檔案管理中存在問題及相應(yīng)對策

劉振輝

[摘 要]檔案對于人才培養(yǎng)、流動及成長的重要性是不容置疑，要做好有效的開展檔案管理工作，需要檔案管理人員的重視和不斷的自我提高管理水平。本文通過檔案的發(fā)展、檔案的特點(diǎn)、檔案管理的意義和提高檔案管理的實(shí)效性，探討了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化和高質(zhì)量專業(yè)化的檔案管理人員，對檔案管理實(shí)施有效的策略。

[關(guān)鍵詞]人才檔案；檔案管理；策略；意義

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理的內(nèi)容，它是提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。作為檔案及管理系統(tǒng)，是人才管理中心作為當(dāng)?shù)卣匾芾聿块T，它屬于檔案的收集和管理，顯然它的重要地位非常重要。同時(shí)，檔案的記載對于人才的培養(yǎng)、流動及成長的過程也是具有非常重要的工作，因此需要大難管理人員有效的開展管理工作，需要檔案管理人員不斷的提高自己的管理水平。這樣才能更好地共同進(jìn)步，更好的交流經(jīng)驗(yàn)，本文通過對檔案的發(fā)展、特點(diǎn)和人才檔案管理的意義進(jìn)行探討。

一、檔案的發(fā)展

檔案是指可以保障一個(gè)國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展的工作，它是各種社會條件和檔案事業(yè)，對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。檔案的發(fā)展，從歷史上就有著不同的觀點(diǎn)。人類的祖先利用“結(jié)繩”與“刻契”的方法來加強(qiáng)自己的記憶。在人類沒有文字的時(shí)候，就利用“結(jié)繩”來加強(qiáng)記憶，也就是指通過繩子上打結(jié)的大小、多少的不同，來記憶不同的含意，這樣就可以代表不同的事件。古時(shí)候由于沒有文字，就以結(jié)繩為約，如果事大，就會大結(jié)其繩，如果事小，就會小結(jié)其繩。這種利用結(jié)繩來表示不同的含意，就是古時(shí)候?qū)τ谛枰洃浀臋n案。通過對古時(shí)候“結(jié)繩”的分析，我們就可以清楚的看出，當(dāng)時(shí)的人類就已經(jīng)具備了記事、備忘、信守、憑證等檔案雛形的基本意義，因此翻閱歷史，就可以認(rèn)定結(jié)繩就是古時(shí)候檔案的雛形，這種結(jié)繩的形式就是原始的檔案形式。但是，隨著人類的發(fā)展，檔案的一般意義已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，它的含義是指人類社會在進(jìn)入階級社會之后，由于文字產(chǎn)生與應(yīng)用，已經(jīng)逐漸形成了相關(guān)的文件材料。因?yàn)樯鐣a(chǎn)力的不斷發(fā)展，人類已經(jīng)開始出現(xiàn)了自己私有的財(cái)產(chǎn)，這樣也就出現(xiàn)了階級分化。與此同時(shí)，由于文字的發(fā)明，這時(shí)就需要文字為社會生產(chǎn)與國家管理的需要，需要使文字作為溝通與保持的信息的工具，因此文字的利用得到了空前的發(fā)展。這時(shí)候，這些文字資料就開始成為當(dāng)代所需要的檔案了。由此可以看出，當(dāng)代檔案產(chǎn)生與文字的產(chǎn)生具有非常密切的聯(lián)系，因此可以說檔案是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。同時(shí)，檔案的產(chǎn)生也是人類社會發(fā)展的需要，因此，檔案管理與人類社會發(fā)展具有緊密的相關(guān)性。

二、檔案的特點(diǎn)

檔案的特點(diǎn)，顯現(xiàn)在不同時(shí)期，檔案都有著自己的獨(dú)特特點(diǎn)，但對于檔案的特點(diǎn)而言，大致可以概括為四個(gè)方面：第一個(gè)特點(diǎn)是檔案資料的來源，具有一定的廣泛性。在檔案與其它文獻(xiàn)之間的比較，檔案的特點(diǎn)更加廣泛性，它具有極具分散的意義。第二個(gè)特點(diǎn)是檔案在形成上具條件性。我們知道檔案是一些文件材料的綜合體，它是通過有條件的轉(zhuǎn)化而形成的，當(dāng)然，有些檔案并不都是有原始記錄的檔案。同時(shí)，檔案又必須是已經(jīng)辦理完畢的工作過程，它對今后的工作具有一定查考價(jià)值的材料。第三個(gè)特點(diǎn)，做為檔案載體，就應(yīng)具有一定的多樣性。檔案在其物質(zhì)載體的形式具是各種形式，需要不斷演變。因此，不管是任何材料制成的檔案，它只要符合一定的條件，都可以成為有參考價(jià)值的檔案。第四個(gè)特點(diǎn)，最為檔案必須在記錄上具有較高的原始性。檔案的原始性，就是檔案特點(diǎn)中最明顯的特點(diǎn)，它也體現(xiàn)出了作為檔案的特征。檔案所具有的原始記錄性特點(diǎn)也是檔案最為顯著的區(qū)別所在?？傊?，在檔案管理工作中，認(rèn)清檔案的特點(diǎn)，這是促進(jìn)檔案從業(yè)人員工作效率的前提。

三、檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個(gè)人經(jīng)歷、德才等方面的情況，并按照相關(guān)規(guī)則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程，檔案管理可以有效性的針對每一種活動，可以對這些活動進(jìn)行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規(guī)范整理與檔案建立，這些是對歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是對工作有效地指導(dǎo)。因此檔案管理是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作，也是個(gè)人經(jīng)歷與社會實(shí)踐上的真實(shí)記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實(shí)績的真實(shí)性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時(shí)，作為檔案管理與服務(wù)中心，對于檔案管理工作的有效與否，可以影響當(dāng)?shù)氐恼?、?jīng)濟(jì)生活的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)的發(fā)展。

四、提高檔案管理的實(shí)效性

1.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理要突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲模式，這樣就可以在管理上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)，必須是建立在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的有效開發(fā)與運(yùn)用。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，可以有效解決在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，這樣就可以確保電子檔案的安全。因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，就需要重視電子人才檔案的真實(shí)性。這樣就可以通過檔案管理的真實(shí)性問題的實(shí)現(xiàn)，就能更好的、更便捷的促進(jìn)人才的發(fā)展。

2.專業(yè)化的檔案管理人員

現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備更需要人來操作，也就是說人才檔案工作信息化，必須是需要通過人的操作來實(shí)現(xiàn)。為此，人在檔案管理的地位，應(yīng)該始終是無法替代的。事實(shí)證明，任何管理工作如果需要順利地完成，都需要強(qiáng)有力的合作團(tuán)隊(duì)，對于檔案管理工作也同樣如此。檔案管理工作過程，涉及人員數(shù)量非常多，檔案涉及事項(xiàng)范圍非常廣。因此，需要一批具有較高專業(yè)化的檔案管理人員。只有這樣，檔案管理工作才能管好用好，為人類社會服務(wù)。

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