檔案管理科學(xué)化水平的提升路徑思考

呂莉莉

[摘要]我國的檔案管理還存在著一定的問題：檔案管理制度不夠完善、檔案管理的觀念相對落后、基層檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高。因此要提升檔案管理科學(xué)化管理水平，科學(xué)化的檔案管理具有重要的意義，能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康良好的發(fā)展。本文就當(dāng)前我國檔案管理的問題出發(fā)，對提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行了思考與研究。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；意義；科學(xué)化；提升；路徑

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

當(dāng)前很多單位的檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，檔案室比較狹窄、潮濕，當(dāng)檔案一多的時候，就會影響整個檔案室的美觀整潔度，并且許多單位的“六防”設(shè)備不配套，直接導(dǎo)致檔案材料蟲蛀、霉變。也有很多單位沒有配備相應(yīng)的設(shè)施，比如必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾等。由于檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，也會導(dǎo)致檔案管理水平的影響。

（二）檔案管理的觀念相對落后

在我國很多人對于檔案管理的工作并沒有真正的理解，甚至存在很多的偏見，大部分人會認(rèn)為檔案管理工作就是檔案的收集、整理、歸納工作，缺乏對檔案管理工作真正的理解與重視，而對于檔案管理工作沒有正確的認(rèn)識就會導(dǎo)致檔案管理工作的工作質(zhì)量不理想，甚至敷衍了事，這也是檔案管理工作相對落后的一個原因，最終導(dǎo)致檔案管理工作不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。還有一個問題是相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有去了解用戶的真正需求，檔案管理與用戶之間缺乏交流，這也影響了檔案管理工作的效率，從而影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理工作被越來越重視，檔案信息更新越來越快，這也要求了檔案管理工作人員的素質(zhì)能力要不斷的得到提升，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需求，檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平與素質(zhì)能力好壞直接影響著檔案管理工作的效率與質(zhì)量，也影響著檔案事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，目前來說我國的檔案管理工作人員綜合素質(zhì)與科學(xué)化管理發(fā)展相比還存在一定的差距。

（四）檔案隊伍不穩(wěn)定，影響檔案工作的日常維護(hù)

由于當(dāng)今整個社會環(huán)境的影響，人才流動率非常大，也是當(dāng)前的一大趨勢，雖然適當(dāng)?shù)娜瞬帕鲃幽軒硇迈r的血液，但是檔案管理隊伍的人才流動時卻會影響檔案工作的日常維護(hù)。比如當(dāng)一個地方的組織部檔案管理人員總是進(jìn)行人才流動，就會造成檔案管理人員還沒上手工作就進(jìn)行了更換工作崗位，以至于許多應(yīng)該及時歸檔的檔案材料沒有及時處理造成大量堆積，甚至?xí)r間一久就遺失。

二、科學(xué)化檔案管理的意義

（一）科學(xué)化檔案管理是推進(jìn)我國信息化發(fā)展的要求

當(dāng)前社會在不斷發(fā)展與前進(jìn)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用在人們的生活中，讓人們的生活得到了很大的便捷。因此傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代信息化普及下檔案管理的發(fā)展，因此創(chuàng)造科學(xué)化檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)路化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標(biāo)，只有當(dāng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，才能讓檔案管理事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展。建立檔案信息化，采用計算機(jī)管理檔案，由于計算機(jī)運(yùn)算速度快、存儲量大、計算精準(zhǔn)等特點(diǎn)，一方面可以給決策人員提供快速、全面、有利的檔案資料，另一方面也減少了手工錄入等帶來的失誤，減少了一定的勞動力。同時檔案信息化以后有利于檔案的完整保存，由于減少了與原檔案的接觸，延長了檔案的壽命；而計算機(jī)管理檔案也能讓檔案材料被大量存入硬軟盤、U盤等介質(zhì)，大大節(jié)省資源。

（二）科學(xué)化檔案管理有利于促進(jìn)檔案事業(yè)健康良好發(fā)展

當(dāng)前日常檔案管理工作會出現(xiàn)一些困難，比如檔案資料多，檔案種類多，比如在財務(wù)管理、計劃統(tǒng)計、黨政工團(tuán)工等檔案整理工作難度加大，沒有有效的科學(xué)分類和有效的傳輸，讓檔案管理工作進(jìn)行時要耗費(fèi)更多的人力物力。因此科學(xué)化的檔案管理工作能有利于促進(jìn)檔案管理事業(yè)健康良好的發(fā)展。

（三）科學(xué)化檔案管理能促進(jìn)文化水平的提高

在我國文化建設(shè)中，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案的形式非常多，檔案資料的內(nèi)容也相當(dāng)豐富，涉及到的內(nèi)容涵蓋范圍相當(dāng)廣，涵蓋了社會政治、經(jīng)濟(jì)等內(nèi)容，體現(xiàn)了我國優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化。而這些被記錄的歷史文化也能為未來指引方向，起到參考、對比作用，具有超高的可靠性和指導(dǎo)性。因此，提高檔案管理的科學(xué)化水平能促進(jìn)我國文化水平的提高，有效提升檔案資料使用率，使之實(shí)現(xiàn)它最大的價值。

三、檔案管理科學(xué)化水平的提升路徑

（一）樹立先進(jìn)的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

要把構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理機(jī)制作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，構(gòu)建一套適應(yīng)我國國情的檔案管理機(jī)制，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)工作責(zé)任制，很據(jù)檔案管理各崗位工作人員與工作性質(zhì)的不同，采用定崗定責(zé)的管理機(jī)制，由上至下進(jìn)行分管，將責(zé)任實(shí)落到人，同時制定相應(yīng)的獎懲措施，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督與落實(shí)，完善檔案管理規(guī)章制度，建立完善、實(shí)用、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理機(jī)制。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)

隨著社會的進(jìn)步，信息化的普及，檔案管理工作也更加信息化與科學(xué)化，這也要求檔案管理工作人員也要不斷提升自身能力，適應(yīng)當(dāng)前科學(xué)化的檔案管理工作。因此一只具有專業(yè)知識、高素質(zhì)能力的檔案管理工作隊伍與現(xiàn)代化管理意識的管理隊伍是非常有必要的?？梢愿鶕?jù)工作崗位的不同有針對性和系統(tǒng)性的進(jìn)行培訓(xùn)工作，并且根據(jù)工作人員與各部門的實(shí)際情況不斷加強(qiáng)專業(yè)能力與綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)工作。還可以采用典型示范的方式，對于優(yōu)秀的人員可以適當(dāng)獎勵，并鼓勵其他在崗人員積極參與培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員都能達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且能不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)能力，確保檔案管理工作有效展開。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理工作的效率與科學(xué)水平

要建立標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案管理工作首先要改善檔案保管環(huán)境，加大基礎(chǔ)配套設(shè)施的投入，建立現(xiàn)代化的綜合檔案室，其次，要對于檔案管理工作開展有效的監(jiān)督管理工作，第三，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，加快網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備建設(shè)，完善檔案載體，更具有現(xiàn)代化與多樣化。第四，運(yùn)用現(xiàn)代計算機(jī)科學(xué)手段，建立自動化檔案，并配備相應(yīng)的電子檔案室，運(yùn)用先進(jìn)的通訊技術(shù)，加快檔案信息傳遞的信息化與檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，提高檔案管理工作的效率與科學(xué)水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作，健全檔案管理評估機(jī)制

采用先進(jìn)的科學(xué)手段、技術(shù)與設(shè)備促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化的開展與有效管理就要保證在檔案的收集、整理、歸檔、保存等各環(huán)節(jié)都能順利開展。因此要加強(qiáng)檔案的開發(fā)與利用力度，不斷開拓檔案信息的展示程度，讓檔案管理工作不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔管理工作的評估機(jī)制，讓各環(huán)節(jié)的檔案管理工作都能被有效管理與評估，提高檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量。

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