增值稅專用發(fā)票管理經(jīng)驗淺談

尚士清

隨著企業(yè)數(shù)量、行業(yè)種類不斷增多，電算化、智能化水平日益提高，傳統(tǒng)的專用發(fā)票管理方式已難以適應(yīng)。筆者在近幾年發(fā)票管理崗位上，不斷探索，積極總結(jié)改進，終于印證了以風(fēng)險管理為導(dǎo)向，按照科學(xué)化、專業(yè)化、精細化的要求，全方位、深層次的專業(yè)化管理，才能適應(yīng)形勢的發(fā)展。具體闡述如下：

一、專業(yè)管理方法

通過對公司發(fā)票的管理，將增值稅專用發(fā)票的管理分為內(nèi)部和外部，內(nèi)部即自有發(fā)票對外開具（銷項）的管理，外部即取得其他單位發(fā)票（進項）的管理。下面我就該內(nèi)外部管理的具體操作分別闡述。

1.內(nèi)部專用發(fā)票管理流程圖

（1）領(lǐng)票：公司的增值稅專用發(fā)票由服務(wù)中心統(tǒng)一向稅務(wù)部門領(lǐng)購，然后分配給各分公司。各分公司財務(wù)部根據(jù)所需數(shù)量，提前兩天提出領(lǐng)購發(fā)票申請，由發(fā)票專責(zé)人員或授權(quán)人員（需提供經(jīng)辦人身份證明）攜帶分稅卡到服務(wù)中心領(lǐng)取，審核無誤后，分發(fā)相關(guān)發(fā)票，專責(zé)人員領(lǐng)取發(fā)票時，必須對所領(lǐng)用的發(fā)票進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有缺聯(lián)少頁、重號少號、字跡模糊不清、錯裝混釘?shù)扔∷①|(zhì)量問題，應(yīng)及時進行調(diào)換。

（2）分票：發(fā)票專責(zé)人員將發(fā)票領(lǐng)回后，需要及時下發(fā)各營銷大廳開票點，營銷部門的專責(zé)人員也需要根據(jù)日常一段期間內(nèi)開票的數(shù)量進行發(fā)票申請，獲批取得發(fā)票后應(yīng)妥善保管，同時也需填報發(fā)票領(lǐng)購薄，具體格式如上：

（3）開票：增值稅專用發(fā)票有專門的適用范圍，對需開具增值稅專票的客戶，必須對其“一般納稅人資格”進行審核。增值稅專用發(fā)票不得向非增值稅一般納稅人開具。各營銷開票點嚴格按照總公司統(tǒng)一軋帳日期劃分收入開票時限，凡軋帳日期以后取得的銷售收入，一律開具次月日期。

在開票過程中，往往會遇到發(fā)票作廢及沖紅的問題，這也是公司注意控制的一個考核點，開具增值稅專用發(fā)票后，需開紅字發(fā)票時，財務(wù)人員應(yīng)收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣。未收到退回的發(fā)票聯(lián)不得作廢抵減銷售額。開具增值稅專用發(fā)票退回的，必須取得對方單位稅務(wù)部門出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》。

（4）保管：專用發(fā)票的保管分為時間及空間要求。時間上來說，公司要求應(yīng)當至少保管5年?？臻g上來說，分為空白發(fā)票、已使用發(fā)票及相關(guān)證明單的保管。未使用的空白發(fā)票 需要單獨保管;開具后的發(fā)票存根聯(lián)單獨保管，未成本裝訂的應(yīng)當按照順序號裝訂成冊，每

25張裝訂一冊，單獨保管;發(fā)票專用章與發(fā)票分別存放;已開具的發(fā)票存根聯(lián)不得擅自損毀，年度終了后按照公司檔案管理要求，登記造冊移交檔案管理部門保管。

（5）繳銷：專用發(fā)票繳銷是由于無法掌控的客觀原因造成的，比如我們發(fā)票系統(tǒng)升級，舊發(fā)票不能繼續(xù)使用，但是公司還有剩余發(fā)票，就要把這部分進行繳銷。當遇到此類情況時，財務(wù)部牽頭負責(zé)，約定發(fā)票回收日期，將營銷網(wǎng)點剩余的發(fā)票統(tǒng)一收回。在發(fā)票收回時，財務(wù)部發(fā)票專責(zé)人員需要將系統(tǒng)開票信息與營銷大廳的發(fā)票領(lǐng)購薄進行比對，保證發(fā)票沒有遺漏，然后上交供電服務(wù)中心，并填報發(fā)票使用情況表進行確認。

2.外部專用發(fā)票管理流程圖

（6）收票：公司各個部門在業(yè)務(wù)處理過程中都會取得外部發(fā)票，這些發(fā)票如何才算合格，財務(wù)部門需給各部門專門進行培訓(xùn)，并結(jié)合營改增后能夠開具專用發(fā)票的行業(yè)制作提示單，供各部門參照使用。發(fā)票內(nèi)容填寫必須準確完整，不能漏項，雙方的名稱、地址、電話、開戶行、賬號必須填寫完整，發(fā)票開具事項真實有效，符合國稅業(yè)務(wù)范圍。

（7）防偽：目前專用發(fā)票的管理較為嚴格，但仍然會有假票的出現(xiàn)，為防止這一狀況，公司財務(wù)部要求實行雙重防偽，首先是業(yè)務(wù)前端部門在取得發(fā)票時，須在稅務(wù)網(wǎng)站上進行發(fā)票查詢，確定發(fā)票是否有問題，如果信息查詢不到，交由財務(wù)部門進行處理，聯(lián)系主管稅務(wù)機關(guān)進行發(fā)票查詢，確保公司取得的每一張專用發(fā)票的真實性。

（8）認證：為防止專用發(fā)票超過180天認證期，公司要求專用發(fā)票取得后當月須100%認證。稅務(wù)專責(zé)人員在認證發(fā)票時，可以網(wǎng)上認證也可以去稅務(wù)局現(xiàn)場認證，認證完發(fā)票后，必須打印認證結(jié)果通知書，與本月認證的發(fā)票數(shù)量及稅額進行比對，確認無誤后方可結(jié)束。

（9）抵扣：公司要求對于取得的專用發(fā)票需要全部抵扣，但由于稅法有特殊規(guī)定，對于不得抵扣的事項財務(wù)專責(zé)人員需要實時監(jiān)控。不得抵扣的類別主要為：用于簡易計稅方法計稅項目、非增值稅應(yīng)稅項目、免征增值稅項目、集體福利或者個人消費的購進貨物、接受加工修理修配勞務(wù)或者應(yīng)稅服務(wù);非正常損失的購進貨物及相關(guān)的加工修理修配勞務(wù)或者交通運輸業(yè)服務(wù);非正常損失的在產(chǎn)品、產(chǎn)成品所耗用的購進貨物（不包括固定資產(chǎn)）、加工修理修配勞務(wù)或者交通運輸業(yè)服務(wù);接受的旅客運輸服務(wù)。若公司接收上述業(yè)務(wù)的專用發(fā)票，不得抵扣進項稅。

（10）存檔：外部收取的專用發(fā)票分為發(fā)票聯(lián)和認證聯(lián)，發(fā)票聯(lián)需要隨憑證作為附件，而認證聯(lián)在認證后需要按月裝訂存檔，年度終了后按照公司檔案管理要求，登記造冊移交檔案管理部門保管，留待發(fā)票檢查或者發(fā)票聯(lián)丟失作為入賬憑據(jù)，其保管時間也至少5年。

二、專業(yè)管理職責(zé)

為保證專用發(fā)票的精細化管理，公司在各部門分別設(shè)置了主管領(lǐng)導(dǎo)及專責(zé)人員，涉及專用發(fā)票的管理需要主管領(lǐng)導(dǎo)審批，另外對專責(zé)人員制定專門的崗位要求，財務(wù)部有稅務(wù)專責(zé)人員、發(fā)票專責(zé)人員、營銷部有各網(wǎng)點營銷專責(zé)人員，其崗位規(guī)范要求如下：

（1）發(fā)票專責(zé)：負責(zé)發(fā)票的領(lǐng)用及分發(fā);準確記錄每月發(fā)票開具信息;紅字發(fā)票、作廢發(fā)票、相關(guān)證明單據(jù)單獨保存管理;負責(zé)發(fā)票的回收及繳銷;及時對每月開票數(shù)據(jù)進行抄報稅處理;負責(zé)按季度對發(fā)票使用情況進行自查并提交自查改進報告。

（2）營銷專責(zé)：審核開票信息，即客戶名稱、稅務(wù)登記號、地址、電話、開戶行及賬號等，必須與有效證件保持一致;審核業(yè)務(wù)的真實性;對于預(yù)收性質(zhì)的電費，不得提前開具專用發(fā)票;不得向任何個人及非一般納稅人開具專用發(fā)票。如果因特殊情形需要作廢或沖紅，需要進行聯(lián)合審批，營銷專責(zé)人提交說明及申請書，財務(wù)部發(fā)票專責(zé)人員進行記錄并復(fù)核，報財務(wù)部稅務(wù)專責(zé)人批準后方可執(zhí)行。

（3）稅務(wù)專責(zé)：負責(zé)辨別發(fā)票的真?zhèn)?按時認證取得的專用發(fā)票;對于不得抵扣的進項稅及時做進項稅轉(zhuǎn)出處理;配合發(fā)票專責(zé)及營銷專責(zé)處理一些發(fā)票涉稅問題;積極配合稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票檢查，如實反映情況，提供有關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞，檢查結(jié)束后，及時將檢查結(jié)果反饋公司財務(wù)部。

三、專業(yè)管理控制

1.定期自查體制：公司制定季度自查流程，發(fā)票及營銷專責(zé)人員，對于專用發(fā)票的各類情況進行自查，包括是否單聯(lián)填開或上下聯(lián)金額、增值稅銷項稅額等內(nèi)容不一致;是否填寫項目不齊全;是否開具作廢發(fā)票;是否開具作廢發(fā)票份數(shù)超規(guī)定;是否未按規(guī)定報告發(fā)票使用情況;是否未按規(guī)定設(shè)置發(fā)票登記簿;是否取得不符合規(guī)定的發(fā)票;是否取得發(fā)票時，要求開票方或自行變更品名、金額或增值稅稅額;是否丟失或擅自銷毀發(fā)票存根聯(lián)以及發(fā)票登記簿;是否未按規(guī)定繳銷發(fā)票;是否未按規(guī)定建立發(fā)票保管制度;其他未按規(guī)定管理發(fā)票的行為。并出具自查報告，交各部門領(lǐng)導(dǎo)處理。

2.不定期抽查體制：由公司財務(wù)部及營銷部負責(zé)人牽頭，組織專門檢查人員，對專用發(fā)票的管理進行不定期抽查，包括并不限于檢查領(lǐng)購、開具、取得和保管發(fā)票的情況，例如應(yīng)開具而未開具發(fā)票;涂改發(fā)票;轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票;虛構(gòu)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，虛開發(fā)票;擴大專業(yè)發(fā)票開具范圍;開具票物不符發(fā)票;調(diào)出查驗發(fā)票;不得抵扣的進項稅未做轉(zhuǎn)出;向使用和保管單位當事各方詢問與發(fā)票有關(guān)的問題和情況;對收取發(fā)票源頭進行詢問、調(diào)查等。并出具專門的檢查結(jié)論，對各部門進行公示。

3.處罰體制：公司增值稅專用發(fā)票管理的直接責(zé)任人為公司發(fā)票專責(zé)及營銷專責(zé)，部門領(lǐng)導(dǎo)承擔連帶管理責(zé)任。一是通過內(nèi)部公司自查發(fā)現(xiàn)的問題，要求限期改正;二是通過抽查發(fā)現(xiàn)的仍為改正的問題，按照《公司經(jīng)濟安全反事故規(guī)定》有關(guān)內(nèi)容執(zhí)行，有兩種或者兩種以上行為的，可以分別處罰;三是對于稅務(wù)機關(guān)已就發(fā)票違法行為進行處罰的，除按照稅務(wù)機關(guān)處罰決定進行處罰外，按照《經(jīng)濟安全反事故規(guī)定》有關(guān)內(nèi)容一并處罰。

綜上，只要公司切實將專用發(fā)票管理建立完整的流程，將復(fù)雜的過程細分進行精細化管理，再設(shè)置必要的專職人員的崗位要求，輔之完善的控制制度，那么一定可以將專用發(fā)票的管理做到無可挑剔，保證公司的財稅安全。