高校人事檔案管理的歷史沿革及發(fā)展研究

胡穎

摘 要：高校人事檔案為人事管理工作的決策提供了客觀可靠的依據(jù)，為合理分配人力資源提供必要的信息參考。隨著時代的變遷，高校人事制度順應時代的發(fā)展進行改革并逐步深化，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中愈發(fā)顯現(xiàn)出其重要地位。為進一步做好高校人事檔案管理工作，要理清高校人事檔案在歷史變遷中的發(fā)展和變化，總結發(fā)展路徑，分析發(fā)展方向。

關鍵詞：高校人事檔案;歷史沿革;發(fā)展

人事檔案是國家機構、社會組織、企業(yè)單位在人事管理活動中形成的，敘述和反映個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和工作實績，以個人為單位集中保存起來以備查詢、使用的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。它是由人事及相關部門在培養(yǎng)、選拔和使用工作人員的活動中形成的， 有著不可替代的重要作用。

人事檔案的起源與沿革

我國的人事檔案工作可謂歷史悠久。歷代王朝都有人事工作，對文武職官的任免、品級、爵祿、薪俸、考察、升貶、獎懲等，各朝各代都有自己的規(guī)定，并有著詳略不等的記載及評議總結。從已知的史料看，早在西周時期，就出現(xiàn)了“諾謀檔案”，即王室、官員的世系家諾。這些世系家諾雖然不完全具有人事檔案的本質屬性，但它記錄和反映了人的歷史和現(xiàn)實簡況，可以說是人事檔案的前身。

我國最早的專門的人事檔案產生于西漢。在大規(guī)模農民起義之后建立的西漢王朝，根據(jù)政治經(jīng)濟的發(fā)展情形，建立和推行了一整套新的用人制度，以記載個人經(jīng)歷與德才能績?yōu)橹?，服務于人事管理活動。隋唐時期確立科舉考試制度，隨之出現(xiàn)“甲歷”?！凹讱v”是專門記載每年參加考試的官員的職名、履歷、考績等情況的文件。隨著數(shù)量增加，“甲庫”產生，有專門的庫房和專人管理。到了明清，出現(xiàn)不少制發(fā)和填寫官員的履歷、征集考察情況的表格，近似于現(xiàn)代的一些干部表格。在民國時期，人事檔案的產生渠道增加、內容豐富、用途更廣。在新民主主義時期，中國共產黨的干部人事檔案形成。

新中國成立后，1956年召開了第一次全國干部檔案工作座談會，制定了我國第一部全國性的干部檔案法規(guī)—《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，此后確立了人事檔案工作的管理體制和組織體系。1980年，中央組織部召開了第二次全國干部檔案工作座談會，將《干部檔案工作條例》進行討論和修改，維護了檔案的真實性和制度的完整性。1990年，中央組織部召開了第三次全國干部檔案工作座談會，人事檔案工作逐漸形成了一個特有的、較完整的體系。

我國人事檔案源于古代的文書檔案，現(xiàn)代的人事檔案是在古代人事檔案的基礎上發(fā)展而來的，并逐步向規(guī)范化發(fā)展，種類日益增多、內容逐漸充實。高校人事檔案是人事檔案中的一類，是基于時代背景和政策要求下符合高校發(fā)展而形成的高校人事管理的一部分。

高校人事檔案的概念及作用

高校人事檔案是在高校人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、照片等形式的檔案。它的作用具體來說有以下幾點。

1.高校人事檔案是開發(fā)和利用人才資源的重要工具

高校人事檔案能為單位選拔、聘用和晉升等工作提供真實依據(jù)和憑證，是人才工作的重要工具。人事工作主要是全面考察教職工個人經(jīng)歷和不同時期的德勤表現(xiàn)，做到歷史、全面地了解每一個人，做到知人善用、選賢舉能。要想全面地掌握一個人的情況，主要是通過查閱人事檔案來了解的。人事檔案管理工作， 在人才引進與培養(yǎng)、人才政策制定等方面具有舉足輕重的作用，是高校實施人才強校戰(zhàn)略的必要條件。

2.高校人事檔案是確定和澄清有關個人問題的最好證據(jù)

人事檔案是一個人社會經(jīng)歷、實踐活動的真實記錄，由確鑿的原始材料構成。它形成于不同的時期，記載著個人的出生年月、學習時間、畢業(yè)學校及專業(yè)、參加工作時間和地點、學習及工作簡歷、入團入黨情況、職務升降、職稱評聘、工資變動等， 而這些都與一個人的工作調配、使用、待遇等直接相關。年齡是退休離職的重要條件，學歷、工齡、職務、職稱又是調整工資的依據(jù)。由此可見，人事檔案起著憑證作用，可以成為落實有關政策的重要依據(jù)。

3.高校人事檔案是研究歷史、撰寫傳記的寶貴資料

從某種意義上說，社會發(fā)展史是一部人的歷史，由人們的各種各樣的活動構成。要撰寫一個國家、一個地區(qū)、一個系統(tǒng)乃至一個單位的歷史， 當然離不開記載人的歷史活動。人事檔案中的許多材料情節(jié)具體、事由真實、時間準確、內容翔實， 在印證歷史時有較大的權威性。高校是人才聚集重地，對人員的恰當管理能促進學校的成長，也能對社會的發(fā)展起到推動作用。

高校人事檔案管理的歷史沿革

高校人事檔案真實地記載了高校工作人員各方面的信息，是能量巨大的人才信息庫，是高校人事管理工作中必不可少的一項基礎性工作，直接關系到高校組織決策和員工本人的切身利益。隨著時代發(fā)展、政策變化和科技進步，為尋求高校人事檔案管理更好發(fā)展，應以史為鏡，分析高校人事檔案管理在變化中走過的路。

1.歷史進程之改革開放前

最早的商朝甲骨檔案的貯存，是集中保管，并有專門的人員對其進行初步的整理，保管地點一般是庫房，稱為“龜府”，一般理解為“甲骨窖穴”。到了漢代，統(tǒng)治者對收集起來的檔案十分注意保管，在宮殿內外設立了專門保管圖書檔案的庫房。宋代檔案工作逐步形成了一項專門的工作，這個時期檔案工作發(fā)展的一個主要特點是全國各級政權機關的檔案庫房—架閣庫的普遍設立，這是當時高度專制集權、統(tǒng)治空前強化的結果。隨著中華人民共和國的建立，中國檔案事業(yè)進入了新的時期。1954年11月8日，第一屆全國人民代表大會常務委員會第二次會議決定，國務院設立國家檔案局。之后，對檔案學的研究日趨增多，以這些研究為基礎，對檔案管理的研究也逐年增多。

2.歷史進程之改革開放后

1978年，中國實行改革開放政策，由計劃經(jīng)濟逐漸向市場經(jīng)濟轉變。在市場經(jīng)濟體制下，工作重點向經(jīng)濟建設轉移，大量的人才頻繁流動，人事檔案的收集、整理和保管，為市場經(jīng)濟體制下開發(fā)人才提供信息和數(shù)據(jù)， 成為經(jīng)濟建設必不可少的幫手。

侯麗麗所著的《高校人事檔案管理改革探討》中談到：“改革開放以前，高校人事檔案內容主要是個人政治檔案，以反映個人出身、政治立場、政治觀點等情況為主，是‘政治掛帥時期的歷史產物，與其他檔案聯(lián)系甚少。改革開放以來，高校人事檔案內容豐富、充實。主要反映兩方面內容：第一是人事管理工作內容;第二是個人檔案的全貌。”改革開放是意義深遠的轉折點，解放思想、實事求是、創(chuàng)新辯證的觀點深入人心，不僅改變了高校人事檔案管理的內容，也促進了高校人事制度的改革，使高校人事檔案制度迅速發(fā)展。

3. 歷史進程之人事制度改革

1995年12月，國家人事部提出人事代理，1999年高校開始試行人事代理制度。1998年，南京市出臺《南京市人才租賃暫行辦法》，率先在全國實行人才租賃即人才派遣業(yè)務。1998年8月，第九屆全國人大常委會通過《中華人民共和國高等教育法》，第十七條規(guī)定“學校和其他教育機構應當逐步實行教師聘用制”，將教師聘用制的實施納入了高校人事改革軌道。2002 年7 月，國家人事部出臺了《關于在事業(yè)單位試行人員聘用制度的意見》后，各高校相繼啟動了教師聘用制。

第一， 人事代理的產生及其影響。人事代理是一種人事管理社會化的服務方式，人事代理機構受用人單位委托對用人單位的內部人員進行管理。其顯著特征為“人”與“事”分離，即“人”留在用人單位，“事”脫離用人單位，由代理機構代為管理人事。用人單位把人事管理活動委托代理機構代為管理，減輕用人單位負擔。從1995年開始，我國高校人事代理制度從計劃性的人事管理制度到人事代理制度，是高校人事制度的一次跨越。將某些人事管理工作委托給代理機構來進行管理，減少高校從事人事管理工作的人員，降低人事工作成本。

第二， 人才派遣的產生及其影響。人才派遣也稱為人才租賃，是指人才派遣機構根據(jù)用人單位的需要，把能滿足不同期限和完成不同任務標準的人才派遣到用人單位，并負責管理這些人才，完成由派遣而產生的所有事務性工作。其特征為“人”與“才”相分離。人才派遣機構對“人”有所屬權，但“才”為用人單位所用，形成用人不養(yǎng)人的情況。人才派遣在2000年以前已在企業(yè)和民營單位中實施，高校中出現(xiàn)人才派遣的用人制度是在2000年以后。雖然當時只對高校中一部分特定人員實行，但也說明高校在人事改革市場化的進程中結合了高校教職工的特點不斷前進，努力緊跟時代步伐。

第三， 聘用制的產生及其影響。聘用制是指高校與職工按照國家有關法律、政策的要求，在平等自愿、協(xié)商一致的基礎上，通過簽訂聘用合同，明確高校和受聘人員有關工作權利和義務的一種用人制度。高校為適應自身發(fā)展，必須破除封閉的傳統(tǒng)人才觀念，建立平等公正、擇優(yōu)競爭的人才競爭新格局，建立符合高校性質和工作特點的管理制度。人事制度改革的推進，給高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，使人事檔案管理工作更加科學規(guī)范，為培養(yǎng)、使用教職工發(fā)揮了十分重要的作用。

第四，人事代理、人才派遣與聘用制相結合對人事管理的影響。高校的人事管理工作一般包括人事、師資、勞資和保險等，工作繁雜使得人事管理部門只能把主要精力放在人才隊伍規(guī)劃與建設、崗位設置與調整等重大事情上。但人事代理和人才派遣制度的實施，使高校從繁雜的人事管理事務中得到適當解脫，做到“有所為，有所不為”。人事代理、人才派遣與一般聘用制的不同特點，使高校教職工的分層、分類管理得以實施。對有高學歷、高職稱的教職工及專業(yè)技術人員、老職工， 實行一般的聘用制，由學校管理;對新進教輔、管理人員普遍實行人事代理制， 各高校對這兩類人員掌控程度不一，委托代理的人事管理服務內容也不盡相同，總體來看，代理機構介入的程度并不深;對工勤、編制外人員實行人才派遣制，交由派遣公司管理，使高校能集中精力抓主流隊伍。這三項制度的實施直接反映高校人事制度的發(fā)展，同時也反映了高校人事檔案管理的發(fā)展。高校人事制度的現(xiàn)代化進程指明了高校人事檔案管理的前進方向，檔案管理的內容、范圍、特點、作用、地位也都隨著發(fā)展不斷更新改變。

4. 歷史進程之網(wǎng)絡信息時代

高校人事檔案資源是一種重要的信息資源，是高校領導作重大決策的重要信息依據(jù)。面對紛繁復雜的信息和瞬息萬變的環(huán)境，只有實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡信息化，通過分析、比較、綜合、整理等一系列程序，篩選出有價值的信息，才能及時準確地作出科學的決策。

隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展與科技的快速進步，信息化程度不斷提高，電子檔案在高校檔案管理中的應用越來越廣泛。電子檔案的主要特點：第一，電子檔案是數(shù)字化形式，信息與載體可以分離;第二，電子檔案對計算機有依賴性;第三，電子檔案信息存儲具有快捷、高密度與共享性;第四，電子檔案保管條件要求相對較低。電子檔案比較紙質檔案的優(yōu)勢有：電子檔案利用計算機高效的處理能力，可以提高工作效率;可以通過電子文檔方式存儲，易于保存，實現(xiàn)信息的交流與共享;電子檔案文件的傳輸速度與安全性高。

由上述歷史進程可知，隨著時代的發(fā)展，高校人事檔案管理在不斷前進，檔案管理已由實體向虛擬轉變。隨著高校建設的迅速發(fā)展和科學技術的不斷進步，高校人事檔案管理適應時代要求，將計算機等先進的科學技術運用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理效率和延長檔案壽命，實現(xiàn)人事檔案信息價值。

高校人事檔案管理存在的問題及今后的發(fā)展方向

隨著高校人事檔案管理的發(fā)展，其在自身工作領域上有著不同程度的發(fā)展和提高，但就目前狀況來看，仍落后于高校人事管理工作發(fā)展的需要，仍存在一些不盡如人意的情形。

1.管理觀念陳舊，應積極促進管理制度改革，增加教育宣傳工作

人事檔案管理是一項不引人注目但意義重大的工作。雖然檔案工作者對這項工作重要性的認識比過去有所提高，但還是停留在一般工作的狀態(tài)。在高校中，有的教職工忙于科研，對自身檔案不夠重視造成材料殘缺;有的檔案管理工作者沒有做到及時核查檔案信息的真實性和規(guī)范性;有的部門提供檔案材料不規(guī)范或難以及時上交;有的領導認為檔案只要簡單保管，能應付調動和查檔即可，并不把檔案工作列入建設項目。觀念的落后、重視程度不夠會直接影響到人事檔案工作前進的步伐。

對于管理觀念陳舊、意識缺乏的問題，人事檔案管理部門需要加強宣傳力度，使更多人能深入了解到檔案管理工作的嚴肅性和重要性，增強對人事檔案工作的重視和支持。各級領導也要高度重視，加強領導和監(jiān)督，制定相關制度，經(jīng)常了解檔案工作存在的問題，及時創(chuàng)建新時期人事檔案管理機制。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，并遵循具體情況具體分析原則，不斷規(guī)范、完善人事檔案管理。

2.檔案信息資源的開發(fā)和利用滯后，應加強信息化系統(tǒng)建設

人事檔案信息是一種很有利用價值的信息資源，信息社會要求人事檔案中非保密的信息能夠通過各種途徑被人們開發(fā)和利用。但由于缺乏開發(fā)和利用意識，以至于歸檔的材料即成秘密，利用率極低。多數(shù)高校人事檔案的收集、整理、儲存、檢索等業(yè)務環(huán)節(jié)仍停留在半手工操作階段，工作效率低下，難以適應市場經(jīng)濟條件下高校建設快速發(fā)展對人才信息的迫切需求。因此，構建高校人事檔案信息系統(tǒng)，利用計算機信息技術來輔助人事檔案管理，最大限度發(fā)揮人事檔案管理的作用是新時代的必然要求。

在信息化建設過程中，高校管理者要積極聽取人事檔案工作人員的意見，選用適合高校的管理軟件;要把以前的紙質檔案電子化，既節(jié)約空間又有利于檔案資料的保存，但具有保存價值的紙質材料仍需要留存;要建立信息查詢系統(tǒng)，設置訪問權限，在一定范圍內實現(xiàn)人事檔案信息公開，方便對于檔案的查詢利用;要建立網(wǎng)絡信息交換平臺，方便人員流動時檔案的更新和變化，減少時間、空間上的制約，也能避免個人信息的重復。高校人事檔案信息化系統(tǒng)不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。

3.檔案管理工作人員技術水平不高，應提高管理人員的綜合素質

高校檔案管理部門普遍呈現(xiàn)出管理隊伍素質總體水平不高的現(xiàn)象，大部分工作人員安排具有隨意性和臨時性，年齡較大、學歷層次不高，缺乏專業(yè)知識和技能，培訓機會又少，難免出現(xiàn)工作誤差。人事檔案工作具有長期、復雜、繁忙的特點，有些工作人員長期從事此項工作，習慣于默默無聞的保管員角色，積極性慢慢降低，導致人事檔案管理發(fā)展緩慢。

針對這樣的問題，必須加強管理人員的綜合素質。首先，著重培養(yǎng)人事檔案管理人員對人事檔案管理的嚴肅意識，使其具備良好的政治素質，恪守職業(yè)道德;其次，應嚴格要求人事檔案管理人員保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，按規(guī)定收集、分類、整理、建檔并及時核對信息，保證檔案材料的真實性和可靠性;再次，管理人員不僅要增強自身的專業(yè)知識，同時也要不斷地學習人事檔案管理系統(tǒng)等信息技術，以適應社會需求，做好人事檔案管理的工作。

4.現(xiàn)階段人事代理與人才派遣出現(xiàn)實施弊端，可建立有政策法規(guī)相應支持的、專業(yè)統(tǒng)一的高校人事檔案代理機構

高校實行人事代理后，將聘用者的人事檔案轉由社會人才代理機構代為管理。在實際操作中，聘用者的工資、職稱、調配、保險等業(yè)務仍由學校辦理。在人才派遣方面，因應聘者屬于人才派遣機構，人事檔案由人才派遣機構委托人才服務機構負責管理，而工資、福利待遇、考核、職稱評定等由派遣機構與用人單位簽署合同，委托用人單位代管。一些人事代理機構往往只起保管檔案作用，而對檔案收集、鑒別、整理立卷等環(huán)節(jié)沒有嚴格按照相關工作標準與規(guī)范要求進行科學管理。另外，員工在單位歸屬感上也出現(xiàn)了問題，使勞動關系變得不穩(wěn)定，聘用者對用人單位的忠誠度大打折扣。

對于人員類別復雜多變、流動性大、歸屬感差等問題，由于高校屬于教育類事業(yè)單位，國家可出臺政策建立專業(yè)的高校人事檔案代理機構，區(qū)別于普通人才代理機構，更加注重公共性、規(guī)范性、保密性。該專業(yè)機構可按高校需要，統(tǒng)一保存和管理各高校的人事檔案，并建立各高校與機構之間交換和共享人事檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)。各高校將更新的資料以紙質版復印件或掃描件留存高校檔案管理部門，將紙質版原件上交代理機構、電子版資料上傳至與代理機構共享的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)。留存的紙質版復印件或掃描件是為了方便高校內部基本工作的使用，使高校管理人員無需奔波至代理機構查詢，節(jié)省工作成本。

高校人事檔案管理是一項不斷發(fā)展的科學，經(jīng)歷了改革開放、人事制度改革和網(wǎng)絡信息時代出現(xiàn)的新情況、新問題，雖然一直面對重重困難與挑戰(zhàn)，但也不斷迎來隨著改革發(fā)展而創(chuàng)造的良好環(huán)境與機遇。要實現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，檔案管理工作者必須不斷深入研究與探索，轉變管理觀念，遵守規(guī)章制度，增強綜合素質，積極宣傳檔案的重要性，認真做好高校人事檔案的完整收集、妥善保管工作，有效提供利用信息，進一步提升管理能力，切實發(fā)揮出高校人事檔案管理的巨大作用。

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（作者單位：北京石油化工學院人事處）

[責任編輯：李藝英]