監(jiān)所檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

王玲 周四明

本文所指的監(jiān)所檔案，是指監(jiān)獄和戒毒所收藏的罪犯（戒毒人員）改造、獄政管理、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、監(jiān)所發(fā)展等檔案，這些檔案真實(shí)記錄了監(jiān)所建立以來的歷史發(fā)展和延革，是監(jiān)所重要的第一手信息資料。本文將結(jié)合我監(jiān)實(shí)際，就監(jiān)所檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐談?wù)勛约旱捏w會(huì)和看法。

一、我監(jiān)所檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐

1、主要做法

當(dāng)前我省監(jiān)所檔案室的檔案保管、利用，多數(shù)仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，檔案信息資源不能很好地利用，更無法實(shí)現(xiàn)信息共享。為了加快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，我監(jiān)所近年來致力于檔案資源數(shù)字化建設(shè)。2012年，我監(jiān)所引進(jìn)精益A320數(shù)字化掃描儀，開始了檔案數(shù)字化的實(shí)踐工作。去年，為了加快室藏檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)上級(jí)的統(tǒng)一布署和推進(jìn)檔案室數(shù)字化建設(shè)的總要求，我監(jiān)所采用外包的方式，全面鋪開數(shù)字化建設(shè)方案，對(duì)2012年以前形成的監(jiān)所文書檔案（永久和長(zhǎng)期或30年）以及會(huì)計(jì)報(bào)表類進(jìn)行全文數(shù)字化加工。為確保這項(xiàng)工作有序、安全地進(jìn)行，我單位與外包方簽訂了明確工作要求、明確監(jiān)督檢查要求和明確保密工作要求的合同，并約定承包的數(shù)量、質(zhì)量、酬金、以及時(shí)間和驗(yàn)收方法及標(biāo)準(zhǔn)等。

目前，在檔案信息庫(kù)與檔案掃描方面已經(jīng)完成的工作有：

檔案原件掃描文圖共計(jì)70多萬張；文件條目計(jì)算機(jī)錄入近十多萬條。

2、下一步打算

一是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面查漏補(bǔ)缺，提高正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，在前面掃描錄入文件信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

二是建立了檔案室網(wǎng)站。依托單位OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，實(shí)現(xiàn)資源共享。在局域網(wǎng)上提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽等，充分展示發(fā)展成果，實(shí)現(xiàn)資源有效利用。

三是加強(qiáng)文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏?cái)?shù)字檔案向外開放的主要窗口，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求進(jìn)室單位必須同時(shí)遞交紙質(zhì)文件和電子版文件，由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔后依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，并通過這一途徑有效開展政務(wù)公開工作。

二、存在的問題

（一）規(guī)范和安全保障滯后

檔案數(shù)字化工作是基于檔案信息化建設(shè)大背景下的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在國(guó)家層面上，有《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等國(guó)家檔案行業(yè)法規(guī)，因此在微觀層面上要求單位亦必須制定出相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、鑒定原則和操作規(guī)程等，形成一套檔案數(shù)字化工作的制度體系；隨著檔案數(shù)字化工作的全面鋪開，加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的安全管理擺到了突出的地位，要加強(qiáng)全程監(jiān)控，做好檔案內(nèi)容的保密工作，重點(diǎn)是做好數(shù)據(jù)管理，防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜等不安全因素。

（二）硬件不硬

計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件配置低、性能不穩(wěn)定，影響掃描的速度和質(zhì)量；檔案數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，硬件的購(gòu)置不可能一步到位，也不需要一步到位，但應(yīng)保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的物質(zhì)支撐能力和作用。

（三）軟件不軟

一是應(yīng)用軟件的開發(fā)有待提高，軟件功能越強(qiáng)、操作越簡(jiǎn)便，效率就會(huì)明顯提高。二是人才的開發(fā)有待深化。目前我們采用檔案業(yè)務(wù)人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員結(jié)合的方式進(jìn)行的，但檔案數(shù)字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引進(jìn)大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍，提升管理水平。

三、應(yīng)對(duì)的策略

一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是開展這項(xiàng)工作的有效保證。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，不是一朝一夕能夠完成的。檔案數(shù)字化工作又是一涉及多部門的綜合性工作，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作有序展開。檔案數(shù)字化工作更是一項(xiàng)科學(xué)管理工作，必須制訂有效的工作流程，充分發(fā)揮激勵(lì)機(jī)制，才能調(diào)動(dòng)好工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使這項(xiàng)工作扎扎實(shí)實(shí)地開展下去。

二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入。在信息采集環(huán)節(jié)，購(gòu)置照像機(jī)、錄像機(jī)和掃描儀等必要的設(shè)備；在信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，購(gòu)置必要的存儲(chǔ)設(shè)備；在信息利用環(huán)節(jié)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。

三是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一是鼓勵(lì)在職人員通過在職培訓(xùn)、進(jìn)修和自學(xué)考試等方式不斷提高業(yè)務(wù)水平，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和技能；二是從大專院校中招收檔案專業(yè)學(xué)生，充實(shí)檔案監(jiān)所檔案管理隊(duì)伍。

四是下大力氣做好規(guī)范和安全保障工作。要依據(jù)《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等國(guó)家檔案行業(yè)法規(guī)，制定本單位的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《室藏檔案數(shù)字化鑒定原則》、《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》等規(guī)章制度，只有做到制度先行，才能保證檔案數(shù)字化工作有章可循，從而步入健康發(fā)展的良性軌道。要加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的安全管理，重點(diǎn)是做好數(shù)據(jù)管理，防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。

五是做好檔案數(shù)字化的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。當(dāng)前在人才缺乏，經(jīng)驗(yàn)不足、資料量大的情況下采用“外包與自建相結(jié)合”的數(shù)字化建設(shè)方案方案不失為一種好的辦法，但必須加強(qiáng)管理，尤其是加強(qiáng)質(zhì)量檢查。重點(diǎn)是做好數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查工作，做到掃描后的文件圖像保持檔案的原貌，字跡清楚，無錯(cuò)掃、漏掃。對(duì)數(shù)字化前的檔案要做好整理檢查，使之原件完整、排序正確，對(duì)監(jiān)所山林土地等利用頻繁，破損嚴(yán)重的檔案，要預(yù)先修整，確保數(shù)據(jù)和圖像質(zhì)量符合要求。