論科技檔案的收集

唐憶平

（中國石油化工股份有限公司上海高橋分公司，中國 石油200129）

眾所周知，檔案是人類知識和智慧的結(jié)晶，是社會活動和生產(chǎn)實踐的真實記錄，是科學技術(shù)的重要載體，是科學技術(shù)成果的一種表現(xiàn)形式。是一種重要的信息資源，是企業(yè)發(fā)展的一個重要條件，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建、管理等各項活動中，按客觀規(guī)律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真實的記錄。

檔案的系統(tǒng)性、完整性、準確性是企業(yè)強化管理、挖潛增效、維護權(quán)益的重要信息來源。檔案的收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有做好檔案的收集工作，才能保證檔案的數(shù)量和質(zhì)量，才能有高質(zhì)量的檔案庫藏。因此，檔案的收集在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建、經(jīng)營活動中的重要性和經(jīng)濟價值是無可替代的。要做好檔案的收集工作，須從以下幾方面著手。

1 提高認識，增強檔案意識

采用多種形式，加強《檔案法》的學習、宣傳力度，轉(zhuǎn)變各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員的思想觀念，嚴格以法辦事，增強檔案意識。檔案是珍貴的科學資源，是國家寶貴的歷史文化財富，是企業(yè)進行生產(chǎn)、維修、改建和科技工作的重要依據(jù)和必要條件?？萍蓟顒泳哂欣^續(xù)性的特點，任何一項科技活動都需要吸取和借鑒已有的科技成果，檔案就是繼承和借鑒別人或他人科技成果所不可缺少的文獻材料，是進行技術(shù)改造、設(shè)計工作和其它科技工作的重要條件。

在科技、生產(chǎn)活動中，管理好、利用好檔案可以降低或節(jié)約勞動消耗，提高經(jīng)濟效益。如化工四部DCP生產(chǎn)裝置改擴建項目，從6000噸/年到8000噸/年，再從8000噸/年擴建到12000噸/年，查閱了原來裝置檔案的有關(guān)資料，依據(jù)原有裝置的工藝和設(shè)備，進行技術(shù)改造，改造完成后年產(chǎn)量達到12000噸，創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟效益。加強檔案重要性的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員認識到檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，積極配合檔案的收集歸檔工作。

2 完善檔案管理制度，充分發(fā)揮職能作用

市場經(jīng)濟是一種法制經(jīng)濟，現(xiàn)代企業(yè)制度是一種依法規(guī)范的制度。企業(yè)管理部門要以法律手段和經(jīng)濟手段為主，對檔案工作實施宏觀調(diào)控，同時，還要實行目標管理和推行業(yè)務(wù)建設(shè)的標準與規(guī)范，提高執(zhí)法監(jiān)督的水平和力度。嚴格按照《檔案法》以及各項配套的法規(guī)、規(guī)章來規(guī)范處理檔案事務(wù)的行為，加強企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，把“依法治檔”納入“依法治廠”的軌道上來，把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和生產(chǎn)經(jīng)營目標管理活動中來，加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，使企業(yè)檔案工作逐步走向現(xiàn)代化、科學化、制度化、標準化、規(guī)范化的軌道，不斷提高檔案管理水平，建立一套完整的行之有效的規(guī)章制度。我們根據(jù)《檔案法》和中國石油化工公司對檔案的要求，制訂了上海高橋石油化工公司的檔案管理制度，從而促進了本企業(yè)檔案收集工作的開展。

3 加強檔案部門的自身建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)經(jīng)營管理正逐步向國際接軌，生產(chǎn)經(jīng)營管理要求提高，同樣，企業(yè)檔案管理水平也要相應(yīng)提高，人員素質(zhì)是關(guān)鍵，因此，必須建立一支忠于職守、素質(zhì)較高的企業(yè)檔案管理干部隊伍。要深化企業(yè)檔案管理干部的自身建設(shè)，努力提高檔案工作者的政治素質(zhì)和專業(yè)、文化、科學技術(shù)素質(zhì)。首先必須提高檔案人員的思想素質(zhì)，檔案工作者必須堅持黨的基本路線，對國家負責，忠實于企業(yè)，服從企業(yè)最高利益，熱愛本職工作，有無私奉獻精神。具備認真細致、保守秘密、吃苦耐勞、開拓創(chuàng)新、服務(wù)周到的職業(yè)道德。檔案人員要發(fā)揮主觀能動性，改變坐、等的工作方式，積極主動的到生產(chǎn)施工等部門進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助做好檔案資料的收集歸檔工作。還必須提高檔案人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷的進行檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，使檔案管理人員能系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理知識，更好的做好檔案管理工作。重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，檔案管理人員必須參加上海市檔案局舉辦的檔案干部上崗培訓(xùn)班，并取得上海市檔案管理崗位資格證書。不斷提高檔案管理人員的管理水平。通過培訓(xùn)提高自身素質(zhì)，更好地為企業(yè)的檔案事業(yè)作出貢獻。

4 注重收集工作，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)

檔案庫藏是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息的源泉，而豐富的檔案庫藏則依靠收集工作。檔案的收集工作是檔案部門的基礎(chǔ)工作，是我們開展檔案工作過程的起點，沒有檔案的收集工作，檔案的來源就沒有保障，也就沒有健全的檔案工作。這將使我們的檔案工作成為無源之水、無本之木，將直接危及我們檔案部門的地位及檔案工作最終目的的實現(xiàn)。

檔案只有做到真實、全面、系統(tǒng)，才有較高的使用價值，我們在工作中十分重視抓項目工程檔案過程管理，使工程竣工檔案資料與生產(chǎn)裝置實際情況一致，做到資料真實可靠、全面系統(tǒng)。工程檔案是科技檔案的重要組成部分，是工程項目建設(shè)全過程的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。它不僅在工程項目的建設(shè)、設(shè)備安裝調(diào)試以及試生產(chǎn)中起著重要的作用，而且在工程項目建設(shè)后的使用、生產(chǎn)、維修、改擴建和設(shè)備的維護、使用、檢修、改造等方面都起著不可替代的作用。收集好這些工程檔案，對企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)具有極其重要的意義。

檔案質(zhì)量的高低和檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作密不可分，只有加強檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，采取各種措施和手段，才能確保歸檔檔案的數(shù)量和質(zhì)量。工程竣工文件的收集應(yīng)與工程項目的立項、設(shè)計、施工等同步進行。檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，改變守株待兔的思想，做到腿勤、口勤、手勤，具備適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下做好檔案工作的能力，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，掌握文件資料的形成內(nèi)容和積累規(guī)律，有階段性的進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要求在每項工程建設(shè)項目簽訂工程合同時，將工程檔案的歸檔要求列入工程合同條款，明確竣工交工資料的歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)和歸檔時間。對施工單位竣工文件的編制提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助施工單位編制竣工文件歸檔范圍表，確定各施工單位應(yīng)歸檔的文件資料范圍，以此為依據(jù)收集竣工文件資料，進行整理立卷。

在化工四部12000噸/年DCP生產(chǎn)裝置改擴建（一期）項目中，我們檔案部門做了大量的工作。在簽訂工程建設(shè)項目合同時，施工管理部門就將竣工交工資料的歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)和歸檔時間列入工程合同條款中，基本確保了工程檔案的歸檔數(shù)量。檔案部門根據(jù)工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍，結(jié)合各施工單位負責的工程項目專業(yè)，編制竣工文件歸檔范圍表，通過設(shè)備科轉(zhuǎn)發(fā)給各施工單位，并對施工單位竣工文件的編制提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提供工程建設(shè)交工文件的表式。以此為依據(jù)收集、審查竣工交工文件資料，發(fā)現(xiàn)問題，及時要求修正。確保工程竣工檔案的質(zhì)量，使歸檔竣工檔案資料系統(tǒng)、完整、準確。

總之，在改革開放的新形勢下，檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，改變工作作風，不斷提高自身素質(zhì)，完善檔案管理制度，注重檔案收集工作，加強檔案收集過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以高昂的斗志，踏實的工作，為做好企業(yè)檔案工作而努力奮斗。

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