論文書檔案管理中存在的問題及對策

朱 娥

（陜西省水利電力勘測設計研究院，陜西 西安 710001）

文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是領導決策的重要依據(jù)?？茖W技術，特別是信息技術的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求。本文就文書檔案管理中存在的問題及對策淺談幾點認識。

1 文書檔案管理過程中存在的問題

1.1 領導對于文書檔案管理工作重視不夠

由于文書檔案管理在我國起步較晚，許多單位對其工作的認識不夠。在部分單位中，有很多上級領導對文書檔案工作的認識不夠全面，不夠透徹。調(diào)查顯示，不少單位的領導認為文書檔案管理工作極為簡單，可有可無的工作，盡管投入大量人力物力，但是難以見到效果，只需要相關工作人員保存好文件，以備不時之需。由此可見，文書檔案管理工作沒有納入單位的正規(guī)管理歷程，也沒有落實到位，從而影響到文書檔案管理人員在內(nèi)的人員積極性，最終降低文書檔案工作人員的效率和工作質(zhì)量。

1.2 文書檔案工作者培訓不足，素養(yǎng)不高

一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關專業(yè)的檔案管理工作培訓，也沒有拿到上崗證，沒有掌握文書檔案管理的精髓。因此，對檔案分類、立卷技術等掌握不熟練，個人能力達不到當前文書檔案管理工作的要求，難以實現(xiàn)有效的文書檔案管理。從而導致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置?、收集工作不及時、文書檔案收集缺失及檔案保管期限劃分混亂等問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)的到來，信息化已經(jīng)是必然趨勢，然而，員工培訓不足，素質(zhì)不高等現(xiàn)象，使得單位文書檔案管理工作滯后，影響經(jīng)濟效益。

1.3 文書工作與檔案工作在銜接方面存在問題

文書工作與檔案管理工作是相互聯(lián)系又有區(qū)別的。是統(tǒng)一又分工的，能夠處理好文書工作與檔案工作是做好文書檔案管理的前提。因此，在文書檔案管理過程中，必須將二者緊密結合，相互配合，建立一個分體式的管理體系。同時，文書與檔案應實行一種分塊式的管理制度，正確處理他們之間的銜接問題，這才是一種有效的、科學的管理、然而，目前這一體制拉開了文書工作與檔案工作之間的距離，難以有效銜接，檔案管理人員很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接過程中容易脫節(jié)，也出現(xiàn)文書檔案管理在公文格式和處理方法上存在著很多不規(guī)范、不標準的現(xiàn)象，從而降低了文書檔案管理的質(zhì)量。

1.4 文書檔案工作的信息化管理比較薄弱

從文書檔案的管理工作來看，信息化建設狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設規(guī)范化、合理化、科學化程度不高，信息軟件應用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設工作的進一步發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為重視程度比較低，領導信息化建設意識較淡薄。其次，信息化建設軟件缺乏必要的通用性和適應性；計算機與輔助設施型號等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。最后，文書檔案管理信息化建設主要是建立在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)上，而網(wǎng)絡環(huán)境存在很強的不安全性，再加上檔案具有很強的保密性質(zhì)，這就對環(huán)境的安全性要求更為嚴格。在文書檔案管理信息化建設過程中，需要更為專業(yè)的計算機和檔案管理人才，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、服務咨詢、信息導航以及程序維護等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內(nèi)進行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。

2 解決文書檔案管理中存在問題的對策

2.1 爭取領導對文書檔案管理工作的重視及支持

領導層的決策很大程度上會影響文書檔案管理工作者的工作積極性和創(chuàng)造性。因此，要想得到領導對文書檔案管理工作的認可和支持，工作人員一定要努力做好文書檔案管理工作，充分發(fā)揮管理作用，切實提高管理工作水平，從而為做好本單位工作提供有力地保障。此外，還應該加強檔案管理部門與其他各部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，主動地了解業(yè)務部門正在或即將就行的新工作，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，主次分明，促進單位未來發(fā)展的資料。

2.2 加大文書檔案管理工作者培訓力度，提高其綜合素質(zhì)

目前，我國文書檔案管理隊伍的專、兼職隊伍不穩(wěn)定，層次參差不齊，從而影響到文書檔案管理工作者的整體水平。文書檔案管理工作不僅要求管理者具有扎實的基礎知識，還要求他們知識面要廣。因此，這就要求文書檔案工作者定期深入學習檔案專業(yè)知識的課程。近年來，隨著計算機科學技術的應用，文書檔案管理模式也發(fā)生著巨大的變化，對文書檔案管理者的要求也更高了，管理人員需要掌握運用計算機管理檔案的能力，這樣才能適應社會發(fā)展的需要。此外，還要努力提高文書檔案管理隊伍的業(yè)務水平，確保他們能夠熟練運用現(xiàn)代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質(zhì)量的檔案管理隊伍打下堅實的基礎。

2.3 做好文書工作與檔案工作的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎之上的。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用文件。公文正式印制前要對審核簽發(fā)手續(xù)是否完整，附件是否齊全、格式是否正確進行復核，印制后發(fā)送前應再次進行復核。若要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應按照程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸。字體字號、排布規(guī)劃、裝訂要求等技術指標上要嚴格按機關公文標準把握。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案一體化。文件處理要及時、準確，收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。

2.4 加強文書檔案管理工作信息化建設

新時期，信息技術在檔案管理工作中得到廣泛的應用，對提高檔案管理水平起著巨大的作用。文書檔案管理工作者可以利用信息技術進行檔案的歸檔、整理、編目，按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機磁盤或者光盤中，充分利用計算機的一次性輸入，多次輸出的功能，進行檔案的自動整理、編目等，節(jié)約手工勞動，提高效率。根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關專題，利用計算機編制、打印檔案的索引、專題資料、文摘等。通過計算機技術將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現(xiàn)檔案流通全過程自動化管理。利用計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息資源共享，使信息資料資源更大地發(fā)揮作用。

3 結語

文書檔案管理工作是非常重要的，其管理水平直接關系到檔案資源的完整性，科學的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，這就要求相關單位領導重視文書檔案管理工作，強化管理水平，加強部門間協(xié)調(diào)和交流，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標準化，充分發(fā)揮文書檔案的功能，為其實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益提供保障。

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