒng)中包括校領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的所有系統(tǒng)用戶幾乎每天都要辦理一定數(shù)量的文件，當(dāng)負(fù)責(zé)收發(fā)文的辦公室秘書上傳相關(guān)文件后，由于OA系統(tǒng)本身并不具備相應(yīng)的提醒功能，用戶往往不能及時進(jìn)行辦理。為了不錯過重要文件的處理，用戶經(jīng)常要頻繁登錄系統(tǒng)查看是否有新的待處理文件，或者由負(fù)責(zé)收發(fā)文的辦公室秘書通過手發(fā)短信進(jìn)行一一提醒，這必將導(dǎo)致工作量的增加，而且由于信息反饋無法及時送達(dá)等原因造成辦事人員相互推諉，責(zé)任無法落實，極大影響了用戶的工作效率。endprint

5.時間空間限制，遠(yuǎn)程移動辦公難實現(xiàn)

當(dāng)前在很多高校都存在著人員常需外出學(xué)習(xí)考察或由于校區(qū)分散存在多地辦公的現(xiàn)象，這就使得傳統(tǒng)的集中辦公方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。雖然OA 系統(tǒng)已打破傳統(tǒng)辦公環(huán)境固定的局限性，使得辦公人員可以在家里、也可以在其他校區(qū)、亦可以出差在外處理工作事宜。但其完全依賴于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)如若身邊沒有電腦或者網(wǎng)絡(luò)，那么許多待辦公文就依然無法隨時辦理，特別在一些時限較為緊迫的文件急需在外領(lǐng)導(dǎo)簽約批示時，難免就會帶來流程的運轉(zhuǎn)停滯，在一定程度上影響了辦公效率。

四、解決OA系統(tǒng)中高校行政公文管理問題的對策

1.統(tǒng)籌全局系統(tǒng)規(guī)劃，實現(xiàn)文檔一體化的全程管理

統(tǒng)籌全局的系統(tǒng)工程規(guī)劃，通過技術(shù)對接，實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫連接，通過兩個系統(tǒng)的協(xié)同工作，進(jìn)一步尋找兩個系統(tǒng)的結(jié)合點，將相關(guān)功能界面合二為一，使用戶能夠在同一個界面實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和信息轉(zhuǎn)換，使得檔案管理功能有機(jī)地嵌入整個辦公自動化系統(tǒng)之中，構(gòu)筑起辦公自動化系統(tǒng)文檔一體化管理模式，實現(xiàn)電子文件歸檔、查詢、存儲保管的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理。

2.建立公文管理責(zé)任制 ，提升電子文件的管理安全

為了保證公文保密工作的嚴(yán)肅性， 要建立責(zé)任嚴(yán)明的公文管理責(zé)任制度。涉及公文傳閱的各個部門都應(yīng)配備專門的公文管理人員，負(fù)責(zé)公文的收取、登記、傳閱工作。 辦公室機(jī)要秘書的涉密計算機(jī)必須做到物理隔離，嚴(yán)格按照密級文件的流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行相關(guān)文件處理，通過身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數(shù)字簽名手寫簽字輔助認(rèn)證等安全技術(shù)防范電子文件在流轉(zhuǎn)過程中的非法訪問和隨意刪改，確定發(fā)送范圍無誤方可發(fā)送，并對接收涉密文件的部門適時按照保密要求進(jìn)行檢查監(jiān)督。

3.使用電子簽章技術(shù)，確保公文的唯一合法

在OA系統(tǒng)中，正文模板應(yīng)集成了電子簽章，手寫簽名等內(nèi)容，在公文落款處直接加蓋以數(shù)字技術(shù)模擬實際簽名或印章的電子簽章，當(dāng)電子文件流轉(zhuǎn)到蓋章環(huán)節(jié)時，選中需要蓋章的正文進(jìn)行電子蓋章操作即可，若印章加蓋錯誤，還可以撤銷印章。但必須保證要采用加密設(shè)備、用戶與電子印章綁定的方式，指定用戶才有權(quán)使用該文件。接收方對收到公文只能在指定允許的打印機(jī)上按指定份數(shù)打印，文件內(nèi)容及版式不可更改，從而有效防止文件被惡意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保證電子公文的真實性、完整性、可靠性和不可抵賴性。

4.搭建即時通訊平臺，保證待辦提醒的及時有效

通過OA系統(tǒng)中相關(guān)業(yè)務(wù)流程模塊與即時通信平臺所提供的信息提醒借口進(jìn)行集成，使其組織結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)用戶與OA系統(tǒng)保持完全一致，并自動實現(xiàn)同步，如中國電信的企信通、中國移動飛信、微信以及騰訊公司的騰訊通等。開發(fā)OA系統(tǒng)即時通訊特性的應(yīng)用，從而使得當(dāng)OA系統(tǒng)中有待辦代閱公文時，系統(tǒng)能第一時間自動進(jìn)行消息提醒，方便用戶及時辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，改變傳統(tǒng)“人找事”的行為模式為“事找人”的服務(wù)模式，進(jìn)而提升行政辦公執(zhí)行力，提升辦公室工作效率。

5.對接移動應(yīng)用終端，提高系統(tǒng)遠(yuǎn)程辦公能力

通過建立移動辦公系統(tǒng)平臺，以智能手機(jī)終端為載體，使用移動3G 等無線網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，將高校辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行無線擴(kuò)展，建立起一套可移動化應(yīng)用的辦公信息系統(tǒng)。出差中的領(lǐng)導(dǎo)、公文辦理人員在沒有電腦或沒有網(wǎng)絡(luò)的情況下，通過一部智能手機(jī)，在手機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件具備的情況下登錄OA辦公系統(tǒng)，幫助用戶克服空間和時間對辦公環(huán)境的限制，實現(xiàn)遠(yuǎn)程異地的公文處理，極大地方便了在外出差人員辦公，大大提高了公文管理的時效性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)束語

總之，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行高校行政公文處理，不僅是高校自身發(fā)展的需要，更是建立現(xiàn)代大學(xué)制度的需要。通過進(jìn)一步完善管理制度，規(guī)范辦文流程，及時更新技術(shù)，全面提高公文管理效率，必將使高校管理工作更加快捷有效。

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（編輯：楊馥紅）endprint