淺談檔案庫房安全管理再改造

張思文 胡 建

檔案庫房作為檔案的保管和存放之所，其安全管理對檔案的實體安全和信息安全的重要性不言而喻，但由于經費不足、設計不合理、檔案意識薄弱等原因，檔案庫房安全管理普遍存在諸多問題。近年來，隨著黨和國家對檔案工作越來越重視，檔案庫房安全管理工作也隨之加強?；跈n案庫房管理現狀，做好檔案庫房安全管理再改造是快速提升檔案庫房管理水平的一條重要途徑。由于各單位技術發(fā)展水平參差不齊，其檔案庫房的安全管理狀況也是各不相同，總體來說提升檔案庫房的安全管理可以從軟件和硬件兩個方面入手。

一、軟件方面

軟件方面的提升是指建立健全檔案庫房安全管理制度以及完善其現代化的應用軟件系統(tǒng)。

1.建立健全檔案庫房安全管理制度

規(guī)章制度是規(guī)范管理的必要手段，只有完善的管理制度才能使檔案庫房管理有序而高效。在制定規(guī)章制度時，如何使其具有實際操作性是其制定的根本，檔案庫房安全管理制度要針對其所涉及的對象形成一個完整的體系，檔案庫房的安全管理制度應涉及檔案出入庫、人員出入庫、安全檢查、衛(wèi)生保潔、應急預案等規(guī)章制度，其中檔案的出入庫制度是重中之重，這是因為檔案是檔案庫房存立的根本。在制定各項制度時，應結合具體工作實際增加其個性化及實用性。如檔案庫房一般是不允許非檔案人員進入的，但在實際工作中為提高工作效率會允許檔案利用人員進入庫房一起查閱檔案，對此種情況在制定檔案人員出入庫的制度時就應考慮如何保證檔案實體和信息安全。又如，出庫的檔案如何保證安全出庫；檔案庫房檢查該何時檢查，如何檢查，如何保證檢查效果；如何保證庫房衛(wèi)生清潔等。

另一方面，有些單位制度一旦制定下來就不會變動或長時間不變動，這對檔案庫房安全管理來說是極為不利的，因為檔案管理人員、管理方法、管理環(huán)境等各方面都在不斷變化，其制度的適用性也在不斷變化，因而要保證庫房安全管理制度的良好適用性就要不斷地總結經驗，依據實際情況來健全檔案庫房安全管理制度。

2.檔案庫房現代化管理應用軟件的提升

隨著現代化手段在檔案管理中的不斷應用，檔案庫房管理也進入了現代化、智能化的階段。根據自身實際實現檔案密集架、庫房環(huán)境、庫房安全、檔案實體管理等各方面的智能化是今后檔案庫房管理發(fā)展的必然趨勢。檔案庫房的現代化管理是由管理軟件應用軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)的高度協調而實現的，其中管理軟件應用系統(tǒng)是檔案庫房現代化管理系統(tǒng)的核心。因此在實現了或部分實現了現代化管理的檔案庫房中，升級檔案庫房的現代化管理軟件應用系統(tǒng)是十分必要的。首先應保證檔案庫房管理軟件的安全性，在升級開發(fā)管理應用軟件時應保證軟件開發(fā)商的安全資質，盡可能選擇國有開發(fā)廠商；其次應保證檔案庫房管理軟件的穩(wěn)定性，軟件的穩(wěn)定性關系著庫房安全管理的穩(wěn)定性，因而也決定著檔案安全的穩(wěn)定性；最后是要易于管理和操作，如此才能保證檔案管理人員對庫房安全管理的效率和安全。

二、硬件方面

硬件方面的改造是指為保證檔案庫房安全管理，根據檔案管理“八防”要求配備或調整的設施設備。

1.防火

火災對檔案庫房的危害是不言而喻的。建立防火報警系統(tǒng)是每個庫房首先需要做的事情。在此基礎上可依據單位的實際情況，建立氣體滅火系統(tǒng)或高壓細水霧滅火系統(tǒng)。相比于氣體滅火系統(tǒng)，高壓細水霧滅火系統(tǒng)在占地面積、結構組成、維護管理、滅火效果、環(huán)境保護等方面均具有很大優(yōu)勢。檔案庫房較小的單位，可根據檔案載體選擇相應的移動式滅火器材。但不管是何種滅火系統(tǒng)或器材都應定期檢查，從而保證其可用性。

2.防高溫

高溫會導致檔案載體的老化，從而損壞檔案。保證檔案庫房的恒溫是減緩檔案老化、減少病蟲害的重要保障。檔案庫房如不能配備精密空調，可配備合適的冷暖空調，保證檔案庫房的溫度在14℃～24℃；應保證盡可能減小檔案庫房的溫度波動，每晝夜波動幅度不大于2℃；同時要定期檢查空調運行情況，保證其用電及運行安全。

3.防盜

由于未合理規(guī)劃辦公用房，有些單位將檔案用房設在一樓或在辦公樓層之下。為保證檔案用房安全，應將檔案庫房設在辦公樓層之上或相對安全的房間，檔案庫房應加裝防盜門窗，并定期檢查其防盜性能；此外應在檔案庫房外建立視屏監(jiān)控系統(tǒng)，動態(tài)監(jiān)控檔案庫房周圍情況；庫房內建立紅外防盜、生物防盜等裝置，保證檔案及庫房安全。

4.防光

光的光解作用，能加速紙張等檔案載體的老化。檔案庫房應加裝防光窗簾，減少光線對檔案的損害；同時檔案庫房的燈具選擇也應考慮其對檔案的損害，優(yōu)先選用乳白色燈罩的白熾燈；在滿足查閱檔案的需求下盡量少開燈或減少燈照時間。

5.防潮

水可加速紙質檔案的水解，破壞檔案，檔案庫房的相對濕度應控制在45%～60%，可以選購檔案除濕機對檔案庫房進行濕度調節(jié)。許多檔案庫房由于前期設計考慮不足，沒有專門排水管道或者排水口布局不合理、數量不足，此時應選用帶水箱較大的除濕機；面積較大的庫房應考慮除濕機的擺放位置，以保證最佳除濕效果；無法對庫房地面防潮性能進行改造的庫房，應保證檔案存放高度，從而減少地面潮氣對檔案的影響。

6.防塵

庫房的塵埃和微生物會使檔案霉變，從而損壞檔案?？蛇x購空氣凈化器，加強庫房空氣的凈化。空氣凈化器應及時更換濾芯，以保證凈化效果；同時應保證檔案庫房的密封性，減少外界環(huán)境對庫房的影響。

7.防鼠和防蟲等

應選用對人體和檔案無害的藥具，并及時更換。同時還應監(jiān)測檔案庫房的鼠害和蟲害情況，依據具體情況調整相應的藥具投放，保證其防治效果。

檔案庫房還應配備吸塵器、檔案防磁柜、檔案底圖柜、檔案光盤架等檔案設施設備，保證各門類的檔案都能得到安全保管。

三、結束語

檔案安全無小事，而檔案庫房安全管理是關系到檔案安全最重要的一個方面，只有做好檔案庫房安全才能為檔案提供安全的生存之所，才能讓寶貴的經驗財富得以保存。檔案庫房安全管理不可能一步到位，它需要人力、物力和財力的極大支持。在經費有限的條件下，可以先保障制度落實；在經費保障的基礎上，可以軟硬兼施，從而實現檔案庫房安全管理的新提升