信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

楊威

【摘要】創(chuàng)新作為促進社會各項事業(yè)興旺發(fā)達的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現(xiàn)信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。本文從檔案管理信息化的相關(guān)概念談起，然后就檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容進行說明，最后對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題和對策進行剖析。依此來探討如何通過加快檔案信息化建設(shè)來促進信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

創(chuàng)新已成為知識經(jīng)濟時代社會發(fā)展的主題，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，人類進入了一個嶄新的時代——信息時代。檔案管理工作要與時代同步發(fā)展必須開拓創(chuàng)新，而信息化建設(shè)是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創(chuàng)新需要，同時也是信息時代下實現(xiàn)檔案管理工作與時俱進的必然要求。

一、檔案管理信息化概述

（一）檔案管理信息化的概念

根據(jù)檔案行政管理部門的工作指導(dǎo)范圍，我們通常所指的檔案管理信息化即在有關(guān)檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個過程中，以對檔案的信息資源進行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。也就是說，檔案管理信息化的實質(zhì)就是實現(xiàn)了檔案管理模式從以實體保管為重點的傳統(tǒng)檔案管理向以現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。

（二）檔案管理信息化的特點

第一，檔案管理信息化工作所遵循的法規(guī)和政策由相關(guān)的檔案管理行政部門統(tǒng)一制定。

第二，檔案管理信息化作為電子檔案和重要電子文件的社會活動信息化的表現(xiàn)形式，它是政府、企業(yè)等相關(guān)單位走向信息化管理的重要標志。

第三，檔案管理信息化有效地發(fā)揮了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源管理中的優(yōu)勢，實現(xiàn)了檔案資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對提高檔案的管理效率發(fā)揮了重要作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容

（一）檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)是在有關(guān)檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，與各相關(guān)單位的信息化管理建設(shè)有機結(jié)合，在各相關(guān)單位普遍推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并以現(xiàn)代化技術(shù)為載體，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷提高各單位檔案管理工作人員的信息化管理水平，從而不斷加快實現(xiàn)我國檔案管理信息化的建設(shè)步伐。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的重要前提條件就是要具備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障。為了能夠建設(shè)一個全國統(tǒng)一的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺，要求在進行檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，一定要保證各地的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一定要與國家相關(guān)檔案行政管理機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施共同建設(shè)，進而最終能夠建設(shè)一個全國統(tǒng)一的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺。

2.標準規(guī)范建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的根本就是要建設(shè)檔案信息化管理的標準規(guī)范，各相關(guān)單位務(wù)必要在充分調(diào)研的實際情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)已有的通用規(guī)范，逐步推出適合我國國情的有關(guān)檔案信息化管理的標準規(guī)范。

3.檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)，同時它也是經(jīng)濟社會賴以發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一。為了能夠更好地發(fā)揮檔案信息資源建設(shè)功效，檔案信息資源建設(shè)應(yīng)當與各單位的管理信息庫、數(shù)字檔案館以及公共檔案信息資源庫的建設(shè)相統(tǒng)一。

4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的實現(xiàn)是檔案信息化建設(shè)的重要技術(shù)支撐。一般而言，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)要求要滿足功能設(shè)計與標準兼容，盡量采用通用化和產(chǎn)品化而且實用的軟件系統(tǒng)。

5.人才隊伍建設(shè)

在人才隊伍建設(shè)上，要有針對性地進行各種各樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是要加強對相關(guān)管理人員在計算機應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，不斷提高各相關(guān)單位檔案管理人員的信息技術(shù)水平，進而為實現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題和對策

（一）規(guī)劃和設(shè)計滯后

結(jié)合實際現(xiàn)象，筆者總結(jié)認為，信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中之所以出現(xiàn)規(guī)劃和設(shè)計滯后的問題是由如下原因所造成的。首先，檔案信息資源的生成和管理多是空間分割的，因為受到權(quán)限、資金、規(guī)范的限制，很難制定出全國統(tǒng)一的規(guī)劃方案。其次，檔案信息化自身的變化導(dǎo)致檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計具有一定的不確定性。例如產(chǎn)生電子文件和電子檔案部門的信息化建設(shè)正在進行，本身處在變化中，這樣便容易導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計的不確定性，進而就難以保證檔案信息化資源的真實性和完整性。其中，就該問題而言，解決問題的對策如下：

第一，檔案管理信息化可以整合處于分割狀態(tài)的歸檔數(shù)據(jù)，但對現(xiàn)行文件信息共享作用有限。

第二，地方將數(shù)字檔案館的建設(shè)一定要適應(yīng)地方相關(guān)行政管理部門體制的改革和職能轉(zhuǎn)變，使檔案信息化提前到電子文件產(chǎn)生之前，將現(xiàn)行文件的管理納入檔案信息化管理范圍，進而實現(xiàn)檔案信息資源的一體化管理。

（二）檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

盡管近些年來檔案管理信息化的服務(wù)對象已經(jīng)從領(lǐng)導(dǎo)層擴展到基層，從內(nèi)部擴展到外部，服務(wù)對象的擴展速度非常迅速，但在涉及檔案信息化服務(wù)的保密和安全以及社會效益和經(jīng)濟效益的獲取等諸多方面還存在著一系列的障礙。針對這些問題，可以采取如下的對策：

一是增強觀念意識，把檔案管理信息化工作作為國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一個重要組成部分。除了要求必須保密的部分檔案信息外，盡量拓寬當前的檔案信息化服務(wù)領(lǐng)域，同時還要有效地把各地方的檔案信息化管理建設(shè)統(tǒng)一納入到國家的信息化建設(shè)規(guī)劃中來，進而在資金、人力和服務(wù)規(guī)模上實現(xiàn)最大化。

二是加強對檔案信息化管理的指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)與各級相關(guān)行政部門電子政務(wù)的同步發(fā)展。

三是健全和完善相關(guān)的法律和法規(guī)。要求制定的相關(guān)法規(guī)一定能保證檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮作用。

（三）相關(guān)法規(guī)體系不完善

盡管我國具有一定的相關(guān)檔案法規(guī)，但是還不夠系統(tǒng)和完善。針對這一問題，還需要做到如下幾點：首先，基于計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)的標準需采用國際或國家標準；其次，一般性的檔案信息處理標準要采用國家標準，對于檔案屬性較為明顯的信息技術(shù)要求制定相關(guān)的行業(yè)標準；最后，要加快檔案信息化管理標準體系的形成，不斷提高其標準化程度。

（四）檔案管理信息化存在信息共享壁壘

檔案管理信息化存在信息共享壁壘是當前檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的一個重要問題。解決此問題的方法就是將相關(guān)管理職能部門的工作模式由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，使原來那些針對管理對象的多個職能部門的順序?qū)徟?，變成同時進行的協(xié)同服務(wù)。

創(chuàng)新是信息時代下檔案管理工作發(fā)展的必然要求。新形勢下對檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作要適應(yīng)這個要求，必須要與時俱進，進行創(chuàng)新，在繁榮文化事業(yè)的大環(huán)境中不斷獲得發(fā)展。需要說明的是在進行檔案管理工作創(chuàng)新的同時，還要做好維護公眾權(quán)益以及滿足各類使用者順利獲取檔案信息資源的工作，解決好復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下綜合性檔案資源信息庫的數(shù)據(jù)安全問題，同時要確保檔案管理的信息化建設(shè)一定要與社會信息化建設(shè)有機結(jié)合在一起，促進檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施的建立，進而加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐，真正實現(xiàn)信息時代下，檔案管理工作的創(chuàng)新。